Czym jest prokura i kto ustanawia prokurenta?

Oddając w jak najbardziej syntetyczny sposób organizację struktury wewnętrznej spółek kapitałowych, wskazać należy na pewien dualizm, wyrażający się w wyodrębnieniu organów o charakterze menadżerskim (zarząd spółki) oraz tych o charakterze właścicielskim (zgromadzenie wspólników). Celem zapewnienia efektywnego funkcjonowania spółki poprzez rozszerzenie podmiotów uprawnionych do jej reprezentacji, spółki decydują się na udzielenie prokury – co powoduje powołanie w spółce prokurenta. Czyli osoby, która jest na mocy udzielonej jej prokury uprawniona do reprezentacji spółki. Prokura może być także udzielona przez przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze.

Kancelaria Prawna Piotra Kłodzińskiego na co dzień zajmuje się obsługą prawną spółek i firm z Warszawy – w razie potrzeby chętnie pomożemy, także w powołaniu prokurenta i uzyskaniu wpisu do adekwatnego rejestru.

W dalszej części niniejszego artykułu przeczytasz:

• Czym jest prokura?
• Prokura a pełnomocnictwo – zakres prokury
• Kto może być prokurentem?
• Rodzaje prokury
• Kto ustanawia prokurenta?
• Wpis do KRS
• Ile kosztuje ustanowienia prokurenta?
• Wygaśnięcie i odwołanie prokury

Czym jest prokura?

Prokura stanowi szczególny rodzaj pełnomocnictwa, w piśmiennictwie wskazuje na swoistość jej ukształtowania w kontekście przystosowania tegoż pełnomocnictwa do specyfiki działalności gospodarczej.

Najogólniej, prokura to pełnomocnictwo udzielane przez przedsiębiorcę podlegającemu wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru Krajowego Rejestru Sądowego – jak ma to miejsce w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Instytucja prokury swymi korzeniami sięga dwudziestolecia międzywojennego, kiedy to pierwotnie została uregulowana w Kodeksie handlowym z 1934 roku. Co ciekawe, przepisy odnoszące się w swej materii do prokury – mimo uchylenia samej ustawy – obowiązywały aż do wejścia w życie nowelizacji kodeksu cywilnego z 14.02.2003 roku. Z uwagi na swój rodowód prokura określana bywa również jako „pełnomocnictwo handlowe”.

Obecnie instytucja prokury regulowana jest przepisami mieszczącymi się w dziale VI „Przedstawicielstwo”, rozdział III „Prokura” Kodeksu cywilnego (dalej: kc). Z uwagi na szeroki katalog form organizacyjno-prawnych prowadzenia działalności gospodarczej oraz odrębności w sferze struktury wewnętrznej poszczególnych jednostek organizacyjnych, celem poprawnego udzielenia prokury należy uwzględnić – w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, będącej przedmiotem niniejszego artykułu – regulacje Kodeksu spółek handlowych (dalej: ksh), określające, jaki organ jest kompetentny do udzielenia prokury czy jej odwołania. Obsługa prawna firm Warszawa to tylko jedna z dziedzin prawa jakim zajmuje się nasza Kancelaria Prawna.

Prokurent a pełnomocnik – zakres prokury

Jak wskazano powyżej, z uwagi na swoisty charakter prokury, do prokury stosuje się odpowiednio przepisy prawne dotyczące pełnomocnictwa, z zastrzeżeniem jednak, iż zastosowania nie znajdzie regulacja dotycząca obowiązku udzielenia pełnomocnictwa w formie szczególnej o ile do ważności czynności prawnej potrzebna jest forma szczególna (art. 99 § 1 k.c.), bowiem prokura pod rygorem nieważności udzielana jest na piśmie. Często stosowana jest także forma notarialna.

Zakres prokury wynika z przepisów. Obejmuje ona czynności sądowe oraz pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.

Warto podkreślić powiązanie funkcjonalne podejmowanych przez reprezentanta przedsiębiorcy działań z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a więc prokura daje mu umocowanie do podejmowania wszelkich czynności zmierzających do podtrzymania działalności gospodarczej. Uwaga ta jest o tyle istotna, iż kodeks cywilny w pewien sposób limituje te niewątpliwie szerokie umocowanie, poprzez enumeratywne wskazanie czynności, które nie wchodzą w zakres prokury i do których to skutecznego prawnie dokonania wymagane jest udzielenie pełnomocnictwa szczególnego.

