18 godzin temu
Zgodnie z art. 106na ust. 1 i 3 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775: dalej: VATU), fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
Faktury ustrukturyzowane staną się od 1.2.2026 r. swego rodzaju rzeczywistością. Tak sprzedażową, jak i zakupową. To rodzi naturalne pytania o wpływ sposobu otrzymywani faktur na ich podatkowe rozliczanie, tak po stronie podatku VAT naliczonego jak i po stronie podatków dochodowych (koszty uzyskania przychodu). Zgodnie z art. 86 ust. 1 VATU, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zgodnie z kolei z art. 15 ust. 1 ustawy z 15.2.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. 279; dalej: PDOPrU), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 PDOPrU.
Przepisy w żaden sposób nie uzależniają wprost możliwości odliczenia VAT albo zaliczenia wydatku do KUP od formy, w jakiej faktura jest wystawiona. To ważne w kontekście KSeF również dlatego, iż pomimo ciążących obowiązków nie zawsze faktury będą w ten sposób wystawiane, a więc także otrzymywane. Co począć z taką fakturą? To pytanie ważne nie tylko z punktu widzenia rozliczeń VAT.
Czego dotyczyła sprawa
Podatnik nabywa w kraju różne towary i usługi. Wydatki z nimi związane ponoszone są w celu osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenie źródeł przychodów podatnika. Spełniają więc definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 PDOPrU (stanowiąc koszt bezpośredni, koszt pośredni lub zwiększając wartość początkową środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej − w zależności do charakteru wydatku), nie będąc jednocześnie jednym z wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 PDOPrU.
Ale nadchodzi obowiązkowy KSeF. Od 1.2.2026 r. faktury zakupowe otrzymywane od dostawców krajowych będą objęte obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, tj. jako faktury ustrukturyzowane wystawione przy użyciu KSeF. Podatnik obawia się, iż niektóre faktury zakupowe wbrew przepisom obowiązującym od 1.2.2026 r. − zostaną wystawione poza KSeF. Oznacza to, iż również po 31.1.2026 r., podatnik może dalej otrzymywać faktury zakupowe w postaci papierowej, w postaci elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, innymi niż faktury ustrukturyzowane. Wystawienie faktur bez użycia KSeF i w postaci innej niż faktura ustrukturyzowana może mieć różne przyczyny. Przykładowo, dostawca nie wystawi faktury jako faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, uznając, iż nie posiada w Polsce siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i nie jest w związku z tym, objęty obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF. Albo, w okresie przejściowym, tj. od 1 lutego do 1 kwietnia 2026 r., kiedy pewna grupa podatników będzie korzystała ze zwolnienia z obowiązków w zakresie KSeF z uwagi na kryterium przychodowe, dostawcy mogą niewłaściwie określić swój status pod kątem możliwości skorzystania z powyższej preferencji. Nie można także wykluczyć, iż wystawienie faktury zakupowej bez użycia KSeF może wynikać z braku wiedzy, świadomości obowiązków wynikających z przepisów VAT, czy też dostępu do wystarczających rozwiązań informatycznych po stronie dostawców, zwłaszcza w pierwszych miesiącach funkcjonowania KSeF.
W takiej sytuacji, powstanie po stronie podatnika wątpliwość odnośnie możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów (lub zwiększenia odpowiednio wartości początkowej środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej w zakresie w jakim wydatek powinien powiększać wartość początkową) w przypadku, gdy faktura zakupowa wystawiona zostanie przez dostawcę bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (jakkolwiek jednak podatnik ma zamiar tak właśnie czynić).
Stanowisko organu
Dyrektor KIS rozstrzygnął sprawę wydając interpretacje indywidualną z 14.1.2026 r., 0111-KDIB1-1.4010.606.2025.2.SH, Legalis. Organ przypomniał, iż w przepisach PDOPrU nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Przepisy tej ustawy nie zawierają więc żadnej szczególnej regulacji ograniczającej możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza systemem KSeF, w przypadku, kiedy obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF występuje.
Organ przypomniał, iż co do zasady obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi od 1.2.2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, od 1.4.2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, przy czym zgodnie z przepisami epizodycznymi, do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, o ile łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 000 zł. Podobnie, do końca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących i paragony fiskalne uznane za faktury (do 450 zł).
Wracając jednak do brzegu, w zakresie CIT faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów. Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, iż o schematy faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami. Podsumowując, w związku z tym, iż wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w PDOPrU, o ile faktury zakupowe będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów oraz wszystkie przesłanki warunkujące uznanie poniesionego wydatku za koszt uzyskania przychodu zostaną spełnione, podatnik będzie uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 PDOPrU.
Komentarz
Zgodnie z utrwaloną praktyką, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi być definitywny, pozostawiać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, w celu uzyskania lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie powinien być wymieniony w art. 16 ust. 1 PDOPrU. Wreszcie jednak, powinien być adekwatnie udokumentowany. Szczęśliwie, Dyrektor KIS nie twierdzi, iż narusza zasadę niewłaściwego dokumentowania wystawienie faktury poza KSeF wbrew obowiązkowi. Taka sytuacja może się zdarzać relatywnie często zwłaszcza w 2026 r., gdy cytując przedstawicieli Ministerstwa Finansów, naruszenia KSeF nie będą sankcjonowane.
Opisana interpretacja wpisuje się w trend podobnych rozstrzygnięć wydawanych przez Dyrektora KIS, także na gruncie VAT. Można więc uznać, iż mamy do czynienia z jednolitą linią interpretacyjną. Pytanie tylko, jak do tematu podchodzić będą organy podatkowe analizując indywidualne sprawy.
