Działy HR powinny zainteresować się nowelizacją k.s.h.

Do nagłych i często rewolucyjnych zmian w prawie pracy zdążyliśmy się już przyzwyczaić. Nowości w kodeksie pracy nie są jedynymi, które powinny śledzić działy HR. 15 września 2023 r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, która rykoszetem może trafić także do działów personalnych.

Podział spółek według k.s.h. a zatrudnienie pracowników

Jednym z ważniejszych elementów nowelizacji jest wprowadzenie nowego sposobu podziału spółek –przez wyodrębnienie. W dużym skrócie polega on na wydzieleniu części spółki i przeniesieniu jej do istniejącej lub nowo utworzonej spółki-córki (której właścicielem będzie spółka wydzielająca). Model na pierwszy rzut oka przypomina aport zorganizowanej części przedsiębiorstwa do spółki. Choć różnic jest wiele, kluczowa z perspektywy HR kwestia pozostaje niezmienna – takie wydzielenie (podobnie jak inne formy podziału) może powodować przejście zakładu pracy[1].

W zależności od zawartości wyodrębnianej części, może się okazać, iż stanowi ona część zakładu pracy, a więc w ramach wyodrębnienia przejdą także pracownicy. Kodeks pracy nie wylicza czynności prawnych (sytuacji), które skutkują przejściem zakładu pracy. To pracodawca musi każdorazowo ocenić, czy reorganizacja (np. podział spółki), czy też dana transakcja (np. sprzedaż ZCP albo zwykła umowa dzierżawy), skutkują przejściem zakładu pracy.

Przejście zakładu pracy – najważniejsze kwestie

Nowelizacja k.s.h. może przyczynić się do zwiększonego zainteresowania wyodrębnianiem spółek. Przy planowaniu takich działań, warto pamiętać o najważniejszych kwestiach związanych z przejściem zakładu pracy:

• Odbywa się automatycznie – z dniem wskazanym przez pracodawcę pracownicy automatycznie stają się pracownikami nowej spółki. Nie wymaga to zwykle rozwiązywania czy aneksowania umów.
• Stosunek pracy przechodzących pracowników jest kontynuowany – nie dochodzi do zawarcia nowej umowy (stosunku pracy), a staż u dotychczasowego pracodawcy jest zaliczany bez przerwy także u nowego podmiotu zatrudniającego.
• Obejmuje wszystkich pracowników danej części zakładu – jeżeli, na przykład, wyodrębnieniu ma podlegać magazyn X, to w uproszczeniu wszyscy pracownicy tego magazynu podlegają przejściu zakładu pracy.
• Pracodawcy odpowiadają solidarnie za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy, powstałe przed przejściem części zakładu pracy na innego pracodawcę – o ile pracownik będzie wnioskował o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny lub premii za okres sprzed przejścia zakładu pracy, do zapłaty będzie zobowiązany zarówno poprzedni, jak i nowy pracodawca (pracownik może wybrać do kogo się zgłasza).
• Nie wymaga wielu czynności przygotowawczych (formalnie) – przejście zakładu pracy wymaga jedynie zawiadomienia pracowników z 30-dniowym wyprzedzeniem. Powinno ono być dokonane na piśmie i zawierać informacje o przyczynach przejścia (np. reorganizacja / podział / sprzedaż) oraz jego prawnych, ekonomicznych oraz socjalnych skutkach dla pracowników. W tym o zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia pracowników – pracy, płacy i przekwalifikowania.

Jeżeli u danego pracodawcy działają związki zawodowe, to one powinny być adresatem takiego zawiadomienia. Dodatkowo o ile dotychczasowy lub nowy pracodawca zamierza podjąć działania dotyczące warunków zatrudnienia pracowników, jest on zobowiązany do podjęcia negocjacji z zakładowymi organizacjami związkowymi, prowadzących do porozumienia.. Ma na to maksymalnie 30 dni od dnia przekazania informacji o tych działaniach.

• Samo przejście zakładu pracy nie może być uzasadnieniem wypowiedzenia przez pracodawcę stosunku pracy – pracownik może natomiast bez wypowiedzenia, z 7-dniowym okresem wypowiedzenia, rozwiązać stosunek pracy (ma na to 2 miesiące od przejścia zakładu pracy).
  

