11 miesięcy temu
7 czerwca ukazał się długo wyczekiwany komunikat Ministra Cyfryzacji w sprawie terminu na wdrożenie rozwiązań technicznych niezbędnych m.in. do korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego[1]. Ile czasu zostało i jak przygotować się do obsługi tak zwanych e-Doręczeń?
Ważne daty dla spółek
Termin na założenie skrzynek do e-Doręczeń dla spółek, które są wpisane do KRS do 9 grudnia 2023 r., upłynie 10 marca 2024 r.
Wszystkie spółki, które zostaną wpisane do KRS od 10 grudnia 2023 r., będą miały obowiązek posiadania e-skrzynki już z chwilą dokonania wpisu.
Od tej daty korespondencja między zobowiązanymi podmiotami (m.in. pomiędzy spółkami a NFZ, ZUS czy organami administracji rządowej) będzie odbywała się za pośrednictwem systemu do e-Doręczeń. Więcej na ten temat już niedługo na naszym blogu.
Co warto wiedzieć o doręczeniach elektronicznych?
Usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego to cyfrowy odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.
System ma umożliwiać wymianę korespondencji nie tylko pomiędzy organami administracji a spółkami, ale także listową komunikację komercyjną np. pomiędzy dwoma spółkami.
Korzystać z usługi może w zasadzie każdy podmiot, np.: spółki, fundacje, osoby fizyczne czy wykonujące zawód zaufania publicznego (np. adwokaci). Warunkiem jest posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych. Po nadaniu dostępu do Skrzynki Doręczeń należy się w niej uwierzytelnić przy użyciu środka identyfikacji elektronicznej, np. profilu zaufanego.
e-Doręczenie jest równoznaczne z przesyłką poleconą. Zaufany dostawca tej usługi (obecnie Poczta Polska) potwierdza wymianę danych, zabezpiecza dokumenty tak, żeby nikt nie mógł w nie ingerować oraz identyfikuje nadawcę i odbiorcę. Dzięki temu nikt nie może przejąć ich adresów ani się pod nich podszyć. Jednocześnie system wytwarza wszelkie niezbędne dowody, w tym potwierdzenia nadania oraz odbioru (dla całego procesu).
Jak się przygotować?
Spółki będą musiały wyznaczyć tzw. administratora Skrzynki Doręczeń (konkretną osobę zarządzającą skrzynką spółki). Dostęp do niej będą mogły mieć także inne osoby – tak zwany uprawniony i obserwator. Przyznane im uprawnienia mogą różnić się od siebie.
Konieczna jest zatem weryfikacja aktualnego obiegu korespondencji w spółce, aktualizacja procedur oraz wybór administratora. Warto również poszerzyć dokumentację pracowniczą oraz dotyczącą ochrony danych osobowych o kwestię rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Nasi eksperci są gotowi do wsparcia we wdrożeniu e-Doręczeń oraz innych cyfrowych rozwiązań w Państwa przedsiębiorstwie – zachęcamy do kontaktu.
