Działalność nierejestrowana a rozliczenia podatkowe

Sprzedając niewiele, możesz prowadzić działalność nierejestrowana. Jednak podatki Cię nie ominą – sprawdź jak poprawnie wypełnić rozliczenia podatkowe.

Co stanowi działalność gospodarczą?

W 2018 roku weszła w życie ustawa – Prawo przedsiębiorców. W art. 5 wskazane zostało jaka działalność osoby fizycznej nie jest uznawana za działalność gospodarczą. Zgodnie ze wskazanym przepisem nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną:

• jeśli uzyskiwany przez nią przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 14 września 2023 r. w sprawie wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz wysokości minimalnej stawki godzinowej w 2024 r.,
• jeśli w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej albo ją prowadziła, ale przed 30 kwietnia 2017 r. działalność została wykreślona z ewidencji i od tego momentu nie była ponownie rejestrowana.

Ważne!

Uregulowania art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców nie mają zastosowania do działalności wykonywanej w ramach umowy spółki cywilnej a także do działalności wymagających zezwoleń czy koncesji. Wprowadzenie tzw. działalności nierejestrowanej spowodowało zmiany w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych. Zmiany nie zostały natomiast wprowadzone do ustawy o podatku VAT.

Działalność nierejestrowana a podatek dochodowy

Osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną mają obowiązek zapłacić podatek dochodowy od uzyskanych przychodów. Zgodnie z dodanym w art. 20 ustawy o podatku dochodowym ust. 1ba – przychody opodatkowują jako przychody z innych źródeł.

Podatek wykazują w zeznaniu rocznym PIT-36 składanym do końca kwietnia roku kolejnego. Podstawą ustalenia podatku jest kwota dochodu (przychód pomniejszony o poniesione koszty).

W razie przekroczenia limitu, o którym mowa w art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorcy osoba fizyczna ma 7 dni na rejestrację działalności. Przychody uzyskane przez nią od momentu przekroczenia limitu do momentu rejestracji lub upływu terminu rejestracji opodatkowane są również jak przychody z innych źródeł. Dochody uzyskane od momentu rejestracji lub upływu terminu do rejestracji są opodatkowane w sposób adekwatny dla działalności gospodarczej.

W zakresie prowadzenia ewidencji podatkowych nie ma obowiązku prowadzenia księgi przychodów i rozchodów czy innych ewidencji podatkowych. Jednak z punktu widzenia konieczności ustalenia wysokości przychodów, dochodu czy też prawa do zwolnienia z VAT konieczne jest prowadzenie ewidencji, z których będą wynikały te wartości. Przepisy podatkowe nie wskazują formy takiej ewidencji. Dodatkowo z racji tego, iż podatek w zeznaniu rocznym będzie ustalany od dochodu, podatnik powinien dokumentować ponoszone koszty (np. w postaci faktur czy rachunków).

Działalność nierejestrowana a VAT

Ustawa o podatku od towarów i usług zawiera własną definicję działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 15 ust. 2: Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Definicja ta jest znacznie szersza i nie zawiera wyłączeń np. dla osób fizycznych uzyskujących niskie przychody. Zgodnie z nią osoby, które w świetle art. 5 Prawa przedsiębiorców przedsiębiorcami nie są, w świetle ustawy o VAT – są przedsiębiorcami.

Osoba fizyczna, spełniająca warunki z art. 5 Prawa przedsiębiorców uzyskuje miesięczne przychody w kwocie nie większej niż 3 181,50 zł (a od lipca do grudnia 2024 r.do 3 225 zł). Daje jej to prawo do skorzystania ze zwolnienia z podmiotowego z VAT. Warunkiem skorzystania z tego zwolnienia jest brak wykonywania czynności wskazanych w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT. Możliwe są więc sytuację, iż osoby fizyczne świadczące np. usługi doradcze na bardzo niewielką skalę będą musiały zarejestrować się jako podatnicy VAT czynni, przez cały czas nie będąc przedsiębiorcami z punktu widzenia Prawa przedsiębiorców.

Zgodnie z art. 109 ust. 1 ustawy o VAT przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia podmiotowego ma obowiązek prowadzić uproszczoną ewidencje sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. W ewidencji tej umieszcza co najmniej takie informacje jak:

• liczba porządkowa,
• data sprzedaży,
• wartość sprzedaży,
• wartość sprzedaży narastająco.

