Dokumentacja pracownicza a obowiązki pracodawcy

Obowiązki pracodawcy a przepisy prawa pracy

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku — Kodeks pracy reguluje katalog obowiązków, jakie spoczywają na pracodawcy. Wśród obowiązków należy wyróżnić:

• zaznajamianie pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami;
• informowanie pracowników o warunkach ich zatrudnienia;
• organizowanie pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również dbanie o to, by pracownicy, przy wykorzystaniu swoich uzdolnień i kwalifikacji, osiągali wysoką wydajność i należytą jakość pracy;
• organizowanie pracy w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie;
• przeciwdziałanie dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony/nieokreślony albo w pełnym/niepełnym wymiarze czasu pracy;
• zapewnianie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz systematyczne prowadzenie szkoleń dla pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia;
• ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
• stwarzanie pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły zawodowej lub szkoły wyższej warunków sprzyjających przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy;
• zaspokajanie, w miarę posiadanych środków, socjalnych potrzeb pracowników;
• stosowanie obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy;
• prowadzenie i przechowywanie, w postaci papierowej lub elektronicznej, dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacja pracownicza);
• przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba iż odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
• wpływanie na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego;
• udostępnianie pracownikom, w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy, tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu lub zapewnienie pracownikom dostępu do tych przepisów;
• informowanie pracowników o:
  • możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy;
  • możliwości awansu;
  • wolnych stanowiskach pracy.

  Dokumentacja pracownicza

  Dokumentację pracowniczą stanowią nie tylko akta osobowe pracowników, ale również m.in.:

  • dokumenty stanowiące ewidencję czasu pracy;
  • wnioski urlopowe;
  • paski wypłaconego wynagrodzenia;
  • skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie.

  Kontynuacja prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy

  Obowiązkiem pracodawcy jest kontynuowanie prowadzenia dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba iż odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

  Przekazanie pracownikowi informacji o dokumentacji pracowniczej w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy

  W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  • okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
  • możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
  • zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.

  A jeżeli chcesz wiedzieć, czym jest świadectwo pracy, to przeczytaj ten artykuł.

  Zniszczenie dokumentacji pracowniczej

  Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej, czyli w czasie możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej.

  WAŻNE — w przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przez pracownika pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.

  Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną

  Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą, tj. z papierowej na elektroniczną. Taka zmiana następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, który potwierdzi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

  Z kolei zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

  Obowiązek zawiadomienia o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej

  Pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, na przykład w formie regulaminu, o:

  • zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;
  • możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.

  WAŻNE — pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.

  W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:

  • dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;
  • wnukom przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
  • małżonkowi (wdowie i wdowcowi);
  • rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

  Wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej

  Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:

  • pracownika lub byłego pracownika;
  • w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika jego:
    • dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;
    • wnukom przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
    • małżonkowi (wdowie i wdowcowi);
    • rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.

    Należy pamiętać, iż taki wniosek musi zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej.

    Podsumowanie

    Rzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej oraz postępowanie w przypadku jej zniszczenia albo ponownego zatrudnienia pracownika wpisują się w obowiązki pracodawcy. Warto więc pamiętać, iż za nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres określony w przepisach prawa pracy czy też pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem pracodawcy grozi kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.