Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe kandydata do pracy?

Od momentu wprowadzenia ustawy o ochronie danych osobowych pracodawcy mają pewne dodatkowe obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych. Muszą wiedzieć między innymi, jakie dane można pozyskiwać od kandydata na pracownika i jak później z takimi danymi postępować. W dzisiejszej publikacji odpowiemy sobie na pytanie, czy pracodawca może przetwarzać numer telefonu kandydata do pracy?

Dane osobowe definicja

W Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, zwanym dalej Rozporządzeniem, pojawia się m.in. definicja danych osobowych.

Przetwarzanie danych osobowych

Innym terminem, który jest nierozerwalnie związany z danymi osobowymi, jest przetwarzanie danych osobowych, które zgodnie z Rozporządzeniem oznacza:

Ochrona danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych musi odbywać się zgodnie z prawem. Każdy obywatel ma prawo wiedzieć, co się będzie działo z jego danymi osobowymi. Każda firma czy instytucja ma obowiązki informacyjne w zakresie przetwarzania danych osobowych. W dowolnym momencie mamy dostęp do swoich danych osobowych i możemy m.in.:

• dokonywać modyfikacji, sprostowania,
• żądać usunięcia danych osobowych,
• wnieść sprzeciw,
• wnioskować o ograniczenie przetwarzania.

Dane osobowe przetwarzane na etapie rekrutacji

Informacja na temat zakresu danych osobowych przetwarzanych w procesie rekrutacji wynika wprost z ustawy Kodeks pracy. Poniżej opiszemy, jakie dane pozwala przetwarzać ustawodawca.

Jak długo przechowywać dane po zakończeniu rekrutacji?

Co do zasady dane osobowe powinny być przechowywane tak długo, jak to jest niezbędne do celów ich zbierania. Rozporządzenie wskazuje również na uprawnienia osób, których dane są przetwarzane. Pojawia się w nim m.in. informacja o prawie do żądania od administratora sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych. A także w miarę możliwości powinien być podany planowany okres przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu. Mamy choćby rozstrzygnięcie sądu dotyczące tego zagadnienia, wyrok WSA syg, akt II SA/Wa 542/22 z dnia 04.08.2022 r. Skarga dotyczyła nieusunięcia danych po zakończeniu procesu rekrutacji oraz nieprawidłowej realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z przepisów RODO w toku rekrutacji. W tym rozstrzygnięciu możemy przeczytać m.in., iż Prezes UODO wskazał, iż okres przechowywania danych kandydata do pracy powinien być dostosowany do zasad przetwarzania danych i z góry określony przez administratora. Co do zasady pracodawca powinien trwale usunąć dane osobowe kandydata (np. poprzez zniszczenie bądź odesłanie), z którym nie zdecydował się zawrzeć umowy o pracę, niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji, chyba iż wystąpią inne przesłanki uprawniające administratora do ich przetwarzania. Dalej czytamy, iż cele przetwarzania danych osobowych powinny być wyraźnie, uzasadnione i określone w momencie ich zbierania. Natomiast wydłużenie okresu przechowywania danych zawartych w aplikacji, powinno być zatem wyjątkiem od reguły niezwłocznego ich usuwania oraz powinno być szczególnie uzasadnione. Sąd WSA nie zgodził się z podejściem Prezesa UODO i uchylił jego decyzję. W ocenie sądu przechowywanie takich danych leży w interesie pracodawcy, jeżeli doszłoby do zgłoszenia ewentualnych roszczeń z uwagi na wadliwie przeprowadzony proces rekrutacji. Nieznany jest dalszy ciąg tej sprawy, jednak warto zajrzeć do tego wyroku i mieć na uwadze przedstawione wszystkie za i przeciw w tej sprawie.

Czy pracodawca może przetwarzać numer telefonu kandydata do pracy?

Jak można przeczytać na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) pracodawca, który dysponuje danymi kontaktowymi, takimi jak: prywatny numer telefonu, adres e-mail, może je wykorzystać, ale pod warunkiem uzyskania wyraźnej zgody kandydata do pracy. W tym miejscu warto pamiętać, iż taka zgoda powinna być udzielona na piśmie. Dodatkowo pracodawca musi określić wszystkie cele, dla których za zgodą zatrudnionego, dane te będą przetwarzane. Kandydat na pracownika ma prawo w dowolnym momencie udzieloną zgodę wycofać, a pracodawca zaprzestać przetwarzania danych wykorzystywanych na podstawie tej przesłanki. Brak zgody lub jej wycofanie nie może być negatywną przesłanką, która prowadzi m.in. do odmowy zatrudnienia takiego kandydata.

Podsumowanie

W dzisiejszej publikacji zajęliśmy się tematem przetwarzania numeru telefonu kandydata do pracy. W tym kontekście należało poszerzyć nieco zakres informacji, o te związane z ochroną danych osobowych. Jest to temat dość złożony i pracodawcy bardzo często mają dylematy, w jaki sposób i jak długo należy przechowywać zdobyte dane osobowe, w szczególności na etapie rekrutacji. Z jednej strony mamy przepisy unijne o ochronie danych osobowych, ale z drugiej strony mamy przepisy krajowe – Kodeks pracy i nie wszystkie przepisy są spójne i transparentne. Dzisiaj wyjaśniliśmy jedynie wąski temat przetwarzania numeru telefonu kandydata do pracy, ale problematycznych kwestii jest znacznie więcej. Pracodawcy muszą wykazać się szczególnie dużą wnikliwością i precyzyjnością w takich przypadkach, żeby nie narazić się na zarzuty ze strony potencjalnych pracowników.

Stan prawny na dzień: 02.08.2024 r.