4 miesięcy temu
Obowiązki pracodawcy a przepisy prawa pracy
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku — Kodeks pracy reguluje katalog obowiązków, jakie spoczywają na pracodawcy. Wśród obowiązków należy wyróżnić:
- zaznajamianie pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami;
- informowanie pracowników o warunkach ich zatrudnienia;
- organizowanie pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również dbanie o to, by pracownicy, przy wykorzystaniu swoich uzdolnień i kwalifikacji, osiągali wysoką wydajność i należytą jakość pracy;
- organizowanie pracy w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie;
- przeciwdziałanie dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony/nieokreślony albo w pełnym/niepełnym wymiarze czasu pracy;
- zapewnianie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz systematyczne prowadzenie szkoleń dla pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
- terminowe i prawidłowe wypłacanie wynagrodzenia;
- ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych;
- stwarzanie pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły zawodowej lub szkoły wyższej warunków sprzyjających przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy;
- zaspokajanie, w miarę posiadanych środków, socjalnych potrzeb pracowników;
- stosowanie obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy;
- prowadzenie i przechowywanie, w postaci papierowej lub elektronicznej, dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacja pracownicza);
- przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba iż odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- wpływanie na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego;
- udostępnianie pracownikom, w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie zakładu pracy, tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu lub zapewnienie pracownikom dostępu do tych przepisów;
- informowanie pracowników o:
- możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy;
- możliwości awansu;
- wolnych stanowiskach pracy.
Dokumentacja pracownicza
Dokumentację pracowniczą stanowią nie tylko akta osobowe pracowników, ale również m.in.:
- dokumenty stanowiące ewidencję czasu pracy;
- wnioski urlopowe;
- paski wypłaconego wynagrodzenia;
- skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie.
Kontynuacja prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy
Obowiązkiem pracodawcy jest kontynuowanie prowadzenia dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba iż odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Przekazanie pracownikowi informacji o dokumentacji pracowniczej w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania.
A jeżeli chcesz wiedzieć, czym jest świadectwo pracy, to przeczytaj ten artykuł.
Zniszczenie dokumentacji pracowniczej
Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej, czyli w czasie możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej.
WAŻNE — w przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przez pracownika pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji.
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną
Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą, tj. z papierowej na elektroniczną. Taka zmiana następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, który potwierdzi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Z kolei zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Obowiązek zawiadomienia o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej oraz o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej
Pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, na przykład w formie regulaminu, o:
- zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania informacji.
WAŻNE — pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia.
W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika prawo odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej przysługuje następującym członkom rodziny:
- dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;
- wnukom przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
- małżonkowi (wdowie i wdowcowi);
- rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.
Wniosek o wydanie dokumentacji pracowniczej
Pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek:
- pracownika lub byłego pracownika;
- w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika jego:
- dzieciom własnym, dzieciom drugiego małżonka oraz dzieciom przysposobionym;
- wnukom przyjętym na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności, rodzeństwu i innym dzieciom, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka;
- małżonkowi (wdowie i wdowcowi);
- rodzicom, w tym ojczymowi i macosze oraz osobom przysposabiającym.
Należy pamiętać, iż taki wniosek musi zostać złożony w formie papierowej lub elektronicznej.
Podsumowanie
Rzetelne prowadzenie dokumentacji pracowniczej oraz postępowanie w przypadku jej zniszczenia albo ponownego zatrudnienia pracownika wpisują się w obowiązki pracodawcy. Warto więc pamiętać, iż za nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej przez okres określony w przepisach prawa pracy czy też pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem pracodawcy grozi kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
