Deregulacja w Prawie pocztowym

Kluczowe rozwiązania

Nowelizacja wprowadza następujące zmiany w Prawie pocztowym:

1. Skrócenie okresu przechowywania przesyłek niedoręczalnych – termin, po którym zawartość przesyłki może ulec zniszczeniu, zostaje skrócony z 12 do 6 miesięcy od dnia jej otwarcia.
2. Wprowadzenie progu przychodowego dla sprawozdawczości – obowiązek składania rocznego sprawozdania do Prezesa UKE będzie dotyczył wyłącznie operatorów, których roczne przychody z działalności pocztowej w poprzednim roku wyniosły co najmniej 400 000 zł.
3. Wprowadzenie oświadczeń zamiast sprawozdań:

1. Obowiązkowa forma elektroniczna – zarówno sprawozdania, jak i nowe oświadczenia, będą składane wyłącznie w formie elektronicznej.
2. Ustalenie jednolitego terminu – wszystkie sprawozdania i oświadczenia trzeba będzie złożyć do 31 marca każdego roku.
3. Redukcja zbieranych danych – ze sprawozdań usunięto obowiązek podawania informacji m.in. o formie prawnej i danych teleadresowych operatora oraz o aktualnym wykazie adresów placówek pocztowych i agentów pocztowych.

Geneza i główne cele zmian

Projekt nowelizacji zrodził się w odpowiedzi na problemy zgłaszane przez stronę społeczną w ramach prac Rządowego Zespołu ds. Deregulacji. Zidentyfikowano dwie najważniejsze bariery obciążające operatorów pocztowych.

Pierwszą była nadmiernie rozbudowana sprawozdawczość dla Prezesa UKE. Obowiązki te, ze względu na ilość wymaganych danych, dotykały nieproporcjonalnie mocno mikro- i małych przedsiębiorców. Co więcej, obowiązek ten dotyczył również podmiotów wpisanych do rejestru, które w danym roku w ogóle nie świadczyły usług pocztowych. Dodatkowym utrudnieniem była obowiązująca, przestarzała papierowa forma składania sprawozdań.

Drugim zgłoszonym problemem były wysokie koszty ponoszone przez operatorów w związku z obowiązkiem magazynowania przesyłek niedoręczalnych przez okres aż 12 miesięcy.

W związku z tym, celem nowelizacji ustawy z 23.11.2012 r. – Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 336; dalej: PrPoczt) jest:

1. Uproszczenie sprawozdawczości – ma to nastąpić poprzez rezygnację z nadmiarowych danych, wyłączenie z obowiązku mikro- i małych operatorów (poniżej określonego progu przychodów) oraz podmiotów nieaktywnych, a także całkowitą cyfryzację procesu poprzez wprowadzenie elektronicznej formy sprawozdań. Szacuje się, iż zniesie to obowiązek sporządzania sprawozdań dla około 80% podmiotów wpisanych do rejestru.
2. Optymalizację kosztów – cel ten zostanie osiągnięty przez skrócenie terminu przechowywania niedoręczalnych przesyłek z 12 do 6 miesięcy, co ma realnie zmniejszyć obciążenia finansowe operatorów.

Ulga w kosztach magazynowania

Najbardziej odczuwalną dla operatorów zmianą kosztową jest nowelizacja art. 33 ust. 9 pkt. 2 PrPoczt. Dotychczasowy przepis nakazywał przechowywanie zawartości niedoręczalnych przesyłek przez 12 miesięcy, zanim mogły zostać zniszczone. Nowy przepis skraca ten okres do 6 miesięcy.

Jak wskazano w uzasadnieniu, termin 12 miesięcy generował po stronie operatorów nieuzasadnione koszty operacyjne. Projektodawca uspokaja jednocześnie, iż zmiana ta nie ograniczy praw konsumentów. Zgodnie z danymi Poczty Polskiej za 2024 r., zdecydowana większość procesów reklamacyjnych kończy się w ciągu pół roku – dotyczy to 86,8% przesyłek krajowych i aż 99,7% przesyłek zagranicznych. Niezależnie od tego, prawo do odszkodowania z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi (określone w art. 88 PrPoczt) pozostaje nienaruszone.

Do przesyłek otwartych przed dniem wejścia w życie ustawy (tj. przed 1.11.2025 r.) stosuje się przepisy dotychczasowe. Oznacza to, iż będą one przechowywane na starych zasadach, czyli przez 12 miesięcy, co ma zapewnić ochronę praw nadawców i adresatów.

Rewolucja w sprawozdawczości do Prezesa UKE

Drugi filar reformy to zmiana art. 43 PrPoczt, regulującego obowiązki sprawozdawcze.

Po pierwsze, obowiązek corocznego sprawozdania będzie dotyczył tylko tych operatorów, których roczne przychody z działalności pocztowej przekroczyły w poprzednim roku 400 000 zł.

Po drugie, operatorzy, którzy w danym roku nie prowadzili działalności pocztowej, oraz ci, którzy nie osiągnęli progu 400 tys. zł, będą musieli złożyć jedynie proste oświadczenie o tym fakcie. To ogromna zmiana w stosunku do obecnego stanu, który wymuszał sprawozdawczość choćby na nieaktywnych podmiotach.

Po trzecie, obowiązująca dotychczas forma papierowa zostaje zastąpiona obligatoryjną formą elektroniczną dla wszystkich sprawozdań i oświadczeń. Ten sam przepis ujednolica termin składania dokumentów na 31 marca każdego roku.

Po czwarte, zredukowano zakres wymaganych danych. Uchylono m.in. obowiązek informowania o formie prawnej i danych teleadresowych oraz obowiązek przedstawiania wykazu placówek pocztowych.

Przepisy te, zgodnie z art. 3 ustawy nowelizującej, będą miały zastosowanie po raz pierwszy do obowiązku informacyjnego za rok 2025, realizowanego do 31.3.2026 r.

Korzyści dla przedsiębiorców i administracji

Podpisana ustawa to realne ułatwienie w prowadzeniu działalności gospodarczej. Zgodnie z szacunkami opartymi na danych Prezesa UKE za 2024 r., z obowiązku sporządzania sprawozdań zwolnionych zostanie około 80% podmiotów wpisanych do rejestru operatorów pocztowych. Jest to więc ogromna ulga, szczególnie dla mikro- i małych przedsiębiorców.

Dla wszystkich operatorów, w tym tych największych, skrócenie okresu magazynowania przesyłek przełoży się na bezpośrednie, wymierne oszczędności kosztów operacyjnych. Z kolei dla administracji (Prezesa UKE) obowiązkowa forma elektroniczna i redukcja zbędnych danych usprawnią procesy gromadzenia i przetwarzania informacji o rynku.

Terminy wejścia w życie i przepisy przejściowe

Nowelizacja weszła w życie 1.11.2025 r. Taki termin vacatio legis ma pozwolić operatorom pocztowym na wdrożenie zmian, w szczególności na dostosowanie regulaminów świadczenia usług i umów w związku ze skróceniem terminu przechowywania przesyłek, a także na przeprowadzenie akcji informacyjnej dla klientów.