Ustanowienie negatywnych granic prokury opiera się na wskazaniu czynności, które w swe istocie wprost bądź pośrednio prowadzą do wyzbycia się przedsiębiorstwa, uniemożliwienia korzystania z niego czy też ograniczenia lub faktycznego uniemożliwienia działalności przy wykorzystaniu przedsiębiorstwa.

Ważne! Wedle art. 1093 k.c. wymóg udzielenia pełnomocnictwa szczególnego dotyczy następujących czynności:

• dokonania czynności prawnej, na podstawie której następuje oddanie go do czasowego korzystania,
• zbywania i obciążania nieruchomości.

W przypadku dokonania przez reprezentanta przedsiębiorcy wyżej wymienionych czynności bez uprzedniego udzielenia pełnomocnictwa szczególnego, czynność taka dotknięta będzie sankcją bezskuteczności zawieszonej (art. 103 k.c.) bądź sankcją nieważności (art. 104 k.c.).

Szeroki zakres prokury dodatkowo potwierdza praktyka orzecznicza sądów administracyjnych w sprawach podatkowych. Powyższe uwidacznia się na tle udzielania pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji podatkowej. Warto wskazać, iż Ordynacja podatkowa (dalej o.p.) pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowej traktuje jako szczególny rodzaj pełnomocnictwa, który składa się organowi podatkowemu adekwatnemu w sprawach podatku, którego dana deklaracja dotyczy (art. 80a § 2 o.p.).

Mimo iż do rzeczonego pełnomocnictwa stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym, z uwagi na fakt, iż powołany art. 80a o.p. ma charakter szczególny względem art. 138d o.p. regulującego pełnomocnictwo ogólne do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz innych sprawach należących do adekwatności organów podatkowych – zgodnie z dyrektywą interpretacyjną przepis szczególny uchyla przepis ogólny (łac. lex specialis derogat legi generali) – pełnomocnictwo ogólne nie uprawnia do podpisywania deklaracji podatkowych. Jak wskazuje judykatura – unormowanie te nie dotyczy jednak prokurentów. Ustanowienie prokury wyłącza konieczność udzielenia prokurentowi pełnomocnictwa ogólnego w sprawach podatkowych, a choćby pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji podatkowych, a zatem prokura obejmuje zarówno pełnomocnictwo ogólne do działania we wszystkich sprawach podatkowych, jak i pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowej.

Orzeczenie:
„Nie sposób uznać za zasadne stanowiska, iż prokurent nie ma uprawnienia do działania w postępowaniu zainicjowanym wnioskiem o nadpłatę i do podpisania korekty deklaracji, bez okazania szczególnego pełnomocnictwa w tym zakresie. Umocowanie takie wynika z istoty prokury i nie wymaga, by pełnomocnik taki musiał legitymować się dodatkowo pełnomocnictwem udzielonym w trybie art. 80a o.p.”
Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z dnia 20 lutego 2018 roku, sygnatura akt I SA/Lu 1047/17

Ważne! Co do zasady, prokura nie może zostać ograniczona ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich. Zgodnie z art. 1091 § 2 k.c., nie można ograniczyć prokury ze skutkiem wobec osób trzecich, chyba iż przepis szczególny1 stanowi inaczej.

Ograniczenia są skuteczne wyłącznie w relacji mocodawca-prokurent i mogą prowadzić do odpowiedzialności odszkodowawczej prokurenta, jednak czynności dokonane przez niego w imieniu mocodawcy pozostają ważne.

Przepisem szczególnym, ograniczającym prokurę wobec osób trzecich, jest przepis regulujący instytucję prokurę oddziałową (art. 1095 k.c.). Prokura oddziałowa jest pełnomocnictwem, które obejmuje umocowanie do zakresu spraw wpisanych do rejestru oddziału. Rzeczona konstrukcja prawna zastosowanie znajdzie szczególnie w odniesieniu do działalności gospodarczej o znacznych rozmiarach, gdzie występuje rozbudowana struktura, wyodrębniająca wewnętrzne jednostki organizacyjne.

Co ciekawe, analogiczną regulację możemy odnaleźć w art. 204 § 2 k.s.h., gdzie wyrażono zakaz ograniczania prawa członka zarządu do reprezentacji spółki ze skutkiem prawnym wobec osób trzecich.

