2 dni temu
Co to jest KSeF i komu oraz po co jest potrzebny? KSeF a controlling – jak zmieni się praca, dane i procesy w firmach
Najprościej mówiąc, KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system, w którym państwo przechodzi od podatku VAT liczonego „zbiorczo” do podatku liczonego na poziomie każdej pojedynczej transakcji i każdej pozycji faktury.
Dawno, dawno temu – choć niektórzy wciąż to pamiętają – przedsiębiorca sam liczył VAT i raz w miesiącu przekazywał do urzędu jedną liczbę: „do zapłaty jest X zł VAT”. Urząd nie wiedział, z czego ta kwota wynika. Musiał ufać podatnikowi albo przeprowadzać kontrole.
Kolejnym krokiem było przejście na poziom faktur VAT. Podatek był liczony na poziomie dokumentu, a urząd mógł sprawdzić, czy faktura istnieje oraz jaka jest kwota VAT na fakturze. przez cały czas jednak dokument pozostawał u przedsiębiorcy, a administracja skarbowa widziała go dopiero w razie kontroli.
I tak dochodzimy do nowych „warunków gry”, czyli KSeF. W tym modelu urząd widzi fakturę od razu – i to nie tylko kwoty netto, VAT i brutto, ale także wszystkie szczegóły: każdą pozycję faktury, stawki VAT, ceny jednostkowe, kontrahentów, daty oraz wybrane warunki transakcji.
W tych warunkach VAT przestaje być „deklaracją”, a staje się sumą zdarzeń. KSeF to system, w którym państwo nie pyta już: „ile VAT masz do zapłaty?”, ale ma możliwość samodzielnego odtworzenia i weryfikacji podatku na podstawie danych z każdej pozycji każdej faktury.
Spis treści:
Harmonogram wdrażania systemu w Polsce
Dla kogo to będzie obowiązek?
Ryzyka dla controllingu
Wpływ na cash flow i sprzedaż
Czy jest czego się obawiać?
Od kiedy KSeF będzie obowiązywał? Harmonogram wdrażania systemu w Polsce
Od kiedy KSeF zaczyna realnie wpływać na sposób wystawiania i rozliczania faktur? Z punktu widzenia firm najważniejsze jest to, iż moment wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF oznacza przejście na nowy, scentralizowany model obiegu faktur, w którym dokument istnieje prawnie dopiero po przyjęciu go przez system Ministerstwa Finansów. Realny obowiązek wchodzi w życie już w 2026 roku, ale będzie wdrażany etapami.
Po co komu KSeF i kto na nim korzysta?
Najbardziej oczywistym beneficjentem jest ten, kto ustala – i zmienia – zasady gry, czyli państwo. Urząd skarbowy nie musi już ufać deklaracjom podatników, ponieważ widzi obrót gospodarczy niemal w czasie rzeczywistym. Może automatycznie wykrywać błędy, wyłudzenia czy nieprawidłowe stawki VAT.
Oficjalnie chodzi o walkę z wyłudzaniem VAT, uszczelnienie systemu podatkowego, automatyzację rozliczeń i szybsze kontrole. Nieoficjalnie – o bieżący wgląd w to, co dzieje się w gospodarce.
Czy w takim razie jakiekolwiek korzyści ma przedsiębiorca? Tak, choć nie są one bezwarunkowe.
Po pierwsze, znika problem zagubionych faktur i sporów typu „czy była wysłana”. Faktura w KSeF staje się jedyną obowiązującą wersją dokumentu. Księgowość i controlling pracują na tych samych danych.
Po drugie, teoretycznie system powinien oznaczać szybsze zwroty VAT i mniej kontroli „na miejscu”. Warunkiem jest jednak porządek w danych – bo każdy błąd staje się widoczny natychmiast.
Dla kogo KSeF będzie obowiązkowy i co zmieni w controllingu?
Jakie obszary organizacji obejmie KSeF? Na pierwszy rzut oka KSeF wydaje się projektem stricte księgowym. W praktyce jednak oznacza on objęcie centralnym nadzorem niemal całego obrotu fakturowego w gospodarce. To sprawia, iż zmiany dotyczą nie tylko księgowości, ale także sprzedaży, controllingu oraz całego zarządzania finansami. Ponieważ obszary te są ze sobą ściśle powiązane, wpływ KSeF na controlling będzie istotny i systemowy.
Co może się poprawić?
Controlling zyska dostęp do faktur sprzedażowych i zakupowych praktycznie w czasie rzeczywistym (choć oczywiście nie szybciej niż Ministerstwo Finansów). Zniknie problem „utkniętych” dokumentów oraz klasyczne wymówki w rodzaju: „faktura jeszcze nie przyszła” albo „księgowość jeszcze jej nie wprowadziła”. W efekcie proces zamknięcia miesiąca powinien się skrócić, a liczba ręcznych korekt – zmniejszyć.