Praktyczne aspekty przejścia zakładu pracy

Teoretycznie przejście zakładu pracy wydaje się proste i odformalizowane – pracodawcy informują pracowników, iż się odbędzie i w zasadzie na tym można poprzestać. Natomiast w praktyce, zarówno na etapie przygotowawczym, jak i wykonawczym, możemy napotkać niespodzianki.

Po pierwsze, w zależności od tego, czy nowym pracodawcą będzie podmiot już istniejący, czy nowo utworzony, może pojawić się kwestia harmonizacji warunków zatrudnienia. o ile pracodawca przejmujący już istnieje i prowadzi działalność, najpewniej ma także ustrukturyzowane zasady pracy. Przejęcie innego zakładu pracy może doprowadzić do istnienia dwóch różnych systemów – pracownicy „przechodzący” przyjdą z całym swoim stosunkiem pracy, w który wchodzą także zasady wynagradzania. W takim przypadku, o ile systemy premiowe u byłego i nowego pracodawcy są różne, należy zastanowić się nad ich ujednoliceniem. Obok stworzenia jednakowych zasad warto także rozważyć moment ich wdrożenia (przed czy po przejściu) oraz zaplanować inne niezbędne czynności – zmiana regulaminu wynagrodzenia wymaga porozumienia ze związkami zawodowymi, a w przypadku zmiany na niekorzyść pracownika, konieczne jest wypowiedzenie zmieniające.

Po drugie, w związku ze zmianą pracodawcy należy dokonać szeregu czynności technicznych. Między innymi przerejestrować pracowników w ZUS, poinformować o przejściu PFRON, poinformować instytucję prowadząca PPK, a w przypadku zatrudniania cudzoziemców – także urząd wojewódzki, który wydał decyzję legalizująca pracę. W zależności od skali zatrudnienia, obowiązków może być naprawdę dużo.

Co więcej niektóre obszary mogą być problematyczne z uwagi na brak jednoznacznych lub szczegółowych przepisów. Dla przykładu wyrejestrowanie pracowników z ZUS jest obowiązkiem dotychczasowego pracodawcy. o ile jednak do przejścia zakładu pracy dochodzi w wyniku, na przykład przekształcenia lub połączenia – czego konsekwencją jest ustanie bytu prawnego dotychczasowego pracodawcy – to na moment przejścia nie ma już podmiotu, który może wyrejestrować pracowników. Podobne wątpliwości może budzić PPK i opłacenie składki za ostatni miesiąc, kiedy wynagrodzenie za ten miesiąc wypłaca już nowy pracodawca. Takich wątpliwości może pojawić się więcej i choć oczywiście istnieją ich rozwiązania – warto przygotować się na nie wcześniej.

Nie można też zapominać o dobrej komunikacji z pracownikami. Choć formalnie wystarczy zawiadomienie, którego treść może być mocno ograniczona, warto podejść do całego procesu szerzej. Rozpocząć akcję informacyjną szybciej, zastanowić się nad procesem integracji dwóch środowisk pracy itp., aby proces przejścia zakładu pracy zakończył się sukcesem nie tylko od strony formalnej. Dla przykładu, o ile miejscem pracy pracowników zgodnie z umową o pracę jest konkretna miejscowość, w której siedzibę ma również nowy pracodawca, a wraz z zakładem pracy nie przechodzi dotychczasowe miejsce (hala / magazyn / inna nieruchomość) – teoretycznie (formalnie) nie dochodzi do zmiany miejsca pracy. W praktyce jednak, pracownicy będą pracować z innego miejsca, co powinno się im odpowiednio zakomunikować.

Jak widać z pozoru prosty proces może zafundować sporo niespodzianek. Dobrą praktyką jest zaplanowanie z odpowiednim wyprzedzeniem szczegółowego harmonogramu – rozpisanie celów i priorytetów, jakie chcemy osiągnąć dokonując przejścia zakładu pracy.

[1] W rozumieniu art. 23 z indeksem 1 kodeksu pracy.