Kto może być prokurentem?

Podstawowy wymóg względem prokurenta ustawodawca stawia w kontekście przymiotu umiejętności czynności prawnych (przymiot ten polega gradacji – wyróżnia się pełną zdolność do czynności prawnych, ograniczoną zdolność do czynności prawnych oraz brak umiejętności czynności prawnych)2. Prokurentem może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Na tym tle możemy zaobserwować istotną odrębność między pełnomocnictwem, gdzie przedstawicielowi nie stawia się wymogu posiadania pełnej umiejętności czynności prawnych.

Pełną zdolność do czynności prawnych nabywa się z chwilą uzyskania pełnoletności, zaś pod pojęciem ograniczonej umiejętności czynności prawnej należy rozumieć małoletnich, którzy ukończyli lat trzynaście oraz osoby ubezwłasnowolnione częściowo.

Warto jednocześnie wskazać na pewne ograniczenia podmiotowe w stosunku do prokurentów, przepisy ogólne k.s.h wprowadzają zakaz piastowania funkcji prokurenta przez osoby skazane prawomocnym wyrokiem za określone przestępstwa gospodarcze. Co więcej, przepisy szczególne odnoszące się do spółki z o. o. wprowadzają zakaz łączenia funkcji członka rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej z funkcją prokurenta (art. 214 § 1 k.s.h.).

Kto powołuje prokurenta?

W spółkach kapitałowych, do których należy spółka z ograniczona odpowiedzialnością, powołanie prokurenta przebiega w sposób dwuetapowy. Wyraźnego rozróżnienia wymaga ustanowienie prokury od udzielenia prokury.

Ustanowienie prokury

Zgodnie z art. 208 § 6 k.s.h. powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu. Powyższa zgoda przybiera formę powzięcia uchwały zarządu. Przepis ten ma charakter dyspozytywny (względnie wiążący), co oznacza, iż umowa spółki może przewidywać odmienne regulacje w zakresie sposobu ustanowienia prokury.

Udzielenie prokury

Następnym krokiem po ustanowieniu prokury poprzez powzięcie uchwały zarządu, jest udzielenie prokury. Udzielenie prokury zgodnie z wcześniej już powodowanymi przepisami kodeksu cywilnego winno zostać sporządzone na piśmie. Niedochowanie rzeczonej formy powoduje nieważność czynności prawnej. Pisemne udzielenie prokury powinno zostać opatrzone podpisami stosownie do przyjętych w spółce zasad reprezentacji.

Z nieco odmienna sytuacja mamy do czynienia w przypadku spółki z o. o. z jednoosobowym zarządem. Wobec tak kształtowanej wewnętrznej struktury organizacyjnej, co do zasady3, rozróżnienie etapu ustanowienia oraz udzielenia prokury nie ma znaczenia, bowiem zachodzi tożsamość podmiotowa w zakresie osób władnych do powzięcia tych czynności.

Należy jednak wskazać, iż umowa spółki w przypadku zarządu jednoosobowego może przewidywać dodatkowe wymogi w postaci udziału wspólników w procedurze powołania prokurenta, na gruncie takich postanowień umownych aktualizuje się dwufazowość powołania prokurenta.

Rodzaje prokury

Ze względu na kryterium liczby osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorcy oraz konieczności ich współdziałania przy wykonywaniu tejże reprezentacji, możemy mieć do czynienia z prokurą samoistną (jednoosobową lub oddzielną) oraz prokurą łączną.

W kontekście rozróżnienia prokury samoistnej oraz łącznej w orzecznictwie wskazuje się na domniemanie reprezentacji wynikające z podpisu złożonego przez prokurenta.

Orzeczenie:
„Z mocy art. 1091 k.c. prokura upoważnia do wszystkich czynności sądowych i poza sądowych jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa poza wyjątkami wyraźnie wskazanymi w art. 1093 k.c. Prokura może być udzielona kilku osobom łącznie lub oddzielnie (art. 1094 k.c.). Zatem podpis prokurenta pod umową rodzi domniemanie, iż był upoważniony do tej czynności jako prokurent oddzielny, a podpis dwóch prokurentów każe domniemywać, iż udzielono im prokury łącznej.”
Wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 5 października 2018 roku, sygnatura akt I ACa 1646/17

Prokura łączna może przybrać następujące konfiguracje:

• umocowanie do współdziałania z innym prokurentem,
• umocowanie do współdziałania z innym prokurentem lub członkiem organu zarządzającego (prokura mieszana) oraz
• umocowanie do współdziałania wyłącznie z członkiem organu zarządzającego (prokura łączna niewłaściwa).

