1 rok temu
Proces elektronizacji w firmach obejmuje coraz więcej obszarów i dziedzin. Z punktu widzenia przedsiębiorców najistotniejsza jest z pewnością digitalizacja dokumentów i załatwianie spraw urzędowych online.
Z jednej strony jest to wyjście naprzeciw oczekiwaniom przedsiębiorców. Z drugiej strony elektroniczny obieg dokumentów (np. w obrębie firmy) daje mnóstwo innych korzyści, takich jak zwiększenie bezpieczeństwa danych.
Digitalizacja obecnie
Przedsiębiorcy przyzwyczaili się już do sporządzania i podpisywania elektronicznie sprawozdań finansowych czy zgłoszeń do CRBR. E-deklaracje podatkowe czy zgłoszenia do ZUS również stały się codziennością.
Co więcej, od kilku lat niektóre spółki można założyć online, a od lipca 2021 r. zgłoszenia do KRS realizowane są wyłącznie zdalnie.
W wielu obszarach obserwujemy kolejne procesy elektronizacji (czyli odbywające się wyłącznie lub głównie cyfrowo). Już od jakiegoś czasu można np.:
- prowadzić elektroniczny dziennik budowy,
- korzystać z zelektronizowanego procesu zamówień publicznych
- uczestniczyć w rozprawach sądowych online.
Elektronizacja procesów z różnych dziedzin przybrała na sile w czasie pandemii COVID-19. Oczywiście pierwsze rozwiązania przenoszące tradycyjne procedury w ramy cyfrowe pojawiały się już znacznie wcześniej. Faktem jest jednak, iż sytuacja z początku 2020 r. wymagała szybkiego i sprawnego wprowadzenia odpowiednich narzędzi i środków. Duża część z nich okazała się na tyle wygodna w użyciu i skuteczna, iż została z nami do dzisiaj.
Kwestią czasu są kolejne, cyfrowe narzędzia i odpowiedniki tradycyjnych procesów – również dla przedsiębiorców. Część z nich jest już choćby zapowiedziana, ale o tym za chwilę.
E-narzędzia dostępne dla przedsiębiorców
Każdy członek zarządu/wspólnik spółki powinien w tej chwili posiadać (coraz częściej zresztą już ma) kwalifikowany podpis elektroniczny, którego użycie jest traktowane na równi z użyciem tradycyjnego. W coraz większej liczbie przedsiębiorstw pojawia się również pieczęć elektroniczna (przydatna m.in. w digitalizacji dokumentów HR czy przy korzystaniu z KSeF).
Przedsiębiorcy posiadają także systemy do elektronicznej archiwizacji dokumentów, zawierania umów czy prowadzenia księgowości. E-narzędzia i cyfrowe odpowiedniki tradycyjnych procesów wiążą się z różnymi korzyściami. najważniejsze przedstawiliśmy na poniższej grafice:
Przed przedsiębiorcami kolejne e-zmiany
Od lipca 2024 r. faktury będą wystawiane i odbierane w Krajowym Systemie e-faktur (KSeF). W niedalekiej przyszłości korespondencja z organami publicznymi ma przenieść się na specjalne skrzynki do e-doręczeń. Obydwa systemy można już testować.
Elektronizacja przedsiębiorstw i urzędów wydaje się naturalną koleją rzeczy. Ułatwia codzienność i umożliwia załatwienie urzędowych/sądowych i bieżących spraw bez wychodzenia z domu, z każdego miejsca na ziemi.
Zauważane przy wprowadzaniu nowych, zamkniętych w cyfrowe ramy procedur problemy techniczne czy niezrozumienie procesów to nieodłączny element zmian. Pamiętajmy jednak, iż elektronizacja procesów w firmie daje wiele korzyści – przede wszystkim usprawnia i przyspiesza działania.
