Czy trzeba mieć konto firmowe? Do czego jest potrzebne?

Rozliczenia z kontrahentami, pracownikami, czy też urzędem skarbowym najwygodniej prowadzić w firmie za pośrednictwem rachunku bankowego. Pojawia się jednak pytanie, czy nie wystarczy do tego zwykłe konto osobiste, zwłaszcza jeżeli prowadzi się jednoosobową działalność gospodarczą? Sprawdź zatem, czy trzeba mieć konto firmowe i czy w ogóle warto je założyć.

Banki w swojej ofercie mają specjalne konta firmowe dla różnego rodzaju podmiotów gospodarczych. Dla najmniejszych, jednoosobowych firm proponują choćby możliwość rejestracji działalności w CEIDG przy okazji otwarcia takiego rachunku dzięki jednego wniosku. Jest to wygodne rozwiązanie, ale dla niektórych osób jeszcze wygodniejsze wydaje się wykorzystywanie do rozliczeń biznesowych po prostu swojego dotychczasowego konta osobistego. Jak się jednak okazuje, nie zawsze jest to możliwe z punktu widzenia przepisów.

Czy firma musi mieć rachunek bankowy?

Na początku warto wyjaśnić podstawową kwestię, a więc czy firma musi w ogóle mieć rachunek bankowy. Odpowiedź na to pytanie znajdziemy m.in. w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa oraz ustawie z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców.

Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w powyższych aktach prawnych firma musi wykorzystywać konto bankowe w celu:

• rozliczeń z innymi przedsiębiorstwami, jeżeli wartość pojedynczej transakcji przekracza 15 tys. zł – od 1 stycznia 2024 r. limit płatności gotówką będzie wynosił 8 tys. zł, a więc transakcje powyżej tej kwoty będą musiały być realizowane przelewem na rachunek bankowy;
• do opłacania podatków – firmy muszą je regulować przelewem na specjalny mikrorachunek podatkowy; wyjątkiem są mikroprzedsiębiorcy, którzy zobowiązania podatkowe mogą regulować także gotówką np. na poczcie (chodzi tu o przedsiębiorców, którzy w ostatnich dwóch latach zatrudniali maksymalnie 10 osób i mieli roczne obroty do 2 mln euro).

Warto dodać, iż od 1 stycznia 2024 r. również niektóre płatności od konsumentami firmy będą musiały przyjmować wyłącznie bezgotówkowo. Będzie to konieczne, jeżeli należność za towary lub usługi przekroczy 20 tys. zł. Płatność taką przedsiębiorca może przyjąć przelewem bezpośrednio na swoje konto bankowe, ale także dzięki BLIK lub terminala płatniczego. W tych dwóch ostatnich przypadkach rachunek bankowy będzie mu jednak do tego także potrzebny.

Ze względu na powyższe wymogi już przy rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG należy więc podać numer rachunku bankowego, jaki będzie się wykorzystywało do rozliczeń z kontrahentami i fiskusem. Pytanie jednak, czy trzeba mieć konto firmowe do tego celu, czy wystarczy zwykłe konto osobiste?

Dowiedz się więcej: Jak założyć firmę jednoosobową przez internet? Krok po kroku

Czy trzeba mieć konto firmowe?

Chcąc odpowiedzieć na pytanie, czy trzeba mieć konto firmowe, ponownie należy sięgnąć do uregulowań prawnych. Taki oddzielny rachunek musi założyć przede wszystkim spółka kapitałowa, a więc spółka akcyjna lub z ograniczoną odpowiedzialnością.

Tego rodzaju podmioty mają bowiem własną osobowość prawną, a więc to one są stronami różnych umów, a także wystawcami i odbiorcami faktur. Poza tym podlegają one odrębnemu opodatkowaniu, choćby podatkiem dochodowym od osób prawnych CIT. Nie ma więc możliwości, aby opłacały podatki lub faktury np. za pośrednictwem konta osobistego jednego ze współudziałowców. Również należności za faktury wystawione przez takie spółki nie powinny wpływać na konta prywatne, a wyłącznie na rachunki firmowe.

Rozliczenia z kontrahentami i urzędem skarbowym z wykorzystaniem konta osobistego są natomiast dopuszczalne w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych i spółek osobowych, które nie mają odrębnej osobowości prawnej. Istnieją jednak przepisy, które narzucają w tej kwestii pewne ograniczenia.

Kiedy konto firmowe jest obowiązkowe i do czego jest potrzebne?