Prokura łączna niewłaściwa została wprowadzona do porządku prawnego mocą nowelizacji, która weszła w życie z dniem 1 stycznia 2017 roku. Do tego czasu taki sposób reprezentacji stanowił oś sporu tak doktrynie jak i judykaturze, na tle tych niejasności powiększony skład Sądu Najwyższego pochylił się nad zagadnieniem prawnym dopuszczalności wpisu do rejestru prokury łącznej niewłaściwej. Co ciekawe, uchwałą w składzie siedmiu sędziów, mającej walor zasady prawnej, Sąd Najwyższy wówczas stwierdził, iż niedopuszczalny jest wpis do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym jednego prokurenta z zastrzeżeniem, iż może on działać tylko łącznie z członkiem zarządu. Z uwagi na ugruntowaną praktykę sądów rejestrowych, które to dokonywały rejestracji prokury łącznej niewłaściwej, ustawodawca zdecydował się na dodanie art. 1094 § 11 k.c. Wskazana uchwała ma już jedynie znaczenie historyczne, bowiem jako uzasadnienie prawne takiego stanowiska wskazano brak uregulowania prokury łącznej niewłaściwej na poziomie ustawowym, co jednak po wejściu w życie powołanej nowelizacji kodeksu cywilnego uległo dezaktualizacji.

Należy także wskazać, iż prokura łączna i sprzężony z nią obowiązek współdziałania dotyczy reprezentacji czynnej – składania oświadczeń woli w imieniu i na rzecz mocodawcy. Natomiast kwestia reprezentacji biernej (przyjmowanie oświadczeń woli) w przypadku prokury łącznej regulowana jest przez przepis prawa w myśl, którego kierowane do przedsiębiorcy oświadczenia lub doręczenia pism mogą być dokonywane wobec jednej z osób, którym udzielono prokury. A zatem mimo istnienia obowiązku współdziałania reprezentantów przedsiębiorcy (prokura łączna), w sytuacji gdy Jak wskazuje się w doktrynie art. 1094 § 2 k.c. wydaje się mieć charakter bezwzględnie obowiązujący wobec czego wszelkie odmienne postanowienia traktowane są jako nieważne.

Wpis do KRS

We względu na szczególny rodzaj pełnomocnictwa, jakim jest prokura, prawodawca ustanowił wymóg zgłoszenia udzielenia oraz wygaśnięcia prokury do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgłoszenie takie winno być dokonane w ciągu 7 dni od ustanowienia prokurenta, na formularzu KRS-Z3, do którego powinien zostać załączony wypełniony formularz KRS-ZL. Wniosek należy kierować do adekwatnego dla siedziby spółki sądu rejestrowego, wyłącznie drogą elektroniczną. Należy również wskazać, iż stosownie do dyspozycji art. 19a § 5 ustawy KRS do wniosku o wpisanie prokurenta należy dołączyć oświadczenie tej osoby obejmujące zgodę na jej powołanie oraz jej adres do doręczeń.

Warto także podkreślić, iż mimo istnienia ustawowego obowiązku ujawnienia okoliczności powołania prokurenta w stosownym rejestrze, wpis ten ma jedynie charakter deklaratoryjny – potwierdzający istniejący już stan faktyczny, bowiem prokurent może skutecznie pełnić swą funkcję już z chwilą powołania go przez zarząd spółki.

Orzeczenie:
„Prokura jest ważna, mimo iż nie została wpisana do rejestru sądowego. Wpis do rejestru ma jednak istotne znaczenie z punktu widzenia pewności i bezpieczeństwa obrotu prawnego i to z dwóch powodów. Po pierwsze, łączy się z nim domniemanie ważności udzielenia prokury, wynikające z art. 17 ust. 1 ustawy o KRS. Po drugie, prokurent uzyskuje możliwość skutecznego wylegitymowania się odpisem lub wyciągiem z rejestru sądowego. Dotyczy to zarówno udziału prokurenta w obrocie gospodarczym, jak i w postępowaniu przed sądem, prokurent powinien bowiem przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy odpis lub wyciąg z rejestru sądowego, który zastępuje wymagane od pełnomocnika – zgodnie z art. 89 § 1 k.p.c. – pełnomocnictwo procesowe.”
Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 20 października 2005 roku, sygnatura akt II CK 120/05

Ile kosztuje ustanowienia prokurenta?

