Cyfrowa reforma Krajowego Rejestru Sądowego

3 godzin temu

Zgodnie z ZmKRSU25 publikacje w Monitorze Sądowym i Gospodarczym zostaną zniesione. Wpis w KRS będzie skuteczny z chwilą dokonania, bez obowiązku ogłoszenia.
Postępowania rejestrowe będą prowadzone wyłącznie elektronicznie. Akta rejestrowe i wnioski w rejestrze stowarzyszeń, fundacji i samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej (SPZOZ) będą obsługiwane w systemie teleinformatycznym.
ZmKRSU25 zakłada także zniknięcie papierowych formularzy i obowiązków gmin – nie będą już prowadzić czynności związanych z udostępnianiem druków i informowaniem o opłatach rejestrowych.

Cel regulacji i kontekst wprowadzenia ustawy

ZmKRSU25 stanowi istotny etap cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości i modernizacji postępowań rejestrowych w Polsce. Jej głównym założeniem jest umożliwienie dostępu do danych z KRS za pośrednictwem usług teleinformatycznych, co stanowi odpowiedź na rosnące potrzeby administracji publicznej i przedsiębiorców w zakresie automatyzacji obiegu informacji gospodarczych.

Regulacja wpisuje się w szerszy proces elektronizacji usług publicznych oraz implementacji rozwiązań zgodnych z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1024 z 20.6.2019 r. w sprawie otwartych danych i ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego (Dz.Urz. UE L 2019 r. Nr 172, s. 56). Celem ustawodawcy było również dostosowanie przepisów krajowych do wymagań interoperacyjności systemów teleinformatycznych oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych gromadzonych w rejestrach sądowych.

Dostęp do danych z KRS za pośrednictwem usług sieciowych

Najważniejszym elementem reformy jest umożliwienie udostępniania informacji z KRS przez Centralną Informację dzięki interfejsów sieciowych (API). O dostęp taki mogą wnioskować:

podmioty publiczne w rozumieniu art. 2 ust. 1 ustawy z 17.2.2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1557);
podmioty prywatne, które realizują zadania publiczne na podstawie przepisów szczególnych lub zlecenia podmiotu publicznego.

Uzyskanie dostępu będzie wymagało zgody Ministra Sprawiedliwości, który będzie oceniał spełnienie wymagań technicznych i bezpieczeństwa, w tym:

stosowanie systemów umożliwiających identyfikację użytkownika pobierającego dane, zakresu informacji i czasu pobrania;
wdrożenie zabezpieczeń zapewniających poufność, integralność i autentyczność danych;
utrzymywanie odpowiednich warunków technicznych po stronie Centralnej Informacji KRS.

W przypadku naruszenia tych wymagań Minister Sprawiedliwości będzie uprawniony do cofnięcia zgody.

Wprowadzono również nowy przepis karny – art. 60a ustawy z 20.8.1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 869; dalej: KRSU) przewidujący odpowiedzialność za bezprawne pozyskanie informacji z KRS za pośrednictwem usług sieciowych – zagrożone karą grzywny, ograniczenia wolności lub więzienia do lat 2.

Zgodnie z ZmKRSU25 wniosek o wyrażenie zgody na udostępnienie informacji z KRS za pośrednictwem usług sieciowych zawiera:

oznaczenie wnioskodawcy;
oznaczenie podmiotu, którego dotyczy wniosek;
wskazanie zadań, o których mowa w dodanym art. 4 ust. 4e pkt 1 KRSU, z przywołaniem przepisów, z których wynikają te zadania lub kompetencja do ich powierzenia lub zlecenia;
uzasadnienie spełnienia przesłanki niezbędności, o której mowa w art. 4 ust. 4e pkt 1 KRSU;
oświadczenie wnioskodawcy o posiadaniu i stosowaniu urządzenia lub systemu teleinformatycznego umożliwiającego identyfikację osoby uzyskującej informacje z KRS, zakresu informacji i daty ich uzyskania oraz o wdrożeniu zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, adekwatnych do oszacowanego ryzyka, zapewniających poufność, integralność, dostępność i autentyczność przetwarzanych danych; o wykorzystywaniu dostępu wyłącznie w celu określonym w ustawie oraz zabezpieczeniu uzyskanych informacji;
wskazanie osoby umocowanej do rozwiązywania technicznych problemów w zakresie uzyskiwania informacji z KRS za pośrednictwem usług sieciowych;
uzasadnienie uprawnienia do występowania w imieniu grupy podmiotów – jeżeli wnioskodawca składa wniosek w imieniu grupy podmiotów.

Zniesienie obowiązku ogłaszania wpisów w Monitorze Sądowym i Gospodarczym

ZmKRSU25 likwiduje obowiązek publikacji w MSiG wpisów dokonanych w KRS. Dotychczasowa praktyka wymagała ogłaszania każdej zmiany rejestrowej w tym publikatorze, co generowało istotne koszty i opóźnienia. Wpis w KRS będzie odtąd jedynym źródłem informacji o stanie prawnym podmiotów wpisanych do rejestru.

