4 miesięcy temu
Od momentu wprowadzenia ustawy o ochronie danych osobowych pracodawcy mają pewne dodatkowe obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych. Muszą wiedzieć między innymi, jakie dane można pozyskiwać od kandydata na pracownika i jak później z takimi danymi postępować. W dzisiejszej publikacji odpowiemy sobie na pytanie, czy pracodawca może przetwarzać numer telefonu kandydata do pracy?
Dane osobowe definicja
W Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, zwanym dalej Rozporządzeniem, pojawia się m.in. definicja danych osobowych.
Dane osobowe oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Zidentyfikowanie osoby fizycznej jest możliwe w szczególności na
- podstawie takich danych jak:
- imię i nazwisko,
- numer identyfikacyjny,
- dane o lokalizacji,
- identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej
Przetwarzanie danych osobowych
Innym terminem, który jest nierozerwalnie związany z danymi osobowymi, jest przetwarzanie danych osobowych, które zgodnie z Rozporządzeniem oznacza:
| Przetwarzanie danych osobowych oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany |
Przetwarzanie danych osobowych obejmuje w szczególności:
|
Ochrona danych osobowych
Przetwarzanie danych osobowych musi odbywać się zgodnie z prawem. Każdy obywatel ma prawo wiedzieć, co się będzie działo z jego danymi osobowymi. Każda firma czy instytucja ma obowiązki informacyjne w zakresie przetwarzania danych osobowych. W dowolnym momencie mamy dostęp do swoich danych osobowych i możemy m.in.:
- dokonywać modyfikacji, sprostowania,
- żądać usunięcia danych osobowych,
- wnieść sprzeciw,
- wnioskować o ograniczenie przetwarzania.
| Każdy administrator danych osobowych musi poinformować, jak długo dane będą przetwarzane i przechowywane |
| W dowolnym momencie można wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Taka procedura powinna być przeprowadzona sprawnie tak, jak udzielanie zgody |
| Każdy, kto uważa, iż zostały naruszone jego ustawowe prawa o ochronie danych osobowych może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych |
Dane osobowe przetwarzane na etapie rekrutacji
Informacja na temat zakresu danych osobowych przetwarzanych w procesie rekrutacji wynika wprost z ustawy Kodeks pracy. Poniżej opiszemy, jakie dane pozwala przetwarzać ustawodawca.
W ustawie Kodeks pracy wskazany jest zakres danych, których może żądać pracodawca na etapie rekrutacji. Mowa jest o danych osobowych wymienionych poniżej:
- imię (imiona) i nazwisko (nazwiska),
- data urodzenia,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
- dane kontaktowe, np. adres e-mail, numer telefonu
Pracodawca ma obowiązek powiadomić o podstawie przetwarzania danych osobowych na etapie rekrutacji, a osoba której dane dotyczą, musi wyrazić w formie pisemnej zgodę na ich przetwarzanie
Jak długo przechowywać dane po zakończeniu rekrutacji?
Co do zasady dane osobowe powinny być przechowywane tak długo, jak to jest niezbędne do celów ich zbierania. Rozporządzenie wskazuje również na uprawnienia osób, których dane są przetwarzane. Pojawia się w nim m.in. informacja o prawie do żądania od administratora sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych. A także w miarę możliwości powinien być podany planowany okres przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu. Mamy choćby rozstrzygnięcie sądu dotyczące tego zagadnienia, wyrok WSA syg, akt II SA/Wa 542/22 z dnia 04.08.2022 r. Skarga dotyczyła nieusunięcia danych po zakończeniu procesu rekrutacji oraz nieprawidłowej realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z przepisów RODO w toku rekrutacji. W tym rozstrzygnięciu możemy przeczytać m.in., iż Prezes UODO wskazał, iż okres przechowywania danych kandydata do pracy powinien być dostosowany do zasad przetwarzania danych i z góry określony przez administratora. Co do zasady pracodawca powinien trwale usunąć dane osobowe kandydata (np. poprzez zniszczenie bądź odesłanie), z którym nie zdecydował się zawrzeć umowy o pracę, niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji, chyba iż wystąpią inne przesłanki uprawniające administratora do ich przetwarzania. Dalej czytamy, iż cele przetwarzania danych osobowych powinny być wyraźnie, uzasadnione i określone w momencie ich zbierania. Natomiast wydłużenie okresu przechowywania danych zawartych w aplikacji, powinno być zatem wyjątkiem od reguły niezwłocznego ich usuwania oraz powinno być szczególnie uzasadnione. Sąd WSA nie zgodził się z podejściem Prezesa UODO i uchylił jego decyzję. W ocenie sądu przechowywanie takich danych leży w interesie pracodawcy, jeżeli doszłoby do zgłoszenia ewentualnych roszczeń z uwagi na wadliwie przeprowadzony proces rekrutacji. Nieznany jest dalszy ciąg tej sprawy, jednak warto zajrzeć do tego wyroku i mieć na uwadze przedstawione wszystkie za i przeciw w tej sprawie.
Czy pracodawca może przetwarzać numer telefonu kandydata do pracy?
Jak można przeczytać na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) pracodawca, który dysponuje danymi kontaktowymi, takimi jak: prywatny numer telefonu, adres e-mail, może je wykorzystać, ale pod warunkiem uzyskania wyraźnej zgody kandydata do pracy. W tym miejscu warto pamiętać, iż taka zgoda powinna być udzielona na piśmie. Dodatkowo pracodawca musi określić wszystkie cele, dla których za zgodą zatrudnionego, dane te będą przetwarzane. Kandydat na pracownika ma prawo w dowolnym momencie udzieloną zgodę wycofać, a pracodawca zaprzestać przetwarzania danych wykorzystywanych na podstawie tej przesłanki. Brak zgody lub jej wycofanie nie może być negatywną przesłanką, która prowadzi m.in. do odmowy zatrudnienia takiego kandydata.
Podsumowanie
W dzisiejszej publikacji zajęliśmy się tematem przetwarzania numeru telefonu kandydata do pracy. W tym kontekście należało poszerzyć nieco zakres informacji, o te związane z ochroną danych osobowych. Jest to temat dość złożony i pracodawcy bardzo często mają dylematy, w jaki sposób i jak długo należy przechowywać zdobyte dane osobowe, w szczególności na etapie rekrutacji. Z jednej strony mamy przepisy unijne o ochronie danych osobowych, ale z drugiej strony mamy przepisy krajowe – Kodeks pracy i nie wszystkie przepisy są spójne i transparentne. Dzisiaj wyjaśniliśmy jedynie wąski temat przetwarzania numeru telefonu kandydata do pracy, ale problematycznych kwestii jest znacznie więcej. Pracodawcy muszą wykazać się szczególnie dużą wnikliwością i precyzyjnością w takich przypadkach, żeby nie narazić się na zarzuty ze strony potencjalnych pracowników.
Stan prawny na dzień: 02.08.2024 r.
