12 godzin temu
Jeszcze kilka lat temu koszty eksportu dało się rozpisać dość klasycznie: produkt, transport, cło, magazyn, kurs walutowy, obsługa sprzedaży. Dziś do tego zestawu coraz częściej dochodzi jeszcze jedna pozycja: koszt zgodności z regulacjami. Nie zawsze ma on formę nowego podatku albo jednej obowiązkowej opłaty. Częściej objawia się jako dodatkowy etat, nowy moduł w ERP (zintegrowany system informatyczny służący do zarządzania wszystkimi kluczowymi procesami), zewnętrzny doradca, dłuższy proces zakupowy albo ryzyko błędu, który potem trzeba odkręcać przez korekty i wyjaśnienia. Tylko ile to naprawdę kosztuje? Stracony czas i wysiłek dla firm z tytułu odpowiadania na wymogi regulacyjne często jest trudny do policzenia. I niemożliwy do odzyskania.
W kwestii dyskusji o kondycji firm eksportowych często pojawiają się dziś trzy skróty: CSRD, CBAM i VAT OSS. Każdy dotyczy innego obszaru działalności, każdy wymaga innych danych i każdy uderza w inny fragment organizacji. Raz bardziej w finanse, raz w zakupy, raz w sprzedaż. Wspólny mianownik jest jeden: firma działająca na międzynarodowych rynkach musi dziś umieć nie tylko sprzedawać, ale także raportować, dokumentować i porządkować dane.
CSRD: raport nie zaczyna się od publikacji, tylko od zbierania danych
W debacie publicznej CSRD bywa przedstawiana jako kolejny „obowiązek ESG”. To prawda, ale częściowa, godna uzupełnienia. W praktyce dla przedsiębiorstwa najtrudniejszy nie jest sam moment opublikowania sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju, ale zbudowanie całego zaplecza potrzebnego do jej przygotowania. Polska wdrożyła przepisy CSRD do krajowego porządku prawnego ustawą nowelizującą ustawę o rachunkowości, a Ministerstwo Finansów wprost wskazuje, iż za niesporządzenie wymaganych informacji, sporządzenie ich niezgodnie z ustawą albo podanie danych nierzetelnych przewidziana jest odpowiedzialność karna na gruncie ustawy o rachunkowości.
Dyrektywa CSRD nakłada zatem obowiązek raportowania wpływu na środowisko i społeczeństwo. W teorii to wymóg UE. W praktyce państwa członkowskie same ustalają sankcje dokładając własne, nowe piętra regulacji. W Polsce mówi się o „gold-platingu”: za źle przygotowany raport lub jego brak, urzędnik może dostać choćby do 2 lat więzienia. Katalog kar w wydaniu polskim przedstawia się równie surowo: kary pieniężne dla jednostek to między innymi do 10 mln zł lub 5% przychodów netto. Z kolei sankcje dla członków zarządu mogą wynieść do 1 mln zł.
Dla biznesu ważniejsze od samej sankcji jest jednak to, co dzieje się wcześniej. Żeby przygotować raport, firma musi umieć zebrać dane o zużyciu energii, emisjach, odpadach, procedurach wewnętrznych, zatrudnieniu, łańcuchu dostaw i ryzykach. To oznacza, iż obowiązek raportowy gwałtownie przestaje być zadaniem jednego działu. Finansista potrzebuje danych od produkcji, produkcja od zakupów, zakupy od dostawców, a zarząd od wszystkich naraz. choćby o ile część mniejszych podmiotów nie raportuje jeszcze formalnie w pierwszej kolejności, to często już dziś dostaje od większych klientów ankiety i żądania danych ESG, bo ci muszą budować własną sprawozdawczość.