Z perspektywy controllingu szczególnie istotne są zmiany w obszarze danych kosztowych:
• Dane zaksięgowane w systemie finansowo księgowym – dotychczas często podlegały korektom lokalnym. W modelu KSeF korekty formalne będą widoczne w systemie centralnym, co zwiększy dyscyplinę i przejrzystość.
• Dane z faktur wystawionych, ale jeszcze niezaksięgowanych – do tej pory bywały dostępne w systemach obiegu dokumentów lub wręcz w formie papierowej. Ten etap praktycznie znika, ponieważ faktura trafia najpierw do KSeF, a dopiero potem do klienta.
• Dane planowane – wynikające z umów, projektów, inwestycji czy założeń strategicznych. Tego obszaru KSeF nie dotyka, a właśnie tutaj controlling wciąż ma największe pole do tworzenia wartości.
Szybsze i dokładniejsze księgowanie oznacza pełniejsze dane o sprzedaży, zakupach i podatkach. To z kolei umożliwia budowę lepszych prognoz, rolling forecastów oraz systemów wczesnego ostrzegania o odchyleniach.
Jakie ryzyka pojawiają się dla controllingu?
KSeF nie jest wprowadzany po to, by ułatwić pracę controllerom. Naturalnie więc pojawiają się nowe wyzwania.
Najważniejsze z nich to fakt, iż błędy są widoczne od razu. Dotychczas wiele nieprawidłowości dało się wychwycić i „naprawić w miesiącu”. Teraz każdy błąd trafia od razu do systemu państwowego, a każda korekta również pozostawia trwały ślad.
W przypadku błędnie wystawionej faktury korekta przechodzi przez KSeF, co może opóźniać płatność i blokować rozliczenie VAT. Błędy zaczynają więc kosztować realne pieniądze, a nie tylko czas i nerwy. Rośnie znaczenie pre-kontroli danych oraz odpowiedzialności za proces.
Controller przestaje być wyłącznie osobą „sprawdzającą po fakcie”, a coraz częściej staje się architektem procesu fakturowania
i obiegu danych. Znika bezpieczny margines czasu do końca miesiąca, w którym można było jeszcze coś skorygować.
Pojawiają się także inne obawy, pośrednio związane z controllingiem:
• uzależnienie od systemu państwowego i ryzyko awarii KSeF,
• pełna transparentność obrotów i psychologiczna (ale także biznesowa) bariera „oddania danych w czasie rzeczywistym”,
• koszty dostosowania systemów ERP, fakturowania i integracji,
• wyzwania organizacyjne związane ze zmianą procesów i szkoleniem pracowników.
Wpływ KSeF na cash flow i sprzedaż
Wpływ KSeF na płynność finansową bywa niedoszacowany. Klient nie może już powiedzieć: „nie dostałem faktury”. Dokument jest dostępny od razu, zawsze w tej samej wersji i w tym samym miejscu. To realnie otwiera możliwość skrócenia DSO (Days Sales Outstanding) – czyli średniego okresu spływu należności.
Lepsza kontrola VAT – będąca przede wszystkim korzyścią dla państwa – może także pomóc firmom w dokładniejszym planowaniu wypływów podatkowych. Podatek należny od sprzedaży jest widoczny od razu, a faktury zakupowe szybciej trafiają do rozliczeń.
Z drugiej strony pojawia się ryzyko. Data wystawienia faktury w KSeF zaczyna w praktyce determinować obowiązek VAT i moment wpływu należności. jeżeli sprzedaż „przytrzyma” fakturę, może to spowodować rozjechanie się cash flow i wyniku.
Największa zmiana mentalna dotyczy jednak sprzedaży. Mamy jedną wersję prawdy – koniec wymówek typu: „nie doszła”, „była zła wersja”, „wyślemy poprawioną”.
Jednocześnie controlling zyskuje możliwość bieżącego monitorowania sprzedaży, szybszego korygowania planów handlowych i zarządzania marżą. Handlowiec przestaje być wyłącznie sprzedawcą, a staje się częścią procesu finansowego.
Czy controlling powinien obawiać się KSeF?
Nie. Ale powinien się dobrze przygotować.
KSeF nie daje przewagi sam z siebie. Wymusza jednak porządek w danych i procesach. Dla controllingu oznacza to większy nacisk na zrozumienie procesów sprzedaży i fakturowania, prewencję błędów, projektowanie reguł walidacyjnych, pracę na zdarzeniach w czasie rzeczywistym oraz ścisłą współpracę IT, finansów i sprzedaży.
To, czy KSeF okaże się wrogiem czy sprzymierzeńcem controllingu, zależy już nie od systemu, ale od tego, jak firma wykorzysta dane, które ten system wymusza.
Dr Grzegorz Rawicz-Mańkowski
Business Development Manager w firmie Controlling Systems. Od ponad 20 lat związany z rynkiem Business Intelligence. Wykładowca m.in. na Akademii Leona Koźmińskiego i Estonian Business School.
