3 miesięcy temu
Na początku warto zaznaczyć, iż konsultacje były naprawdę owocne. W końcu i przedsiębiorcy, i producenci narzędzi technologicznych mogli otwarcie opowiedzieć o swoich wątpliwościach i obawach. I to z poczuciem i przekonaniem, iż druga strona jest interesująca tego, co mają do powiedzenia. Propozycje przedstawione na początku kwietnia przez Ministerstwo pokazują, iż głosy firm zostały wysłuchane. Zapowiadane zmiany mogą być naprawdę korzystne.
Niektórzy jednak na nowościach mogą stracić. Pod koniec kwietnia Ministerstwo Finansów zorganizowało konferencję prasową, aby przedstawić wyniki audytu systemu KSeF. Ponieważ wykazał on wiele nieprawidłowości, ministerstwo zdecydowało się na zmianę architektury rozwiązania. Co to oznacza? Przede wszystkim konieczność modyfikacji w zintegrowanych już z niedoskonałym KSeF-em programów informatycznych. I z dodatkowymi kosztami po stronie producentów, ale także przedsiębiorców, którzy już się przeszkolili i wdrożyli odpowiednie procedury, pozwalające im korzystać z e-fakturowania. Teraz wiele rzeczy trzeba zrobić od początku.
Z naszego punktu widzenia – czyli z perspektywy dostawcy platformy wspierającej pracę księgowych i biur rachunkowych – w wypowiedziach urzędników zabrakło jednak szczegółów technicznych i proceduralnych. Ale po kolei.
Okres przejściowy – mniej stresu i pomyłek
Na plus na pewno można zaliczyć ułatwienia na początek. Jednym z nich jest brak podziału na dwa etapy wprowadzania KSeF ze względu na status podatnika. Według pierwotnych ustaleń, VAT-owcy mieli zacząć obowiązkowo korzystać z e-faktur wcześniej niż nie-VAT-owcy. Ten podział został zlikwidowany, co uwolni nas od konieczności wdrożenia procedur sprawdzających, czy jakaś firma jest podatnikiem VAT, czy też nie.
Przy okazji warto wspomnieć, iż nowe propozycje wynikające z konsultacji przewidują wprowadzenie identyfikacji dla podatników zwolnionych z VAT – dzięki NIP-u lub numeru VAT. To zdecydowanie ułatwi proces identyfikacji i rozliczania faktur pobranych z KSeF.
Pozostaną jednak dwa terminy wprowadzenia KSeF. Firmy, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł, będą obowiązkowo korzystać z KSeF od 1 lutego 2026 roku. Pozostali przedsiębiorcy – od 1 kwietnia 2026.
Kolejnym ważnym usprawnieniem, którego źródłem są marcowe konsultacje, jest możliwość wystawiania faktur offline (z kodem QR) w okresie przejściowym. Takie faktury można dostarczyć do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu. To bardzo rozsądne podejście, które pozwoli oswoić się z systemem KSeF i wypracować odpowiednie procedury pracy z fakturami. Na pewno spodoba się podatnikom, którzy obawiają się KSeF-u.
Panaceum na awarie
Co jeszcze wypracowało ministerstwo po konsultacjach z przedsiębiorcami, jednostkami samorządu terytorialnego i producentami IT? Na pewno bardzo cieszy zapowiedź rozwiązania, umożliwiającego wcześniejsze generowanie certyfikatów wystawcy dla faktur offline oraz w czasie awarii (niezbędnych do generowania kodów QR). Jak pamiętamy, wielu przedsiębiorców obawiało się potencjalnej niedostępności systemu KSeF i zadawało sobie pytania – jak w takiej sytuacji mamy wystawić i przesłać faktury do KSeF we właściwym terminie? Wystawianie faktur offline pozwala omijać ten problem.
W okresie przejściowym nie będzie także konieczne podawanie numeru KSeF w tytule płatności. To z naszej perspektywy jest odpowiedź na oczekiwania branży IT. Da nam to czas na dostosowanie platform i systemów do tego wymogu. Natomiast ważne jest, by wcześniej przedstawione nam zostały wymagania techniczne, ponieważ tylko w tym wypadku będziemy mogli się przygotować do tego obowiązku.
Faktury jednak z załącznikami
Ministerstwo na konferencji po konsultacjach zapowiedziało również wprowadzenie opcji dodania załączników do faktur za media, usługi telekomunikacyjne czy paliwowe. Takie rozwiązanie wydaje się naprawdę sensowne. Nie szłabym natomiast w stronę proponowaną przez np. Annę Słomińską-Wiernik z Konfederacji Lewiatan – czyli umożliwienie dodawania dokumentów również w formacie pdf czy xml. Dlaczego? Otóż w tego typu załącznikach są nasze dane biznesowe, w większości newralgiczne, zatem udostępnianie ich do wglądu różnym organom nie jest konieczne i w pełni bezpieczne.
Pozytywnie oceniam też zapowiadaną możliwość wysyłania do KSeF faktur konsumenckich. Faktury wystawiane na firmy i dla konsumentów będą traktowane w taki sam sposób, co uprości całą procedurę. Dodatkowo konsument będzie mógł anonimowo mieć dostęp do faktur w KSeF. Mam jednak wątpliwość, czy nie będzie to za bardzo obciążające dla samego systemu.
