Benefity na liście płac

Pani Moniko! Pomocy! W mojej firmie (produkcja kafli ceramicznych) wprowadzamy różne benefity – cały przekrój. Od opieki medycznej, przez karty do sklepów, aż po system, w którym pracownicy mogą sobie nawzajem przyznawać nagrody za docenienie swojej pracy, czyli tzw. kudosy. Wszystko super! Wychodzimy z HR-owego średniowiecza, tylko powstaje problem – jak rozliczyć to wszystko na liście płac? Podzieliłam benefity na trzy grupy: finansowane przez pracodawcę, finansowane przez pracownika i takie, które po części finansuje pracownik, a po części pracodawca. Dodatkowo, słyszałam też, iż jeżeli opieka medyczna dzielona jest kosztami przez pracodawcę i pracownika, to w jakiś sposób można zwolnić ze składek ZUS część opłacaną przez pracodawcę. Prawda to? Pani Moniko, czy napisze Pani o tym na blogu? Myślę, iż więcej osób może mieć podobny problem.
Napisała do mnie Ania [imię zmienione], młodsza specjalista ds. HR z Bydgoszczy

Benefitowy standard na rynku pracy

Pracodawcy zapewniają pracownikom różnego typu benefity. To już standard oczekiwany przez większość kandydatów do pracy oraz samych pracowników. Benefity mogą stanowić jeden z czynników wpływających na wzrost atrakcyjności pracodawcy na rynku pracy. Najbardziej popularne benefity oferowane pracownikom to opieka medyczna, karta sportowa, programy kafeteryjne, ubezpieczenia grupowe. Do jednych z coraz częściej proponowanych benefitów zalicza się również dofinansowanie do posiłków.

Benefity można podzielić na trzy grupy ze względu na sposób ich finansowania:

• finansowane przez pracodawcę,
• finansowane przez pracownika
• i takie, które po części finansuje pracownik, a po części pracodawca.

Benefity finansowane przez pracodawcę

Nieodpłatne świadczenie otrzymane przez pracownika stanowi dla niego przychód od podatku PIT. W przypadku abonamentów, od momentu kiedy świadczenia zostały postawione do dyspozycji pracownika należy wartość abonamentu ujmować w podstawie wynagrodzenia.

Zgodnie z art. art. 12 § 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w tym: świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W następstwie samego zawarcia na rzecz pracowników, np. umowy świadczenia usług medycznych, bez względu na to, czy osoby uprawnione skorzystają z tychże usług, czy też nie, powstanie przychód ze stosunku pracy, stanowiący nieodpłatne świadczenie. Nieodpłatnym świadczeniem nie będzie wartość rzeczywiście skonsumowanych usług medycznych, ale wartość świadczenia uzyskanego przez pracownika, jakim jest możliwość skorzystania z takich usług. W przypadku nabycia przez pracodawców dobrowolnych świadczeń medycznych na rzecz pracowników, są oni zobowiązani, jako płatnicy podatku, doliczyć wartość tych świadczeń do przychodów swoim pracownikom, pobrać należną zaliczkę oraz wpłacić ją do urzędu skarbowego.

Benefity finansowane przez pracownika

Od przychodu z tytułu finansowanych przez pracodawcę pakietów medycznych rodzinnych, do których prawo wynika z regulacji wewnątrzzakładowych nie odprowadza się składek ZUS. Natomiast świadczenie nieodpłatne wykupione osobno przez pracownika, np. dla żony jednego z pracowników należy zaliczyć do jego przychodów podlegających oskładkowaniu. Należy pobrać od kwoty świadczenia i odprowadzić do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy.

Wartość pieniężna pakietu uprawniającego do objęcia opieką medyczną pracownika wraz z członkami jego rodziny, za który na podstawie regulacji wewnątrzzakładowych ponosi on częściową odpłatność – nie podlega oskładkowaniu.

Natomiast finansowany przez pracodawcę osobny pakiet medyczny dla żony zatrudnionego, stanowi dla niego przychód ze stosunku pracy, który trzeba dopisać do pozostałych przychodów i od łącznej ich kwoty naliczyć składki ZUS oraz podatek.

