2 godzin temu
W firmach realizowane są przygotowania do wdrożenia księgowej rewolucji, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Eksperci uczulają na istotną rzecz. – Trzeba tak przygotować systemy księgowe i nowe wzory faktur, aby można było nadawać im dodatkowe oznaczenia – mówi Jacek Leśniewski, doradca podatkowy w kancelarii Alo-2.
Po co to robić? – Aby nabywca mógł sprawniej przypisywać faktury do poszczególnych pracowników, projektów czy oddziałów, co jest niezbędne do ich wewnętrznego rozliczania – tłumaczy Magdalena Jaworska, radca prawny, doradca podatkowy, partnerka w Quidea.
Jak rozdzielać faktury?
Teraz jest to łatwe. Od 1 lutego 2026 r., kiedy faktury będą trafiać do centralnej bazy zarządzanej przez fiskusa, będzie trudniej. Zobrazujmy to przykładami.
– Załóżmy, iż doszło do awarii w biurze i trzeba gwałtownie ją naprawić. Pracownik idzie więc do supermarketu kupić narzędzia i materiały. Teraz dostaje papierową fakturę, opisuje ją na odwrocie i zanosi do rozliczenia w księgowości. Po wejściu KSeF, faktura zostanie wysłana do centralnej bazy. I wcale nie tak łatwo będzie ją zidentyfikować pośród tysięcy innych – mówi Robert Łuszczyna, senior menedżer w EY.
Inny przykład podaje Magdalena Jaworska. – jeżeli pracownik w czasie służbowej delegacji zatankuje paliwo na stacji, po 1 lutego może nie dostać już papierowej faktury, trafi ona do KSeF. W firmie z rozbudowaną strukturą organizacyjną ciężko będzie zweryfikować i rozliczyć te zakupy, księgowy może nie wiedzieć, kto ich dokonał – tłumaczy ekspertka.
– Podobnie będzie przy rozliczaniu wydatków dotyczących poszczególnych projektów, kontraktów, a także ponoszonych przez oddziały i zakłady. Teraz je łatwo przypisywać, po wejściu KSeF, zginą w gąszczu innych – mówi Robert Łuszczyna.
Dodatkowe oznaczenia
Jak temu zaradzić? – Poszczególne zakupy muszą być dodatkowo oznaczone. Czyli oprócz NIP oraz innych danych nabywcy, trzeba dopisać na fakturze dodatkowy numer (symbol) przyporządkowany do danego pracownika (projektu, oddziału czy zakładu) – tłumaczy Jacek Leśniewski.
Czy jest to możliwe? – Tak, takie dodatkowe oznaczenia można zamieścić w fakturze ustrukturyzowanej – mówi Jacek Leśniewski.
Tak też wynika z wyjaśnień Ministerstwa Finansów, w których czytamy: „w celu identyfikacji zakupów pracowniczych możliwe jest wykorzystanie funkcjonalności związanych z modelem uprawnień wykorzystującym tzw. identyfikator wewnętrzny. Wystawiana faktura może zawierać dane pracownika – w elemencie Podmiot3”. Ministerstwo dodaje, iż drugim możliwym rozwiązaniem jest pobieranie przez pracownika od sprzedawcy wizualizacji faktury opatrzonej kodem QR. Pracodawca na tej podstawie może znaleźć ją wśród innych, do których ma dostęp w KSeF.
– Najprościej powinno być z identyfikatorem wewnętrznym zamieszczanym w bloku Podmiot2 – mówi Jacek Leśniewski.
– Firmy muszą się przygotować do nadawania oznaczeń, przeszkolić pracowników i określić procedury zakupów – wskazuje Robert Łuszczyna.
Sprzedawca może, ale nie musi
Eksperci podkreślają jednak, iż jest jeden podstawowy problem. – Wszystko zależy od dobrej woli sprzedawcy. Może, ale nie musi dopisywać na fakturze dodatkowych oznaczeń – mówi Robert Łuszczyna.
– Nabywca sam ich sobie w KSeF nie wpisze, do tanga trzeba dwojga – potwierdza Magdalena Jaworska.
– Warto zaapelować do firm, aby uwzględniały możliwość dodawania specjalnych oznaczeń przy dostosowywaniu swoich systemów księgowych do KSeF i przygotowywaniu nowych wzorów faktur – mówi Jacek Leśniewski.
– Na razie o takiej możliwości (i o tym, iż nieskorzystanie z niej może spowodować problemy u nabywców) wie niewielu. Ale dobrze byłoby, żeby ta wiedza stała się powszechna. Zresztą wyjście naprzeciw oczekiwaniom nabywcy może dać sprzedawcy przewagę nad konkurencją i przyspieszyć zapłatę za towar/usługę – podkreśla Robert Łuszczyna.
Eksperci wskazują, iż oprócz wspomnianych sytuacji (zakupy pracownicze, przyporządkowanie do poszczególnych projektów czy oddziałów/zakładów) zakupy muszą być też rozdzielane w jednostkach samorządu terytorialnego i grupach VAT. – W tym zakresie struktura e-faktury również przewiduje możliwość dokonania odpowiednich oznaczeń, sprzedawca musi oznaczyć nabywcę w polu Podmiot2, a w Podmiot3 wskazuje konkretnego odbiorcę usługi/towaru – tłumaczy Magdalena Jaworska.
Przypomnijmy, iż największe firmy, czyli te, w których sprzedaż (wraz z kwotą podatku) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, muszą wystawiać faktury w KSeF już od 1 lutego 2026 r. Pozostałe mają dwa miesiące więcej na wdrożenie fakturowej rewolucji. A najmniejsi przedsiębiorcy (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie) nie muszą wprowadzać faktur do nowego systemu do końca 2026 r. Jak jednak pisaliśmy w „Rzeczpospolitej” z 26 sierpnia także małe firmy będą musiały korzystać z KSeF od samego początku. Faktury od dużych będą musiały bowiem ściągać ze swojego konta zakupowego. Wprawdzie od zasady wprowadzania dokumentów do KSeF jest parę wyjątków, np. do końca 2026 r. będzie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, a także paragonów z NIP (do 450 zł), ale jak podkreślali eksperci, będą to rzadkie sytuacje.
