Faktura uproszczona VAT – co warto o niej wiedzieć? NIP nabywcy i inne jej elementy

Zdjęcie: faktura uproszczona

W skrócie można powiedzieć, iż faktura uproszczona jest wydawana wtedy, gdy nie jest wymagane wydanie zwykłej faktury. Istnieje jednak szereg dalszych wymogów.Każdy podatnik, niezależnie od jego statusu jako podatnika VAT, może wystawić fakturę uproszczoną. Transakcja musi też spełniać pozostałe wymogi przewidziane przepisami. Termin wystawienia faktury uproszczonej nie różni się od tego przewidzianego dla zwykłej faktury VAT. Uproszczoną fakturę trzeba wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu zakończenia dostawy lub usługi i nie wcześniej niż 30 dni przed akcją. Procedura korygowania faktur również się nie różni. Należy zatem stosować zasady korekty przewidziane dla zwykłych faktur. Dowiedz się więcej o uproszczonej fakturze, czytając nasz artykuł!

Faktura uproszczona VAT – do jakiej kwoty?

Ustawa o VAT (a dokładniej artykuł 106e, ustęp 5., punkt 3.) mówi, iż faktura uproszczona może być wystawiona pod warunkiem, iż kwota należności ogółem w danej transakcji nie przekracza 450 PLN (lub 100 EUR, jeżeli dokument jest sporządzany w tej walucie).

Wyjątki od reguły – kiedy nie wystawisz faktury uproszczonej?

Możliwość wystawienia faktury uproszczonej nie ma charakteru generalnego, czyli są od niej pewne wyjątki. Została bowiem przez ustawodawcę wyłączona w kilku przypadkach, tj.:

• sprzedaży wysyłkowej z i na terytorium kraju;
• sprzedaży, podczas której NIP nabywcy nie zostaje umieszczony na fakturze;
• dostawy towaru odbywającej się na zasadzie wewnątrzwspólnotowej;
• dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej innego niż Polska. Dla tych transakcji osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towarów lub usług.

Powyższe ograniczenia skutkują m.in. tym, iż podmioty pozostające w stosunkach handlowych z nabywcami z innych państw Unii Europejskiej nie będą mogły wystawić takiej faktury. Dodatkowo, jak już wspomnieliśmy, znaczenie ma także górna granica kwoty, do jakiej dopuszczalne jest wystawianie faktur uproszczonych.

NIP i inne elementy faktury uproszczonej

Faktura uproszczona musi się składać obowiązkowo z kilku elementów. Najważniejsze jej części to:

• data wystawienia faktury i datę sprzedaży;
• odpowiedni numer, który następuje po poprzedniej fakturze;
• dane sprzedawcy oraz nabywcy, w tym numery NIP;
• sprecyzowanie przedmiotu faktury, czyli usługi bądź towaru;
• kwota ewentualnego rabatu;
• ogólny koszt należności.

Obowiązkowym elementem faktury uproszczonej są informacje, które pozwolą wskazać kwotę dla podatku VAT dla poszczególnych stawek (23%, 8% albo 5%).

Dane niewymagane przy wystawianiu uproszczonej faktury

Niektórych danych nie trzeba wskazywać. Dzięki temu wystawianie faktur uproszczonych jest szybsze i prostsze niż w przypadku tych zwykłych. Są to:

• dane nabywcy;
• wartość bądź ilość tego, na co opiewała faktura, czyli towarów i usług;
• jednostkowa cena za daną usługę albo towar;
• stawki podatku;
• suma wartości sprzedaży netto;
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto.

Odliczenie VAT a faktura uproszczona

Czy faktura uproszczona bez VAT to połączenie zgodne z przepisami? Faktura uproszczona daje przedsiębiorcy możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego przez nabywcę towaru lub usługi. Jeśli wysokość należnego podatku nie została wskazana, z łatwością można samodzielnie wyliczyć taką wartość. Pomocny w tym może być poniżej przedstawiony wzór:

KP = (WB x SP)/(100 + SP)

Oto oznaczenia:

1. KP jest kwotą podatku.
2. WB oznacza wartość dostarczanych towarów lub usług objętych stawką podatku, zawierającą kwotę podatku.
3. SP jest oznaczeniem stawki podatku.

Paragon a faktura uproszczona w transakcji z osobą fizyczną

Dla zakwalifikowania paragonu jako faktury uproszczonej niezbędne jest porównanie treści obydwu dokumentów. Są bowiem dane, które muszą zostać zawarte w każdym z nich.

Dane zawarte w paragonie

Minimalne wymogi treściowe paragonu fiskalnego określa Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących. W par. 25, (a konkretniej ust. 1) jest wspomniane, iż określić należy:

• dane osobowe podatnika, czyli jego imię i nazwisko albo nazwę, a także adres siedziby, miejsca zamieszkania czy też punktu sprzedaży;
• numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;
• numer faktury, czyli kolejnego wydruku na firmę;
• dokładną datę sprzedaży, która obejmuje dzień, godzinę oraz minutę;
• sprecyzowanie typu dokumentu ( w tym przypadku trzeba napisać „PARAGON FISKALNY”);
• nazwę tego, na co opiewa dana faktura, czyli określenie towaru bądź usługi (musi ona umożliwiać jednoznaczne zidentyfikowanie);
• jednostkową cenę za daną usługę albo towar;
• wartość sumaryczną przedmiotu faktury i liczbę osobnych części (istotne jest też literowe oznaczenie stawki podatku przypisanej do usługi bądź towaru);
• jeśli zostały wprowadzone narzuty, opusty albo obniżki, to należy uwzględnić ich wartość;
• wartość całej sprzedaży wyrażoną brutto, a także wysokość podatku (należy pamiętać o wszelkich ewentualnych obniżkach);
• wartość tego, co zostało zwolnione od podatku (należy oznaczyć to literowo);
• wartość podatku po uwzględnieniu powyższych kryteriów;
• całościowy koszt sprzedaży wyrażony brutto;
• walutę, w której zawierana jest transakcja (musi się znaleźć chociaż przy wartości całej sprzedaży);
• następny numer paragonu fiskalnego;
• jeśli jest więcej niż jedno stanowisko kasowe, należy uwzględnić oznaczenie kasjera wraz z numerem kasy;
• jeśli nabywca tego żąda, należy umieścić jego NIP;
• numer unikatowy wraz z logiem fiskalnym.

Analiza powyższych danych pozwala przyjąć, iż gdy wartość zakupów nie przekroczy 100 euro (albo 450 zł), dokument może być traktowany jako faktura uproszczona.

Wystawianie faktury do paragonu

Od 1 stycznia 2020 roku faktura uproszczona to wyłącznie paragon z NIP. Co w przypadku transakcji, której wartość nie przekracza kwoty 450 zł lub 100 euro? jeżeli paragon zawiera NIP, nabywca nie musi występować z żądaniem wystawienia faktury, gdyż taki paragon już nią będzie. W przypadku wystąpienia przez nabywcę o wystawienie faktury, sprzedawca ma możliwość wystawienia faktury do paragonu wyłącznie w sytuacji, gdy:

• NIP nabywcy znalazł się na paragonie – w sytuacji, kiedy to firma występuje jako nabywca;
• nie ma NIP-u nabywcy na paragonie – jeżeli nabywcą jest osoba prywatna, która nie prowadzi działalności (konsument).

Jeśli powyższe zasady nie zostaną zachowane, wystawienie faktury do paragonu może skończyć się nałożeniem sankcji na obie strony. Mamy nadzieję, iż po lekturze naszego tekstu wiesz już, czym są faktury uproszczone i na jakich zasadach się je wystawia.