Dodatkowe przerwy w pracy zgodnie z faktyczną liczbą przepracowanych godzin

Od 26 kwietnia 2023 r. pracownicy mają prawo do dodatkowych, co najmniej 15-minutowych przerw, wliczanych do czasu pracy. Dotychczas każda osoba, której dobowy wymiar czasu pracy wynosił co najmniej 6 godzin, mogła skorzystać z jednego kwadransa odpoczynku. Po zmianach, dodatkowe, minimum 15-minutowe przerwy są dostępne dla pracowników, których dobowy wymiar czasu pracy jest dłuższy niż odpowiednio 9 i 16 godzin.

Zmiany te wynikają z implementacji do Kodeksu pracy unijnej dyrektywy, tzw. work–life balance. Jednym z jej założeń jest zapewnienie pracownikom bardziej elastycznych i komfortowych warunków pracy, które pozwolą na ich lepszą regenerację i ułatwią łączenie pracy z życiem prywatnym.

Stanowisko Głównego Inspektora Pracy

Ze względu na pojawiające się wątpliwości, czy wymienione przedziały czasu pracy powinny być uwzględniane według rozkładu czasu pracy (harmonogramu) w danym okresie, czy też zgodnie z faktycznie przepracowanymi godzinami w konkretnym dniu, swoje stanowisko przedstawił Główny Inspektor Pracy.

Zaznaczył on, iż przy ustalaniu prawa do dodatkowych przerw w pracy należy brać pod uwagę faktyczne godziny przepracowane przez konkretnego pracownika, uwzględniając w szczególności ewentualne godziny nadliczbowe. Dotyczy to zarówno pracowników zatrudnionych w systemie podstawowym (8 godzin na dobę), jak i innych systemach czasu pracy. Dodatkowe przerwy w pracy przysługują więc na takich samych zasadach również pracownikom zatrudnionym w systemie zadaniowym (w którym pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonowania czasu pracy), a choćby w systemie przerywanego czasu pracy, który przewiduje przerwę niewliczaną do czasu pracy.

Znajdą one zastosowanie również u pracowników zatrudnionych na część etatu, jeżeli tylko ich dobowy czas pracy danego dnia przekroczy liczbę godzin uprawniających do przerwy. Na przykład z uwagi na pracę w godzinach ponadwymiarowych, które nie stanowią jeszcze pracy w nadgodzinach.

Warto wspomnieć, iż zasad dotyczących dodatkowych przerw w pracy nie modyfikują przepisy o pracy zdalnej. Tym samym pracownik zdalny posiada takie samo prawo do przerw, jak osoba wykonująca swoje zadania w zakładzie pracy – jeżeli tylko jego dzienny czas pracy realnie przekracza odpowiednio 6, 9 lub 16 godzin.

Dodatkowe przerwy w pracy w praktyce

Stanowisko Głównego Inspektora Pracy jest szczególnie istotne w przypadku pojawiających się dobowych nadgodzin. jeżeli pracownik, którego normalny wymiar czasu pracy wynosi 8 godzin, danego dnia przepracuje dodatkowo 3 nadgodziny – nabędzie prawo do dwóch, co najmniej 15-minutowych, kodeksowych przerw.

W odwrotnej sytuacji pracownik, który z uwagi na wybranie kilku godzin opieki nad dzieckiem czy wcześniejszego wyjścia z pracy w celu załatwienia spraw osobistych itp., pracuje krócej niż 6 godzin danego dnia – nie nabywa prawa do żadnej z kodeksowych przerw.

Podobnie w sytuacji, w której pracownik rekompensujący pracę w godzinach nadliczbowych czasem wolnym innego dnia, rozpoczyna pracę 3 godziny później i pracuje tego dnia jedynie 5 godzin. On również nie nabywa prawa do pierwszej ani kolejnych 15-minutowych przerw.

Jak widać, ustalanie z góry, w harmonogramie pracy na dany tydzień, liczby i czasu przerw poszczególnych pracowników może okazać się trudne. Dopiero w trakcie tygodnia może się okazać, iż pracownik nie nabędzie do nich prawa (z uwagi na okoliczności, które skrócą jego dzień pracy) albo uzyska prawo do dodatkowej przerwy w pracy (poprzez nadgodziny, których pojawienie się i wymiar nie zawsze można przewidzieć).

Pracodawcy mogą wdrożyć własne rozwiązania w zakresie przerw od pracy

Warto pamiętać, iż niezależnie od kodeksowych zasad udzielania przerw, pracodawca może zapewnić pracownikom korzystniejsze rozwiązania. Mogą to być przerwy dłuższe niż 15 minut w pracy wliczane do czasu pracy lub przyznanie dodatkowych przerw w pracy niezależnie od liczby godzin przepracowanych danego dnia.

Ważne jednak, by takie rozwiązania były wdrażane z zachowaniem zasady równego traktowania oraz nie dyskryminowały żadnych członków zespołu. W praktyce oznacza to w szczególności, by prawo do przerw i ich długości nie różnicowało w sposób nieuzasadniony poszczególnych pracowników, jeżeli ich sytuacja, a zwłaszcza charakter i warunki pracy, są do siebie zbliżone.

Co istotne, gwarancje kodeksowe dotyczą jedynie osób wykonujących pracę w ramach pracowniczych form zatrudnienia. Nie chronią więc współpracowników zatrudnionych w oparciu o umowy cywilnoprawne. Tutaj – z uwagi na odmienny charakter relacji stron i ich wzajemnej odpowiedzialności – kwestie te powinny być odpowiednio dostosowane do specyfiki danego przypadku.

Uwaga na kary za brak dodatkowych przerw w pracy

.Przestrzeganie kodeksowego minimum przerw jest istotne z punktu widzenia każdego pracodawcy. Nie tylko ze względu na umożliwienie regeneracji pracownikom. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, naruszenie przepisów o czasie pracy (w tym o przysługujących pracownikom przerwach) stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone karą grzywny od 1 tys. do 30 tys. złotych. Kary finansowe nakładane są jedynie w razie zawinionego zaniedbania pracodawcy. Oznacza to, iż jednorazowe, omyłkowe nieudzielenie pracownikowi przerwy – zwłaszcza biorąc pod uwagę pojawiające się wątpliwości co do zasad stosowania nowych dodatkowych przerw w pracy – nie powinno więc spotkać się od razu z najostrzejszą reakcją ze strony inspektora PIP