Wszystkie faktury w KSeF? Niekoniecznie
Łatwiej ma być także podatnikom, którzy wystawiają faktury na niskie kwoty. W okresie przejściowym będą oni mogli wystawiać faktury w formie papierowej, o ile kwota na dokumencie nie przekroczy 450 zł, a suma wartości wszystkich faktur w miesiącu zamknie się w 10000 zł. Takie rozwiązanie jest ukłonem w stronę podmiotów, które nie są zaznajomione z cyfrowym światem. Ministerstwo daje im więcej czasu w przestawienie się na e-fakturowanie. Choć rozwiązanie samo w sobie jest dobre, to jednak utrudni pracę księgowych, którzy będą musieli pamiętać, iż nie tylko KSeF jest dla nich źródłem faktur zakupowych. Hasło – wszystkie faktury w KSeF – wydaje się więc nieuzasadnione.
Niedosyt, czyli niespełnione oczekiwania
Nie wszystkie zmiany, o które prosili przedsiębiorcy i branża IT, znalazły się w przedstawionych po konsultacjach propozycjach rządu. Zabrakło na pewno możliwości oznaczania faktur podejrzanych, wyłudzających pieniądze i niezgodnych z rzeczywistością. Jedną z większych obaw związanych z KSeF jest właśnie to, iż w systemie będą pojawiały się faktury niezwiązane z żadną faktyczną transakcją. Takich faktur nie da się wycofać, zakwestionować czy omówić z wystawiającym. To spore pole do nadużyć. Dlatego liczyliśmy na to, iż KSeF da firmom również szansę zgłaszania nieuczciwych przedsiębiorców.
Z tym tematem wiąże się także możliwość sprawdzenia nowego kontrahenta, od którego dostajemy fakturę po raz pierwszy, na białej liście podatników VAT. Na razie nie ma planów wprowadzenia takiego ułatwienia.
Wciąż otwarta pozostaje także sprawa przedsiębiorców wykluczonych cyfrowo, tych, którzy w okresie przejściowym będą mogli wystawiać papierowe faktury. W zapowiedziach Ministerstwa brakuje odpowiedzi na to, co mają robić po tym okresie dostosowawczym. Czy jest przewidziane jakieś wsparcie? Kiedy mogą się go spodziewać? Mam nadzieję, iż nie dopiero wtedy, gdy ten czas ochronny się skończy. Dobrze by było, by przygotowali się do e-faktur odpowiednio wcześniej.
Kontrahenci zagraniczni pod znakiem zapytania
Problematyczna pozostaje też kwestia obsługi KSeF przez kontrahentów zagranicznych. Najwięcej trudności sprawia ustalenie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. W przepisach krajowych nie ma jasnej definicji, jak to robić. A to przecież od tego zależy, czy kontrahent zagraniczny będzie zobowiązany do korzystania z KSeF. Zatem ten aspekt wciąż budzi sporo wątpliwości i musimy czekać na dodatkowe wyjaśnienia ze strony właścicieli projektu systemu e-faktur.
Na koniec listy braków wspomnę jeszcze o materiałach edukacyjnych. Wciąż nie mamy materiałów, w których przedstawiony jest opis przepływu dokumentów, scenariuszy pracy z obiegiem faktury w przypadku online, offline, faktur konsumenckich czy faktur wystawianych na bieżąco dla pracowników firm. To utrudnia przygotowanie się do pracy z KSeF, a jej nie powinno się odkładać na później.
Branża IT bez specyfikacji
O ile przedsiębiorcy mogą jeszcze chwilę poczekać na dokładniejsze informacje, o tyle firmy takie jak SaldeoSMART, które już dawno temu zintegrowały swoje platformy wspierające księgowych z systemem KSeF, nie mają czasu w odkładanie w czasie kolejnych działań. Zwłaszcza iż już teraz wiadomo, iż prac po stronie producentów będzie naprawdę dużo.
Niestety, wciąż nie mamy specyfikacji technicznych dotyczącej procedury awaryjnej. Brakuje konkretnych ustaleń, są tylko zapowiedzi. Nie wiemy więc, dla kogo wystawiane będą kody QR, nie mamy wymagań technicznych. Wiemy, iż token zostanie zastąpiony certyfikatami, ale nie znamy wytycznych. Pojawi się funkcja faktur ukrytych, ale i tu brakuje szczegółów, specyfikacji. Mamy świadomość, iż programy będą musiały obsługiwać ustrukturyzowane załączniki, ale i w tym przypadku – na tym się kończy nasza wiedza.
W SaldeoSMART nie zaskakuje nas, iż będziemy jeszcze pracować nad integracją z KSeF. Przewidywaliśmy to i jesteśmy na to przygotowani. Natomiast brak specyfikacji technicznych sprawia, iż na razie nie jesteśmy w stanie choćby zaplanować prac. Co więcej, nie wiemy nawet, jak będzie wyglądała nowa architektura KSeF. Na dziś nie potrafimy oszacować złożoności zadań, które przed nami, i tym samym przewidzieć, jakie zasoby będą potrzebne do ich realizacji.
Bardzo liczę na to, iż Ministerstwo jak najszybciej przedstawi odpowiednie wskazówki. Dzięki temu będziemy mogli dołożyć wymagane funkcje do naszego narzędzia, co pozwoli jego użytkownikom spokojnie wejść w etap obowiązkowego korzystania z KSeF.
Choć wielu przedsiębiorców obawia się KSeF, w rzeczywistości uprości on wiele procesów i zwiększy bezpieczeństwo firm. Zmiany zaproponowane przez Ministerstwo Finansów wpłyną pozytywnie na funkcjonowanie systemu i pracę z nim. Pozostaje mieć nadzieję, iż niebawem poznamy brakujące szczegóły, które pozwolą nam jak najlepiej przygotować się na erę e-fakturowania w Polsce.