To właśnie tu pojawia się pierwszy realny koszt: nie w samym pliku końcowym, ale w codziennym obiegu informacji. Pierwszy pełny raport ESG dla średniej firmy produkcyjnej to 3 do 7 miesięcy pracy zespołu: zebranie danych o zużyciu energii, odpadach, łańcuchu dostaw, HR, ryzykach klimatycznych. Późniejsze aktualizacje są już naturalnie prostsze, ale najpierw trzeba się namęczyć. A czas, to w przedsiębiorstwach pieniądz. I w tym przypadku – koszt. Według raportu WEI „Pod ciężarem ESG” firmy działające w Polsce i objęte dyrektywą CSRD (wszystkie notowane na giełdzie, bez względu na wielkość) poniosły łącznie jednorazowy koszt dostosowania się do tej regulacji w wysokości od 0,8 do 1,1 mld zł. To nie koniec. Co roku są zmuszone z tego tytułu ponosić koszt w wysokości od 1,4 do 2,6 mld zł. Wysokie koszty uderzają również w podmioty współpracujące z kontrahentami zobowiązanymi do raportowania ESG.
CBAM: obowiązek importera, ale problem całego łańcucha
CBAM jest regulacją, którą łatwo opisać efektownym hasłem, a znacznie trudniej dobrze wdrożyć. Formalnie mechanizm dotyczy importerów do UE wybranych grup towarów, m.in. cementu, żelaza i stali, aluminium, nawozów, energii elektrycznej i wodoru. Okres przejściowy rozpoczął się 1 października 2023 r. i trwał do 31 grudnia 2025 r., a od 1 stycznia 2026 r. działa już faza docelowa. Jednocześnie Komisja Europejska wskazuje, iż zakup certyfikatów CBAM na wspólnej platformie rusza od lutego 2027 r. dla rozliczenia importów z 2026 r.; dla pierwszego kwartału 2026 r. opublikowano cenę referencyjną 75,36 euro.
To ważne, bo w publicystyce CBAM bywa błędnie przedstawiany jako koszt „polskiego eksportera” wprost. Tymczasem bezpośredni obowiązek spoczywa na importerze do UE. Polski producent albo eksporter odczuwa go zwykle pośrednio: kiedy jego klient oczekuje danych emisyjnych, kiedy trzeba udowodnić parametry materiału, kiedy kontrahent domaga się metodologii albo gdy firma działa w takim łańcuchu dostaw, w którym brak danych staje się po prostu barierą handlową. Innymi słowy, CBAM nie zawsze przychodzi do przedsiębiorstwa jako rachunek od urzędu. Czasem przychodzi jako mail od kontrahenta z prośbą o dane, których firma wcześniej w ogóle nie zbierała.
I właśnie dlatego koszt CBAM jest przede wszystkim kosztem organizacyjnym. Trzeba ustalić, które towary i kody są objęte regulacją, jak liczyć emisje wbudowane według metodologii unijnej, od kogo pobierać dane i kto w firmie za to odpowiada. W wielu przedsiębiorstwach oznacza to dodatkową pracę działów zakupów, środowiska, jakości, księgowości i compliance. Nie da się uczciwie powiedzieć, iż każda firma zapłaci dokładnie tyle samo. Da się za to powiedzieć z pełnym przekonaniem, iż tam, gdzie wcześniej wystarczała faktura i specyfikacja techniczna, dziś coraz częściej potrzebne są także dane emisyjne i procedury ich weryfikacji.
W CBAM zatem najbardziej namacalne są na razie nie same płatności za certyfikaty, tylko koszty administracyjne i asymetria między wartością importu a kosztem obsługi. Komisja Europejska podała w swojej ocenie uproszczeń z 2025 r., iż dla małych importerów roczny koszt administracyjny szacowano wcześniej na 5 440 do 6 900 euro, podczas gdy mediana rocznej wartości importu objętych towarów dla małych importerów wynosiła zaledwie około 1 600 euro. Z pierwszego roku danych wynikało też, iż około 80 proc. importerów odpowiadało tylko za 0,1 proc. emisji wbudowanych, a 10 proc. importerów za ponad 99 proc. emisji.
