10 godzin temu
W dobie dynamicznej cyfryzacji procesów kadrowych rząd kontynuuje działania mające na celu uproszczenie formalności związanych z zatrudnianiem pracowników. Jednym z kluczowych elementów tej strategii jest nowelizacja ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (w znowelizowanej wersji „ustawa o e-Umowach”).
Choć pierwotnie system był projektowany z myślą o mikroprzedsiębiorcach i osobach fizycznych, planowane zmiany otwierają nowe możliwości również dla większych przedsiębiorców. Z systemu ma mieć możliwość korzystać każdy pracodawca.
Czym jest system teleinformatyczny do obsługi niektórych umów?
System teleinformatyczny, o którym mowa w ustawie, to narzędzie umożliwiające obsługę umów cywilnoprawnych, umów o pracę i innych. Pozwala na:
- zawieranie umów online;
- modyfikację lub rozwiązywanie umów;
- przechowywanie dokumentacji;
- realizację obowiązków informacyjnych wobec instytucji publicznych.
Nowelizacja systemu teleinformatycznego – krok w stronę dostępności i elastyczności
Projekt nowelizacji ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (ustawy o e-Umowach) zakłada rozszerzenie dostępności tego systemu poprzez umożliwienie podpisywania umów nie tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale również podpisem zaufanym i osobistym. To rozwiązanie znacząco obniża barierę wejścia dla firm, które dotychczas nie korzystały z podpisu kwalifikowanego ze względu na jego koszt lub złożoność wdrożenia.
Dodatkowo, system ma zostać zintegrowany z innymi platformami publicznymi, takimi jak praca.gov.pl czy ZUS PUE. Pozwoli to na automatyczne przekazywanie danych do urzędów i instytucji, bez konieczności manualnego wypełniania formularzy.
Jakie korzyści dla pracodawców niesie nowelizacja systemu teleinformatycznego?
Dla większych organizacji, zatrudniających kilkudziesięciu lub kilkuset pracowników, nowelizacja ustawy może przynieść wymierne korzyści. Między innymi:
- Centralizacja dokumentacji pracowniczej w jednym systemie pozwala na lepsze zarządzanie danymi kadrowymi, ich archiwizację oraz szybki dostęp w przypadku kontroli czy audytu. Ponadto system ma pełnić funkcję e-teczki, dzięki czemu chętni pracodawcy będą mogli zrezygnować z papierowej dokumentacji pracowniczej i zacząć prowadzić ją wyłącznie w formie elektronicznej.
- Automatyzacja procesów związanych z zawieraniem, modyfikacją i rozwiązywaniem umów znacząco redukuje ryzyko błędów formalnych. System prowadzi użytkownika krok po kroku, przypomina o obowiązkach i terminach, a także zapewnia zgodność z aktualnym stanem prawnym. W przypadku większych zespołów HR jest to nieocenionym wsparciem.
- Redukcja kosztów operacyjnych – choć wdrożenie systemu może wymagać początkowego zaangażowania, w dłuższej perspektywie pozwala ograniczyć wydatki na papierową dokumentację, przesyłki, archiwizację oraz obsługę administracyjną. W dużych firmach, gdzie miesięcznie zawieranych jest kilkadziesiąt umów, oszczędności mogą być znaczące.
Dobrowolność i bezpieczeństwo systemu teleinformatycznego do obsługi niektórych umów
Warto podkreślić, iż korzystanie z systemu pozostaje dobrowolne. Dostęp do niego możliwy jest po zalogowaniu się przez profil zaufany, a wszystkie dane są przechowywane zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. System spełnia określone w ustawie standardy bezpieczeństwa dla przechowywania w nim dokumentacji pracowniczej, co jest szczególnie istotne dla pracodawców, którzy planują wdrożenie e-teczek w organizacji.
Choć system teleinformatyczny do obsługi niektórych umów stanowi interesującą alternatywę dla komercyjnych narzędzi, jego rzeczywista użyteczność i niezawodność zostaną zweryfikowane dopiero w praktyce.
Kluczowe będzie zapewnienie nieprzerwanego dostępu do systemu – szczególnie w kontekście codziennego funkcjonowania działów kadr – oraz sprawne i bezpieczne przeprowadzenie migracji dokumentów z dotychczas wykorzystywanych rozwiązań. Wątpliwości mogą również budzić kwestie integracji z innymi systemami HR oraz skalowalność rozwiązania w przypadku dużych organizacji.
Mimo to, system może okazać się wartościowym narzędziem – zgodnym z obowiązującymi regulacjami, bezpiecznym i potencjalnie stabilnym. Warto rozważyć go jako alternatywę dla rozwiązań komercyjnych, zwłaszcza w kontekście optymalizacji kosztów i zgodności z przepisami prawa.
System ma zostać uruchomiony do 23 stycznia 2026 roku, natomiast resort ma możliwość wcześniejszego startu.
Jeżeli są Państwo zainteresowani digitalizacją w organizacji, w szczególności wdrożeniem elektronicznej dokumentacji pracowniczej, zapraszamy do kontaktu.