Benefity współfinansowane przez pracownika

Benefit jest dodatkowym świadczeniem, które pracownik może otrzymać w swoim miejscu pracy. zwykle finansowany jest przez pracodawcę, choć popularnym rozwiązaniem jest także współfinansowanie (częściowe opłacanie) przez pracownika. Jeżeli pracownik będzie pokrywał w części odpłatność za pakiet, to przychodem będzie różnica.

Jak wskazuje ZUS w swoich interpretacjach, o ile korzyści uzyskiwane są przez pracownika w ramach stosunku pracy stanowią przychód z tytułu zatrudnienia w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, a pracownicy ponoszą za nie częściową odpłatność i stosowny zapis o takim uprawnieniu znajduje się m.in. w regulaminie wynagradzania, to korzystają one z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na podstawie § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.

Wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, w oparciu o przepisy ww. rozporządzenia będzie podlegała również wartość benefitów pracowników udostępniono pracownikom w okresie:

• zasiłku chorobowego,
• zasiłku macierzyńskiego, opiekuńczeńczego,
• pobierania świadczenia rehabilitacyjnego.

Jeśli pracodawca przewidział w zbiorowym układzie pracy, regulaminie wynagradzania lub przepisach o wynagradzaniu prawo pracownika do określonego świadczenia, ale nie odniósł się w sposób jednoznaczny do obowiązku ponoszenia przez pracownika częściowej opłaty za to świadczenie, wówczas nie można zastosować zwolnienia z oskładkowania (nawet jeżeli pracownik w rzeczywistości będzie współfinansował konkretne świadczenie).

Benefity dla pracowników z punktu widzenia przepisów podatkowych są traktowane na takich samych zasadach jak każde inne świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne. W przypadku benefitów pracowniczych zwolnienie z opodatkowania co do zasady nie wchodzi w grę, chyba iż będą to pracownicy:

• do 26 roku życia,
• korzystający z ulgi dla:
  – powracających z zagranicy,
  – dla seniora,
  – dla rodzin wielodzietnych 4+

jeżeli nie zostaną przez nich osiągnięte w roku podatkowym łączne dochody do kwoty 85.528 zł.

Dofinansowanie do posiłków

Dofinansowanie przez pracodawcę zakupu przez pracowników w automatach takich artykułów spożywczych jak kawa, herbata, kanapki, przekąski słodkie i słone nie jest objęte zwolnieniem na podstawie rozporządzenia w sprawie zasad ustalania podstawy wymiaru składek ZUS. Zwolniona z oskładkowania jest wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 380 zł.

Od 1 marca 2022 r. obowiązuje wyższy miesięczny limit dofinansowania do posiłków gotowych dla pracowników. Rozporządzeniem z 22 lutego 2022 r. Minister rodziny i polityki społecznej zwiększył ten go z dotychczasowych 190 zł do 380 zł miesięcznie.

Podsumowując, wyłączeniem z podstawy wymiaru składek objęte jest świadczenie niepieniężne polegające na tym, iż pracodawca udostępnia pracownikowi posiłki do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu. Udostępnienie to może polegać na tym, iż pracodawca we własnym zakresie udostępnia pracownikowi posiłek np. w zakładowej stołówce lub zapewnia mu takie posiłki w placówkach gastronomiczno-restauracyjnych, barach, punktach gastronomicznych, stołówkach.

Z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, iż wszelkie benefity otrzymywane od pracodawcy stanowią w części finansowanej przez pracodawcę przychód pracownika ze stosunku pracy, który co do zasady, stanowi podstawę naliczenia składek ZUS. Trzeba jednak tu zwrócić uwagę na przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, które zawiera wyłączenia z obowiązku naliczania i pobierania składek ZUS od przychodów ze stosunku pracy. Zgodnie z tym Rozporządzeniem wyłączenie z podstawy wymiaru składek ZUS benefitów jest możliwe wtedy, gdy przyznanie oraz zasady ich częściowej odpłatności wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, gdy benefit polega na uprawnieniu do zakupu od pracodawcy po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji oraz gdy pracownik partycypuje w kosztach benefitu, może to być choćby symboliczna odpłatność. W tym temacie należy pamiętać też o stanowisku ZUS, zgodnie z którym z wyłączenia z podstawy wymiaru składek ZUS korzystają jedynie te przychody pracowników, które przybierają postać niepieniężną.