Ze wskazanym obowiązkiem zgłoszenia do rejestru okoliczności udzielenia (i wygaśnięcia) prokury powiązane są opłaty rejestrowe. Opłaty, które musi uiścić spółka (a ściślej mówiąc osoby uprawnione do jej reprezentowania lub zarząd spółki) przy składaniu wniosku o wpis do KRS to kwota 250 zł tytułem opłaty sądowej oraz kwota 100 zł za ogłoszenie informacji w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Wygaśnięcie prokury

Wedle Kodeksu cywilnego prokura wygasa wskutek: 1) wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru (w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będzie to wykreślenie z Krajowego Rejestru Sądowego), 2) ogłoszenia upadłości, 3) otwarcia likwidacji, 4) przekształcenia przedsiębiorcy, 5) ustanowienia kuratora4, 6) śmierci prokurenta.

4W myśl art. 42 k.c. sąd ustanawia kuratora osoby prawnej w sytuacji, gdy nie może być reprezentowana lub prowadzić swoich spraw ze względu na brak organu albo brak w składzie organu uprawnionego do jej reprezentowania. Kurator podlega nadzorowi sądu, który go ustanowił, jego zadaniem jest reprezentowanie osoby prawnej oraz sprowadzenie jej spraw w granicach zakreślonych zaświadczeniem powołującego go sądu do czasu powołania albo uzupełnienia składu organu albo ustanowienia likwidatora. Z uwagi na zakres uprawnień kuratora, które to są tożsame z uprawnieniami pełnomocnika spółki (prokurenta), prokura ulega wygaśnięciu. W okresie kurateli prokura nie może zostać ustanowiona.

Warto również wskazać stany faktyczne, z których ziszczeniem się Kodeks cywilny nie łączy wygaśnięcia prokury. Po pierwsze, jest to śmierć mocodawcy. Po drugie, utrata przez mocodawcę umiejętności czynności prawnych.

Orzeczenie:
„Zgodnie z art. 1091 § 1 k.c. prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. W myśl zaś art. 1097 § 2 k.c. prokura wygasa wskutek wykreślenia przedsiębiorcy z rejestru, a także ogłoszenia upadłości, otwarcia likwidacji oraz przekształcenia przedsiębiorcy. Prokura wygasa ze śmiercią prokurenta (§ 3). Śmierć przedsiębiorcy ani utrata przez niego umiejętności czynności prawnych nie powoduje wygaśnięcia prokury (§ 4). Powołany przepis wskazuje wprost pięć przypadków wygaśnięcia prokury oraz dwa stany faktyczne, gdy prokura nie wygasa. Jest to śmierć przedsiębiorcy i utrata przez niego umiejętności czynności prawnych. Tak więc, utrata przez Spółkę zarządu nie powoduje wygaśnięcia prokury. Prokurent jest bowiem z mocy ustawy uprawniony do reprezentowania Spółki w sprawach sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa.”
Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 29 listopada 2019 roku, sygnatura akt I GSK 257/17

Orzeczenie:
„Przepisy prawa nie wyłączają możliwości wykonywania przez skutecznie ustanowionego prokurenta samoistnego jego uprawnień w zakresie reprezentacji mocodawcy będącego osobą prawną, w okresie gdy udzielający prokury nie posiada zarządu.”
Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego z dnia 7 lutego 2017 roku, sygnatura akt I SA/Kr 1173/17

W kwestii odwołania prokury, przepisy kodeksu cywilnego stanowią, iż prokura może być odwołana w każdym czasie. Natomiast doprecyzowanie procedury odwołania prokurenta określają przepisy kodeksu spółek handlowych, zgodnie z art. 208 § 7 prokurenta może odwołać każdy członek zarządu – w przeciwieństwie do powołania prokurenta, gdzie wymagana jest zgoda wszystkich członków zarządu.

Piotr Kłodziński –Cennik Obsługi Prawnej Firm Warszawa