Czy wyniki ocen pracowniczych powinny być dostępne dla wszystkich?

Pani Moniko, jesteśmy firmą z branży IT. Niedawno wdrożyliśmy program ocen okresowych, pierwszy w naszej firmie. Udało nam się choćby uregulować zasady i sposób przeprowadzania ocen w regulaminie pracy! Nasz Szef zdecydował, iż aby zmotywować zespół, udostępni do wiadomości wszystkich wyniki indywidualnych ocen pracowniczych. Czy ma do tego prawo? Czy to jest legalne? O ile osoby, które mają najlepsze wyniki nie będą mieć nic przeciwko, o tyle słabiej ocenieni mogą podnieść alarm… i tego obawiam się najbardziej.
Napisała do mnie Ania [imię zmienione], HR Business Partner z Warszawy

Pracodawco, zadbaj o obiektywne kryteria oceny

Ocena pracownika powinna być dokonana na podstawie obiektywnych kryteriów. Wszystkie kryteria oceny oraz stawiane wymagania powinny być związane z wyznaczonymi pracownikowi obowiązkami, muszą też pozostawać w związku z zajmowanym stanowiskiem.

Kodeks pracy i inne akty prawne o ocenach pracowniczych

Kodeks pracy nie uwzględnia tematyki dokonywania przez pracodawcę oceny pracowników. Przykładem aktu prawnego, który reguluje tą tematykę jest np. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 kwietnia 2016 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej. Rozporządzenie określa warunki i sposób przeprowadzania oceny okresowej urzędnika służby cywilnej i pracownika służby cywilnej, w tym kryteria oceniania, wzory arkuszy oceny okresowej, skalę ocen i tryb sporządzania oceny okresowej.

Żadne przepisy prawa pracy nie dają pracodawcy podstawy prawnej do upubliczniania indywidualnych okresowych ocen pracowniczych.

Ochrona danych osobowych w związku z oceną pracowniczą

Pracodawca musi mieć na względzie przepisy o ochronie danych osobistych, zwłaszcza zasadę minimalizację danych. Działy kadr, płac i HR nie powinny przetwarzać informacji związanych z przebiegiem zatrudnienia pracownika w innych celach aniżeli te, dla których zostały zebrane. Informacje dotyczące oceny pracownika stanowią podsumowanie jego aktywności zawodowej, jakości pracy, stopnia wywiązywania się z powierzonych obowiązków, a także mogą odnosić się do potencjalnych umiejętności i możliwości pracownika. Przetwarzanie danych osobowych pracowników na potrzeby sprawnego i efektywnego funkcjonowania zakładu pracy, można uznać za “uzasadniony interes administratora”.

Wyróżnienie najlepszych pracowników ma sens!

Pod pewnymi warunkami, zasadnym wydaje się jednak publiczne ogłaszanie najlepszych wyników pracowników. Pracodawca mógłby np. wyróżnić grupę osób z najlepszymi wynikami, tak by jednocześnie nie doszło do ujawnienia kto uzyskał te najgorsze. Zasady oceny pracowników oraz ich publikacja nie mogą prowadzić do dyskryminacji pracowników.

Pracodawca musi pamiętać o obowiązku szanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. W związku z powyższym, wątpliwa staje się dopuszczalność publicznego ogłaszania wyników indywidualnych, szczegółowych ocen pracowników.

Kluczowe aspekty związane z ocenami pracowniczymi

1. Obiektywność kryteriów oceny: Kryteria oceny powinny być jasno określone, powiązane z konkretnymi obowiązkami pracownika i powinny być znane pracownikowi z wyprzedzeniem.
2. Regulacje prawne: Kodeks pracy nie reguluje bezpośrednio tematyki ocen pracowników, ale istnieją inne akty prawne, które to robią w odniesieniu do konkretnych grup zawodowych, jak w przypadku służby cywilnej.
3. Ochrona danych osobowych: Ocena pracowników jest formą przetwarzania danych osobowych. Wszystkie informacje dotyczące oceny pracownika powinny być traktowane jako poufne i chronione zgodnie z obowiązującym prawem, zwłaszcza z RODO.
4. Uzasadniony interes pracodawcy: Choć przetwarzanie danych na potrzeby oceny pracowników może być uzasadnione w kontekście funkcjonowania organizacji, pracodawca musi zachować równowagę między swoimi interesami a prawami i interesami pracowników.
5. Ogłaszanie wyników: Publiczne ogłaszanie wyników ocen, zwłaszcza indywidualnych, może być problematyczne, nie tylko z punktu widzenia ochrony danych osobowych, ale również ze względu na potencjalne wpływy na morale pracowników. Mogłoby to prowadzić do sytuacji dyskryminacyjnych lub naruszających godność pracowników.
6. Dyskryminacja i godność pracownika: Każda forma oceny, a tym bardziej jej publikacja, nie może prowadzić do dyskryminacji ani naruszania innych praw pracownika.

