Employer of Record w Polsce

Pracodawcy coraz częściej są zainteresowani usługami oferowanymi przez podmioty typu Employer of Record. Proponowane przez nie rozwiązania cieszą się szczególną popularnością wśród firm zagranicznych, szukających optymalnej formy zatrudnienia pracowników w Polsce. Na czym polegają usługi świadczone przez Employers of Record i czy stanowią one nową, bezpieczną alternatywę dla korzystania z usług agencji pracy tymczasowej? Na te i inne ważne pytania odpowiadamy poniżej.

Co to jest Employer of Record?

Employer of Record (EoR, tzw. pracodawca formalny / pracodawca zewnętrzny) to podmiot oferujący formalne zatrudnianie pracowników, którzy w praktyce świadczą pracę na rzecz innego podmiotu.

Analizując zakres usług oferowanych przez podmioty typu EoR, można zauważyć, iż najczęściej pełnią one jedynie formalną funkcję pracodawcy. Co to znaczy? Przede wszystkim, iż nie zajmują się doborem i rekrutacją pracowników czy codziennym zarządzaniem zasobami ludzkimi (w tym wyznaczaniem zadań pracownikom). Podmioty typu EoR są odpowiedzialne wyłącznie za zawarcie z pracownikami umów i formalne obowiązki związane z ich zatrudnieniem. zwykle zapewniają też obsługę w zakresie payrollu.

W opisach usług świadczonych przez Employer of Record z reguły nie ma jednak informacji o tym, jaka jest podstawa prawna świadczenia tego rodzaju usług. Brakuje również odniesień do znanej na gruncie prawa polskiego konstrukcji pracy tymczasowej lub outsourcingu usług. Nie ma też informacji o potencjalnych negatywnych konsekwencjach korzystania z usług EoR. To wszystko budzi więc szereg wątpliwości. Z jakimi ryzykami może wiązać się taka współpraca?

Kluczowe ryzyka

Warto pamiętać, iż to Employer of Record jest formalnym pracodawcą. Wiąże się to z licznymi ryzykami, które trzeba zabezpieczyć przed nawiązaniem współpracy z takim podmiotem. Mowa między innymi o tym, że:

1. zgodnie z przepisami prawa własności intelektualnej wytworzone przez pracowników przechodzą na EoR – a nie na przedsiębiorcę zagranicznego;
2. w przypadku chęci rozwiązania umowy z pracownikiem, jak również wykonywania innych uprawnień pracodawcy względem pracownika, formalności musi dopełnić EoR;
3. rośnie ryzyko podatkowe związane ze stwierdzeniem powstania zakładu przedsiębiorcy zagranicznego w Polsce;
4. istnieje wysokie ryzyko ustalenia, iż stosunek pracy został w rzeczywistości nawiązany pomiędzy pracownikiem a sprawującym nad nim realny nadzór przedsiębiorcą zagranicznym (a nie EoR).

Ostatnie z wymienionych jest kluczowym ryzykiem tego rodzaju współpracy. Dlaczego?

Ryzyko ustalenia stosunku pracy lub uznania EoR za agencję pracy tymczasowej

Współpraca przedsiębiorcy z podmiotem typu Employer of Record może budzić wątpliwości pod względem zgodności z przepisami polskiego prawa. Na gruncie polskich regulacji przedsiębiorcy mogą korzystać z usług:

• agencji pracy tymczasowej;
• świadczonych w modelu outsourcingu określonych procesów.

Opisany wyżej model EoR na pierwszy rzut oka przypomina model pracy tymczasowej. W praktyce, z uwagi między innymi na limity czasowe dotyczące skierowania pracownika do pracy oraz kwestie formalne, EoR nie zawsze będzie mógł czy chciał działać w charakterze agencji pracy tymczasowej (APT).

Niestety wybór innej podstawy prawnej nie wyklucza ryzyka, iż działalność EoR może zostać uznana za prowadzenie agencji pracy tymczasowej bez spełnienia wymagań formalnych przewidzianych dla takiej agencji (przede wszystkim rejestracja we właściwym rejestrze).

Wykluczając model APT w dalszym ciągu możliwe jest takie ukształtowanie współpracy z podmiotem typu EoR, iż nie będzie się ona wiązała z krytycznymi ryzykami prawnymi dla przedsiębiorcy. Taki model może opierać się na zasadach adekwatnych dla outsourcingu usług.

W takiej sytuacji przedsiębiorca między innymi powierza podmiotowi typu EoR wykonywanie określonych funkcji wydzielonych z jego struktury organizacyjnej. EoR, przejmując takie funkcje, będzie wykonywał wszelkie uprawnienia pracodawcy wynikające ze stosunku pracy, w tym sprawował realne kierownictwo nad pracownikami. Istotne jest, żeby kooperacja nie wykazywała cech charakterystycznych dla pracy tymczasowej.

Przedsiębiorcy, którzy chcą podjąć współpracę z podmiotami typu EoR, powinni więc zwrócić uwagę między innymi na to, jak mają być ukształtowane relacje z pracownikami. Chodzi tu na przykład o ustalenie tego, kto:

• ustala zadania do zrealizowania;
• nadzoruje wykonywaną pracę;
• udziela urlopu;
• wyznacza i kontroluje czas pracy.

Jeżeli jednak EoR będzie jedynie pracodawcą formalnym, zaś realne kierownictwo nad pracownikami będzie sprawował przedsiębiorca zagraniczny, to kooperacja może zostać uznana za tzw. outsourcing pracowniczy.

Taka sytuacja może generować szereg ryzyk na gruncie prawa polskiego. Największym z nich jest wspomniane ryzyko ustalenia stosunku pracy pracowników z przedsiębiorcą (a nie z EoR). Podkreśla to zresztą fakt, iż sama nazwa usługi Employer of Record kładzie nacisk na aspekt pracowniczy (a nie na świadczenie usług) w ramach planowanej współpracy.

Czy korzystanie z usług Employer of Record w Polsce jest bezpieczne?

Stopień ryzyka współpracy z EoR zależy zatem od sposobu ukształtowania relacji na linii EoR – kontrahent-pracownicy.

Ponieważ konstrukcja EoR jest bardzo zbliżona do outsourcingu, to przy ocenie ryzyka współpracy z takim podmiotem można przyjąć analogiczne zasady. Z jednej strony podmioty typu EoR mogą oferować prawidłowo ukształtowany outsourcing usług. Z drugiej, częściej spotykanej – mogą proponować współpracę w modelu tzw. outsourcingu pracowniczego, który generuje szereg ryzyk na gruncie prawa polskiego.

Wbrew często spotykanej narracji marketingowej podmiotów funkcjonujących jako EoR, w polskich przepisach nie powstał nowy model współpracy z kadrą. Nie zmieniło się również podejście polskich organów względem outsourcingu pracowniczego, a EoR nie stanowi nowego, przełomowego rozwiązania wynikającego z optymalizowania sposobu współpracy z pracownikami.

Forma EoR, poza nową nazwą, bardzo często stanowi nieznaczną modyfikację dobrze znanego outsourcingu lub APT.

Jeżeli potrzebują Państwo wsparcia w zakresie wypracowania optymalnego modelu zatrudnienia pracowniczego (lub niepracowniczego) w przedsiębiorstwie bądź weryfikacji współpracy na zasadach outsourcingu czy pracy tymczasowej – zachęcamy do kontaktu.