Konto firmowe jest obowiązkowe nie tylko dla spółek kapitałowych. W wielu przypadkach musi je bowiem założyć także przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i jest to konieczne w sytuacji gdy:

• jest podatnikiem VAT,
• dokonuje rozliczeń z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności split payment.

Od 2019 roku wszyscy podatnicy VAT są wpisywani do specjalnego rejestru prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, który nazywany jest białą listą podatników VAT. Rejestr ten jest dostępny online i z założenia ma służyć przedsiębiorcom do weryfikacji swoich kontrahentów pod kątem dwóch ważnych kwestii:

• czy są oni czynnymi podatnikami VAT,
• czy podany przez nich rachunek bankowy do rozliczeń jest prawidłowy.

Do rejestru trafiają więc także informacje o rachunkach bankowych firm będących podatnikami VAT i są to wyłącznie konta firmowe. Tylko one bowiem umożliwiają realizowanie przelewów w ramach mechanizmu podzielonej płatności tzw. split payment. Polega on na tym, iż należność netto z tytułu faktury VAT trafia na konto główne w ramach rachunku firmowego, natomiast kwota podatku VAT jest automatycznie wysyłana na dodatkowe konto pomocnicze.

Mechanizmu podzielonej płatności nie można zastosować w ramach konta osobistego. Jest on jednak obowiązkowy tylko w przypadku przedsiębiorców, którzy w ramach transakcji z innymi przedsiębiorcami:

• sprzedają lub nabywają towary lub usługi z kategorii „wrażliwych” – są one wymienione w załączniku nr 15 ustawy o VAT i są to np. wyroby ze stali, komputery, telefony i telewizory,
• z tytułu powyższych transakcji rozliczają faktury, których wartość brutto przekracza 15 tys. zł.

Przedsiębiorcy mogą też stosować split payment dobrowolnie. Wówczas jednak także muszą mieć do tego założony rachunek firmowy. jeżeli bowiem ich kontrahent zleci płatność podzieloną na ich konto osobiste, bank jej zwyczajnie nie przyjmie i odeśle z powrotem.

Kiedy firma może używać konta osobistego?

Z obowiązujących przepisów jednoznacznie wynika, kiedy trzeba mieć konto firmowe. Na ich podstawie można więc także wywnioskować, kiedy przedsiębiorca może używać konta osobistego:

• jeśli prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i jest mikroprzedsiębiorcą,
• nie jest podatnikiem VAT,
• jeśli wartość jego transakcji rozliczanych z innymi przedsiębiorcami nie przekracza 15 tys. zł.

Taki przedsiębiorca może się więc rozliczać dzięki swojego konta osobistego, ale też pod pewnymi warunkami. Po pierwsze, nie może być to konto wspólne, czyli np. prowadzone razem ze współmałżonkiem. Po drugie, regulamin rachunku nie może zakazywać używania go do celów biznesowych (niektóre banki stosują takie ograniczenia).

Dlaczego warto założyć konto firmowe?

Wiemy już, iż nie zawsze trzeba mieć konto firmowe do rozliczania działalności gospodarczej. Jednak choćby jeżeli nie jest ono wymagane, warto rozważyć jego założenie, ponieważ przynosi to wiele korzyści. Taki odrębny rachunek zapewnia bowiem między innymi:

• większą skuteczność w zarządzaniu finansami firmy – na oddzielnym rachunku łatwiej ocenić przychody i koszty prowadzenia działalności, ponieważ nie mieszają się one z prywatnymi wpływami i wydatkami;
• większe możliwości uzyskania dodatkowego finansowania – przedsiębiorcy mający konto firmowe są dla banków bardziej wiarygodni, ponadto wiele instytucji od założenia takiego rachunku wręcz uzależnia możliwość udzielenia kredytu na firmę;
• dostęp do dodatkowych usług przydatnych do prowadzenia biznesu – do konta firmowego banki proponują dzisiaj m.in. darmowe terminale płatnicze, czy też dostęp do programów księgowych;
• możliwość otrzymania dodatkowej gotówki – w ramach promocji banki często oferują różne premie pieniężne za założenie konta firmowego oraz za jego aktywne użytkowanie.

Na założenie konta firmowego można zdecydować się choćby już w trakcie prowadzenia działalności. Jest to bardzo proste, ponieważ w większości banków odbywa się online, bez konieczności odwiedzania placówki bankowej. Potem trzeba jeszcze taki nowy rachunek zgłosić do CEIDG, aby informacja o nim została przekazana do urzędu skarbowego. To także można zrobić online, za pośrednictwem portalu Biznes.gov.pl.