VAT OSS: uproszczenie podatkowe, które przez cały czas wymaga porządku
W przypadku VAT OSS problem wygląda inaczej. Tu nie chodzi o raport ESG ani o ślad węglowy, ale o transgraniczną sprzedaż B2C (Od biznesu, bezpośrednio do konsumenta) w Unii Europejskiej. Sama idea procedury jest prosta: zamiast rejestrować się do VAT w wielu państwach, podatnik może rozliczać określone transakcje przez jeden punkt kontaktu w państwie identyfikacji. Komisja Europejska wprost wskazuje, iż OSS służy właśnie temu uproszczeniu.
Ale uproszczenie nie oznacza braku pracy. Firma sprzedająca do konsumentów w różnych krajach UE przez cały czas musi poprawnie ustalić stawki VAT, przypisać sprzedaż do adekwatnych kategorii, zachować spójność danych w sklepie i w księgowości oraz prowadzić ewidencję na potrzeby ewentualnej kontroli. Do tego dochodzą korekty, zwroty, rabaty i rozbieżności między systemem sprzedażowym a raportami finansowymi. Sama procedura OSS nie znosi obowiązku porządku wewnętrznego. Ona raczej przenosi środek ciężkości z wielokrotnej rejestracji do wielokrotnej poprawności danych.
Jest jeszcze jedna rzecz, którą warto podkreślić, bo bywa mylona: OSS nie oznacza co do zasady miesięcznych deklaracji. Oficjalne materiały Komisji wskazują, iż w schematach Union OSS i non-Union OSS rozliczenie jest kwartalne, natomiast miesięczne rozliczenia dotyczą IOSS, czyli odrębnego mechanizmu dla określonych importów o niskiej wartości. Dla przedsiębiorcy ma to znaczenie praktyczne, bo pokazuje, iż problemem nie jest sama częstotliwość formularza, ale cała infrastruktura danych potrzebna do jego poprawnego wypełnienia.
Gdzie naprawdę rosną koszty
Największy błąd w rozmowie o kosztach regulacyjnych polega na szukaniu jednej magicznej liczby. W praktyce firmy nie płacą za CSRD, CBAM czy OSS w taki sam sposób, jak płaci się za abonament. Płacą w czterech innych walutach.
Pierwszą jest czas ludzi. Danych nie zbiera się samych. Trzeba je znaleźć, uzgodnić, oczyścić i przypisać do odpowiednich kategorii. Drugą jest technologia. Im bardziej rozproszona organizacja, tym większa pokusa – a często konieczność – inwestycji w systemy, integracje i automatyzację. Trzecią jest doradztwo zewnętrzne. Tam, gdzie brakuje kompetencji wewnętrznych, pojawiają się kancelarie, doradcy podatkowi, audytorzy i specjaliści środowiskowi. Czwartą walutą jest ryzyko. Opóźnione dane, błędna klasyfikacja, niekompletna metodologia czy niezgodność dokumentów mogą nie tylko kosztować finansowo, ale też opóźnić sprzedaż albo pogorszyć relacje z kontrahentem.
To właśnie dlatego nowe obowiązki najmocniej odczuwają nie zawsze największe korporacje, ale często firmy średnie: zbyt duże, by działać całkiem intuicyjnie, i zbyt małe, by mieć od razu rozbudowany dział compliance. Dla nich każda nowa regulacja oznacza zwykle nie tyle osobny raport, ile konieczność przebudowy wewnętrznych nawyków organizacyjnych.
To wszystko sprowadza się w dużej mierze do konkluzji, iż na kolejnych szczeblach brukselskich pomysłów i regulacji, przybywa pracy dla przedsiębiorców i firm, podczas gdy urzędnicy mogą chwalić się rzekomym upraszczaniem przepisów i porządkowaniem rynku.