Więcej informacji na ten temat tutaj.

Podatnik taki nie prowadzi ewidencji VAT o której mowa w art. 109 ust. 3, którą mają obowiązek prowadzić czynni podatnicy podatku VAT, w związku z tym nie ma też obowiązku składania plików JPK_V7.

Osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrowaną ma obowiązek wystawienia faktury VAT na żądanie nabywcy jeżeli takie żądanie zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca w którym dostarczono towar czy wykonano usługę. Elementy obowiązkowe w przypadku faktur wystawianych przez podmioty zwolnione z VAT reguluje Rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur.

Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna

Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących nie wprowadza specjalnych zwolnień dla osób fizycznych prowadzących działalność nierejestrowaną. Osiągając przychody w ramach działalności nierejestrowanej osoba taka będzie mogła korzystać z podstawowego zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, do momentu przekroczenia limitu wynoszącego w tej chwili 20 tys. zł. Należy jednak pamiętać, iż w przypadku podmiotów rozpoczynających sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności lub rolników ryczałtowych limit taki jest proporcjonalny. Może się zdarzyć, iż osoba prowadząca działalność nierejestrowaną rozpocznie sprzedaż np. z końcem grudnia i mimo, iż nie uzyska przychodu obowiązującego do rejestracji działalności, ale przekroczy limit zobowiązujący do instalacji kasy.

Przykład.

Osoba fizyczna prowadzi działalność nierejestrowaną. Pierwszy przychód ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności uzyskała 21 grudnia. Wartość sprzedaży w tym miesiącu wynosiła 700 zł. Nie został tu przekroczony limit obowiązujący do rejestracji działalności czy do rejestracji w zakresie podatku VAT. Przekroczony jednak został limit zwolnienia obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej.

Wyliczenie limitu wygląda tu następująco:

• data rozpoczęcia sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności lub rolników ryczałtowych: 21.12.2023 r.
• ilość dni od momentu rozpoczęcia sprzedaży do końca roku: 11
• limit obowiązujący na cały rok: 20 000 zł
• limit na rok 11 dni 2023 r.: 20 000 zł* 11/365 = 602,74 zł

Rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania zawiera także listę sprzedaży, przy której ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych jest obowiązkowe. Lista ta zawiera m.in. usługi fryzjerskie, kosmetyczne, kosmetologiczne a także dostawę perfum czy wód toaletowych.

Osoby, które chciałby uzyskiwać przychody z działalności prowadzonej na niewielką skalę i jej nie rejestrować, powinny zwrócić uwagę na to czy prowadzona przez nich sprzedaż nie wymaga posiadania kasy fiskalnej.

Takie same zasady korzystania ze zwolnienia z kasy będą dotyczyły np. podmiotów dokonujących sprzedaży przez Internet, które ze względu na skalę sprzedaży, nie rejestrują działalności. Warto jednak podkreślić, iż podmioty prowadzące sprzedaż wysyłkową najczęściej spełniają warunki zwolnienia z załącznika rozporządzenia w sprawie zwolnień z obowiązku ewidencjonowania wskazanego w punkcie 38.

Inną kwestią jest to czy podmiot, dokonujący sprzedaży na rzecz osoby fizycznej prowadzącej działalność nierejestrowaną ma obowiązek ewidencjonować ją na kasie. Zgodnie z ustawą o VAT na kasie ewidencjonujemy sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych.

Problemem może być jednak ustalenie czy taka osoba prowadzi działalność i na jakich zasadach. Przedsiębiorca dokonujący sprzedaży nie ma możliwości odnalezienia jej w CEIDG i sprawdzenia czy faktycznie działalność jest prowadzona. W świetle ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, osoba taka nie ma obowiązku posiadania numer NIP, mimo iż w świetle ustawy o VAT prowadzi działalność. W przypadku wątpliwości co do statusu nabywcy, dokonujący sprzedaży powinien zewidencjonować sprzedaż na rzecz takiego przedsiębiorcy na kasie.

Wątpliwości może budzić to, czy sprzedaż na rzecz takich osób – co do których w zasadzie nie da się ustalić tego czy prowadzą działalność – powinna być wliczana do limitu uprawniającego do zwolnienia z kasy fiskalnej. W takim zakresie Krajowa Informacja Skarbowa na ten moment nie ma stanowiska.