Zniesienie tego obowiązku oznacza:

redukcję kosztów ponoszonych przez przedsiębiorców, którzy nie będą już obciążani opłatami za publikacje;
odciążenie Ministerstwa Sprawiedliwości z nadmiaru ogłoszeń (dotychczas ok. 75% ogłoszeń w MSiG stanowiły wzmianki o dokumentach finansowych);
uproszczenie systemu domniemań prawnych – wpis w rejestrze będzie wystarczającą podstawą prawną do powoływania się na dane w obrocie gospodarczym.

Wprowadzono także przepisy przejściowe – w przypadku rozbieżności między wpisem a ogłoszeniem opublikowanym przed wejściem ustawy w życie, moc wiążącą zachowuje wpis w KRS.

Elektronizacja rejestru stowarzyszeń i fundacji

Nowelizacja wprowadza obowiązek prowadzenia akt rejestrowych stowarzyszeń, fundacji, organizacji społecznych i SPZOZ wyłącznie w systemie teleinformatycznym, analogicznie do już funkcjonującego rozwiązania w rejestrze przedsiębiorców. Wszystkie wnioski, pisma i dokumenty będą składane elektronicznie, co eliminuje:

błędy w wypełnianiu papierowych formularzy;
konieczność drukowania akt elektronicznych przez sądy;
opóźnienia wynikające z obiegu dokumentów papierowych.

Statystyki Ministerstwa Sprawiedliwości wskazują, iż po wprowadzeniu fakultatywnego systemu elektronicznego (2021–2023) liczba błędnie złożonych wniosków w rejestrze stowarzyszeń wynosiła ponad 30%, wobec 11–12% w rejestrze przedsiębiorców. Nowelizacja ma doprowadzić do znaczącego obniżenia tego wskaźnika i zwiększenia efektywności postępowań.

Rezygnacja z obowiązków gmin dotyczących obsługi KRS

ZmKRSU25 uchyla art. 2 ust. 2 i 3 KRSU, które zobowiązywały gminy do zapewniania papierowych formularzy, informacji o opłatach i adekwatności sądów rejestrowych. Obowiązki te miały charakter historyczny i były pozostałością po okresie, w którym rejestracja spółek odbywała się wyłącznie w formie papierowej. Od 2021 r. wszystkie wnioski przedsiębiorców są składane elektronicznie, a informacje o opłatach dostępne są bezpośrednio w systemie teleinformatycznym KRS.

Zmiany w ustawach powiązanych

Nowelizacja wprowadza przepisy dostosowawcze w innych ustawach, m.in.:

w ustawie z 16.9.1982 r. – Prawo spółdzielcze (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 593) – uchylono obowiązek ogłoszeń rejestrowych;
w ustawie z 22.12.1995 r. o wydawaniu Monitora Sądowego i Gospodarczego (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1395) – dostosowano zasady odpłatności publikacji;
w ustawie z 9.9.2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 295) – usunięto odesłania do obowiązku ogłoszeń;
w ustawie z 4.3.2005 r. o europejskim zgrupowaniu interesów gospodarczych i spółce europejskiej (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 259), ustawie z 29.7.2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 722), ustawie z 27.4.2006 r. o spółdzielniach socjalnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 178) – ujednolicono termin przekazywania danych do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej w miejsce publikacji krajowych.

Skutki legislacyjne i praktyczne

Reforma ma na celu:

zwiększenie transparentności i dostępności danych gospodarczych poprzez natychmiastowe ujawnienie wpisów w systemie teleinformatycznym;
poprawę bezpieczeństwa prawnego obrotu, dzięki jednoznacznemu określeniu chwili skuteczności wpisu;
obniżenie kosztów dla przedsiębiorców i fundacji;
uproszczenie pracy sądów rejestrowych poprzez eliminację papierowego obiegu dokumentów;
umożliwienie integracji KRS z innymi rejestrami publicznymi poprzez interfejsy API.

Wejście w życie ustawy i vacatio legis

Zgodnie z art. 11 ZmKRSU25, wchodzi ona w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem przepisów dotyczących pełnej elektronizacji rejestru stowarzyszeń i fundacji (art. 1 pkt 3 i 7 ZmKRSU25 oraz art. 10 pkt 2 ZmKRSU25), które obowiązywać będą od 1.4.2027 r. Tak długie vacatio legis ma zapewnić czas na przygotowanie infrastruktury teleinformatycznej oraz przeszkolenie personelu sądowego. Reforma wzmacnia bezpieczeństwo obrotu gospodarczego i dostosowuje polskie prawo do standardów europejskich w zakresie zarządzania danymi publicznymi.

Idź do oryginalnego materiału