Cyfrowa deregulacja w prawie pracy

Kluczowe rozwiązania

1. Wprowadzenie trzech równorzędnych form komunikacji – w wybranych przepisach obu ustaw zwroty „na piśmie” lub „pisemnego” zostaną zastąpione sformułowaniem „w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej”.
2. Zdefiniowanie form – projekt opiera się na definicjach z ustawy z 24.4.1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 1071):
   1. Forma elektroniczna oznacza oświadczenie woli w postaci elektronicznej opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (KEP).
   2. Forma dokumentowa jest znacznie prostsza; wystarczy złożenie oświadczenia w postaci dokumentu (np. e-mail, SMS, skan), który umożliwia ustalenie osoby składającej oświadczenie.
3. Zmiany w ustawie z 23.5.1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 440; dalej: ZwZawU) – nowe, elastyczne formy będą miały zastosowanie m.in. do:
   1. informowania związków o przejściu zakładu pracy na nowego pracodawcę (art. 26¹ ust. 1 ZwZawU),
   2. udzielania przez pracodawcę informacji niezbędnych do działalności związkowej (art. 28 ust. 2 ZwZawU),
   3. wnioskowania przez związek i informowania przez pracodawcę o liczbie kadry kierowniczej (art. 32 ust. 9¹ ZwZawU).
4. Zmiany w ustawie z 7.4.2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (t.j. Dz.U. 2009 r. Nr 97, poz. 805) – nowelizacja wprowadza symetryczne rozwiązania dla rad pracowników:
   1. wniosek rady pracowników o udzielenie informacji będzie mógł być złożony w jednej z trzech form (art. 13 ust. 2),
   2. pracodawca również będzie przekazywał informacje radzie w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej (art. 13 ust. 3).
5. Precyzyjne wyłączenia – deregulacja nie obejmuje spraw indywidualnych ani spraw o charakterze spornym, podlegających kontroli sądowej. W tych przypadkach forma pisemna ad solemnitatem lub ad probatoriem zostaje zachowana.

Geneza i główne cele zmian

Projekt ustawy jest odpowiedzią na postulaty deregulacyjne wypracowane przez Rządowy Zespół do spraw Deregulacji. W obecnym stanie prawnym wiele obowiązków informacyjnych między pracodawcami a zakładowymi organizacjami związkowymi czy radami pracowników wymaga formy pisemnej. W praktyce oznacza to konieczność drukowania dokumentów i często korzystania z usług operatora pocztowego, co znacząco wydłuża czas obiegu informacji.

Ustawodawca, wychodząc naprzeciw realiom współczesnego, cyfrowego obrotu, postanowił uelastycznić te kanały komunikacji. Głównym celem jest usunięcie zbędnych barier i formalności, co ma ułatwić pracodawcom realizację obowiązków w zakresie zbiorowego prawa pracy, a związkom i radom – szybsze uzyskiwanie informacji.

Co istotne, projektodawca podkreśla, iż zmiany te nie wpłyną negatywnie na pewność prawa ani nie stanowią zagrożenia dla interesów pracowników. Deregulacja nie obejmuje bowiem wrażliwych spraw indywidualnych ani kwestii podlegających kontroli sądowej, gdzie rygor formy pisemnej zostaje utrzymany.

Nowe formy komunikacji w ustawie o związkach zawodowych

Po pierwsze, znowelizowany art. 26¹ ust. 1 ZwZawU pozwoli dotychczasowemu i nowemu pracodawcy na informowanie związków zawodowych o przejściu zakładu pracy w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej. Dotychczas przepis wymagał formy pisemnej.

Po drugie, zmiany dotyczą art. 28 ust. 2. ZwZawU. Przepis ten nakazuje pracodawcy udzielenie informacji niezbędnych do działalności związkowej w terminie 30 dni od otrzymania wniosku. Nowelizacja wprowadza dwa rozwiązania: pracodawca będzie mógł udzielić informacji w jednej z trzech elastycznych form, a ponadto projekt doprecyzowuje, iż sam wniosek związku zawodowego również może być złożony w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej. Ustawodawca zaznacza, iż obecne przepisy nie precyzowały formy wniosku, więc zmiana ta ma charakter porządkujący i wprowadza symetrię.

Po trzecie, analogiczna zmiana dotyczy art. 32 ust. 9¹ ZwZawU. Przepis ten reguluje obowiązek poinformowania przez pracodawcę zarządu zakładowej organizacji związkowej o liczbie osób stanowiących kadrę kierowniczą. w tej chwili zarówno wniosek związku, jak i odpowiedź pracodawcy, muszą być pisemne. Po zmianach, zarówno wniosek, jak i powiadomienie będą mogły być realizowane w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej.

Cyfryzacja dialogu z Radami Pracowników

Drugim filarem reformy jest nowelizacja ustawy o informowaniu pracowników. Zmiany dotyczą art. 13 i mają na celu usprawnienie komunikacji pracodawcy z radą pracowników.

Obecnie ustawa nie precyzowała formy, w jakiej pracodawca przekazuje radzie informacje dotyczące np. sytuacji ekonomicznej firmy czy przewidywanych zmian w zatrudnieniu. Jednocześnie wymagała, aby wniosek rady pracowników o takie informacje był pisemny.

Nowelizacja porządkuje tę sytuację. Zmieniony art. 13 ust. 2 wprost wskaże, iż pracodawca przekazuje informacje m.in. w odpowiedzi na wniosek rady złożony „w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej”.

Następnie, nowy art. 13 ust. 3 doprecyzowuje, iż samo przekazanie informacji przez pracodawcę również następuje „w formie pisemnej, dokumentowej lub elektronicznej”. Podobnie jak w przypadku ZwZawU, celem jest wprowadzenie symetrii form działania obu stron dialogu i przyspieszenie obiegu informacji, które często bywają pilne.

Korzyści dla pracodawców i pracowników

Proponowane zmiany przyniosą wymierne korzyści obu stronom stosunku pracy. Przede wszystkim, jest to znaczące zmniejszenie barier biurokratycznych. Pracodawcy będą mogli łatwiej i szybciej realizować swoje obowiązki informacyjne, unikając opóźnień wynikających np. z konieczności wysyłki dokumentów pocztą.

Związki zawodowe i rady pracowników zyskają natomiast możliwość szybszego i sprawniejszego wnioskowania o dane oraz ich otrzymywania. Użycie formy dokumentowej (np. e-mail) w miejsce tradycyjnego pisma znacząco skróci czas oczekiwania na najważniejsze informacje, np. o planowanych zwolnieniach grupowych (w ramach procedury przejścia zakładu pracy) czy o sytuacji ekonomicznej firmy. Uelastycznienie komunikacji ma charakter deregulacyjny i nie niesie ryzyka dla pewności obrotu prawnego, gdyż w najważniejszych, spornych kwestiach zachowano dotychczasowe, bardziej rygorystyczne wymogi formalne.

Terminy wejścia w życie i przepisy przejściowe

Ustawa ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Projekt ustawy nie przewiduje przepisów przejściowych. Oznacza to, iż będzie obowiązywać zasada bezpośredniego działania nowej ustawy. Jak wskazano w uzasadnieniu, intencją projektodawcy jest, aby choćby wnioski związków zawodowych lub rad pracowników złożone przed wejściem w życie nowelizacji mogły być realizowane już w nowej, odformalizowanej procedurze.