Rekomendacje Społeczności Pasjonatów Kadr, Płac i HR

Ocena okresowa, która jest umiejętnie dobrana i prawidłowo przeprowadzona jest bardzo ważnym narzędziem do zarządzania ludźmi. Służy przede wszystkim udzielaniu pracownikom informacji zwrotnej na temat wykonywanej przez nich pracy. Kodeks pracy nie reguluje zasady ocen okresowych (jedynie służba cywilna ma to uregulowane w odrębnym rozporządzeniu), ale trzeba pamiętać o godności i dobrach osobistych pracowników oraz o zasadzie równego traktowania w zatrudnieniu. Skoro w firmie program ocen został uregulowany i spisany w regulaminie pracy i każdy pracownik jest oceniany według ustalonych kryteriów można uznać, iż zasada równego traktowania w zatrudnieniu jest zastosowana. Pozostaje więc kwestia godności i dóbr osobistych pracownika, o które powinien dbać pracodawca. Sąd Apelacyjny w Gdańsku (III APa 27/16): „Pracowniczą godność tworzy poczucie własnej wartości, oparte na opinii dobrego fachowca i sumiennego pracownika oraz na uznaniu zdolności, umiejętności i wkładu pracy pracownika przez jego przełożonych. Naruszeniem tak rozumianej godności pracowniczej są zaś zachowania pracodawcy polegające między innymi na słownej lub czynnej zniewadze, dopuszczaniu się czynów nieobyczajnych wobec pracownika, krzywdzących ocenach jego kwalifikacji, udzielaniu nieprawdziwych opinii o pracowniku, bezzasadnym wymierzaniu mu kar dyscyplinarnych, ujawnianiu bez zgody pracownika informacji objętych ochroną danych osobowych”. Mając na uwadze przytoczoną definicję upublicznienie wyników może być krzywdzące, szczególnie dla osób które zostały słabiej ocenione.

Pracodawca powinien selektywnie publikować informacje dotyczące oceny pracowników. Wyniki oceny pracownika oparte na indywidualnym osądzie pracodawcy nie mogą bezpośrednio lub pośrednio wpływać na motywację i jakość wykonywanych zadań przez pracownika oraz nie mogą być przetwarzane niezgodnie z zasadami RODO. Identyfikacja pracownika z negatywnym wynikiem indywidualnej oceny nie powinna być upubliczniona w firmie, natomiast pracodawca może wyróżnić pracownika, który osiągnął najlepszą ocenę. Ujawnienie pracowników z najsłabszą oceną nie powinno zostać podane do ogólnej wiadomości, aby nie zostało to odebrane jako dyskryminacja w rozumieniu art. 11(3) Kodeksu pracy. W oparciu o stanowisko UODO opublikowane 31 lipca 2020 r. “Pracodawca może wypracować system motywacyjny dla pracowników, aby zwiększyć ich wydajność i tym samym polepszyć jakość pracy. Nie powinno to się jednak odbywać kosztem innych osób. To oznacza, iż taki system nie powinien dawać możliwości identyfikacji pracowników z indywidualnymi ocenami. Pracodawca mógłby np. wyróżnić parę osób z najlepszymi wynikami, tak by jednocześnie nie doszło do ujawnienia kto uzyskał te najgorsze. Dlatego nie należy wywieszać wyników oceny pracowników w dostępnym dla wszystkich miejscu, pokazujących, który z nich najlepiej pracował, a który najgorzej sobie radził. Dokonywanie oceny pracy pracowników oraz jej weryfikacja jest zadaniem pracodawcy, a nie pozostałych pracowników.“

Oceny pracownicze definiowane są jako wyrażone w formie pisemnej lub ustnej poglądy wartościujące zachowania i postawy pracowników oraz efekty ich pracy. W związku z tym, celem oceny pracowników jest ocena ich kompetencji – fundamentalnych dla realizacji powierzanych zadań, a w konsekwencji rozwoju samej organizacji. Dlatego też oceny pracownicze stanowią zasadniczą rolę w budowaniu strategii zarządzania ludźmi w przedsiębiorstwach. Dzięki nim zarządzający mają możliwość zaprojektowania i wdrożenia spójnego systemu zarządzania kapitałem ludzkim, integrując tym samym poszczególne aspekty zarządzania pracownikami, w tym m.in.: rekrutacja, selekcja, analiza potrzeb szkoleniowych, a choćby kwestii związanych ze zwalnianiem pracowników. W kontekście przepisów Kodeksu pracy należy zwrócić szczególną uwagę na art. 11, który jasno wskazuje, iż pracodawca jest zobowiązany do poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracowników. W oparciu o niniejszy przepis, pracodawca upubliczniając dane pozyskane z ocen pracowniczych może narazić się na wykroczenie, z powodu braku poszanowania godności pracowników, których ogólna ocena została uznana za negatywną. Dodatkowo, należy zwrócić uwagę na aspekty, które są poddawane ocenie, tak by nie dopuścić się dyskryminacji pracowników (pośredniej lub bezpośredniej), której pracodawca ma de facto przeciwdziałać (zgodnie z art. 18 KP). Powyższe, dodatkowo umacnia artykuł 94 (9) KP, który mówi o obowiązku pracodawcy względem stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników.

Oceny okresowe – czy to narzędzie jest w ogóle potrzebne?

Ocena okresowa pozwala organizacji monitorować rozwój pracownika, daje wiedzę na temat wykorzystywania jego potencjału. Warto zastanowić się nad dostosowaniem kryteriów oceny do specyfiki organizacji, stojącymi przed nią celami i wyzwaniami jakie przynosi rynek. System powinien być żywy, tzn. zmieniać się wraz z firmą, ewoluować.

Spotkania oceniające bywają mordęgą dla kierowników, gdyż często brakuje im pomysłów na dalszy rozwój pracownika. Szefowie akceptują stan stabilny, zauważają i reagują na wpadki i deficyty, ale spojrzenie w przyszłość bywa bardzo trudne. Stąd wiele firm decyduje się korzystać w tym obszarze z gotowych rozwiązań.

W tym celu wdraża się mapy kompetencji i oparte o nie profile dotyczące poszczególnych stanowisk. Podejście systemowe podpowiada, iż musi być to wykonane dla wszystkich, co wymaga wiele wysiłku i czasu, choć jest niewątpliwie wyzwaniem dla działu HR.

Sprawdź, jak Eduwersum® dla biznesu może wesprzeć Twoją firmę w identyfikacji talentów, badaniu kompetencji oraz wdrożeniu dopasowanych i skutecznych ocen pracowniczych.