Faktura zaliczkowa – czy zawsze jest konieczna?

Jednym z obowiązków przedsiębiorcy jest wystawianie faktur, które dokumentują wykonanie usługi czy sprzedaż towarów. Często jednak zdarza się, iż przed sprzedażą przedsiębiorca otrzymuje zaliczkę na poczet przyszłej dostawy. Wówczas wystawiana jest faktura zaliczkowa. W poniższym artykule omówię zasady wystawiania faktur zaliczkowych oraz przypadki, kiedy takiej faktury nie musisz wystawić.

Zaliczka, zadatek, przedpłata, rata

W ustawie o VAT skutki podatkowe wywołuje otrzymanie płatności przed wykonaniem usług czy wydaniem towaru. Płatność ta może być przelana na podstawie różnych tytułów, w tym przykładowo zaliczki czy zadatku.

Ogólnie można przyjąć, iż zadatek i zaliczka to płatność poprzedzająca wykonanie świadczenia (sprzedaż towaru czy wykonanie usługi). Przy czym w przypadku niewykonania umowy, zaliczka podlega zwrotowi, natomiast zadatek przepada. o ile jesteś sprzedawcą, a umowa nie zawiera innych postanowień i nie wykonałeś swojego świadczenia, klient może żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości.

Z uwagi na zrównanie w prawie podatkowym tych pojęć w dalszej części artykułu posłużę się pojęciem zaliczki.

Czy każda wpłata jest zaliczką?

W prawie podatkowym, a w szczególności w ustawie o podatku od towarów i usług, nie każda wpłata będzie traktowana jak zaliczka. W tym zakresie wykształciła się już ugruntowana linia orzecznicza. Mam tu na myśli sytuację, w której kontrahent otrzymuj pewną kwotę, ale ta wpłata nie jest związana z konkretnym zamówieniem. Podstawą takiej wykładni są wyroki Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Wskazuje się w nich, iż opodatkowana może być taka płatność, dla której „wszelkie okoliczności mające znaczenie dla zaistnienia zdarzenia podatkowego, to znaczy przyszła dostawa lub świadczenie usług, muszą już być znane, a zatem w szczególności w momencie dokonania takiej płatności towary i usługi powinny być szczegółowo określone” (wyrok Trybunału Sprawiedliwości z dnia 21 lutego 2006 r. sygn. C-419/02)

Przykład

Firma A zawarła umowę ramową z firmą B na dostawę materiałów budowlanych. Umowa ta określa, iż ilość i cena będzie określana w momencie złożenia konkretnego zamówienia. Warunkiem podpisania umowy było wpłacenie przez firmę A kwoty 200 000 zł. Ponieważ kwota ta nie dotyczy konkretnego zamówienia, nie stanowi zaliczki w rozumieniu ustawy o VAT.

Faktura dokumentująca zaliczkę

Przypadki takie jak wskazane powyżej zdarzają się jednak stosunkowo rzadko. Częściej przedsiębiorca otrzymuje zaliczkę na poczet skonkretyzowanego świadczenia. Wówczas zaliczka powoduje konieczność jej opodatkowania i udokumentowania – właśnie fakturą zaliczkową.

Faktura zaliczkowa musi zawierać określone elementy. Nie są one tożsame z fakturą dokumentującą dostawę towarów czy świadczenie usług. Do wspólnych elementów obu rodzajów tych faktur należy zaliczyć: datę wystawienia, numer seryjny, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy, NIP wystawcy i nabywcy, datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

W przypadku faktury zaliczkowej należy wykazać:

• otrzymaną kwotę zapłaty
• kwotę podatku
• dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku,
• jeżeli faktura końcowa miałaby zawierać szczegółowe określenia również faktura zaliczkowa musi je zawierać np. „odwrotne obciążenie”, „metoda kasowa”, czy „samofakturowanie”

Faktura zaliczkowa a faktura końcowa

Faktura końcowa dokumentuje dokonanie transakcji. o ile wcześniej otrzymałeś zaliczkę, to na fakturze końcowej dokonujesz jej rozliczenia, czyli pomniejszasz wartość dostarczanych towarów o wcześniej otrzymane zaliczki.

W przypadku gdy otrzymałeś zaliczkę, to na fakturze końcowej – dokumentującej wydanie towaru lub wykonanie usługi – masz obowiązek wskazać numery faktur zaliczkowych wystawionych przed sprzedażą.

Jeżeli otrzymałeś 100% zaliczkę, to nie masz już obowiązku wystawić faktury końcowej. W praktyce jednak nabywcy zwracają się z taką prośbą i możesz wówczas wystawić tzw. „fakturę zerową”.

Na fakturach zaliczkowych nie masz obowiązku wykazywania numerów poprzednich faktur zaliczkowych. Jednak, o ile otrzymałeś 100% zaliczki w kilku płatnościach – to na ostatniej fakturze zaliczkowej, taki obowiązek już masz.

Bez faktury zaliczkowej

Jak wspomniałem na początku, zasadą jest to, iż otrzymanie zaliczki powoduje konieczność wystawienia faktury. Jednak, jak od każdej zasady, tak i w tym przypadku istnieją pewne wyjątki.

Pierwszy z nich dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, czyli dostawy dokonywanej na rzecz podatnika z innego kraju UE, któremu towary są wysyłane. Zaliczka na poczet takiej transakcji nie rodzi obowiązku podatkowego.

Drugi związany jest ze specyficznymi czynnościami, dla których obowiązek podatkowy powstaje w sposób odmienny. Mowa tu o dostawie energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, oraz świadczeniu usług:

• telekomunikacyjnych,
• dotyczących m.in. dostarczania wody, odprowadzania ścieków, odbioru odpadów,
• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
• ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
• stałej obsługi prawnej i biurowej,
• dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

Przykład

Pana Adam podpisał umowę najmu hali magazynowej z Firmą C, w której zastrzegł, iż musi zostać wpłacona kaucja w równowartości 3 czynszów miesięcznych oraz zaliczka w wysokości 3 miesięcznego czynszu. Firma C wystąpiła o wystawienie faktury zaliczkowej.

W takiej sytuacji Pan Adam nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej. Nie dość, iż kaucja nie stanowi podstawy do wystawiania faktury zaliczkowej (nie jest związana z konkretną usługą a jedynie ma charakter odszkodowawczy) to zaliczka na poczet czynszu nie rodzi obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej.

Brak faktury zaliczkowej – zmiany od września 2023

Trzeci przypadek związany jest z nowelizacją przepisów. Dotyczy sytuacji, gdy otrzymasz zaliczkę w tym samym miesiącu, w którym dokonujesz dostawy towaru czy wykonasz usługę. Wówczas nie masz już obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, a jedynie fakturę końcową. Zmiana ta obowiązuje od 1 września 2023 roku.

Przykład

Firma Moto handluje motorami i rowerami. W dniu 10 października otrzymała zaliczkę na skuter w wysokości 5 000 zł. Klient zgłosił się po odbiór 3 listopada. W tym dniu dopłacił pozostałą cenę i odebrał towar. W związku z tym firma Moto musi wystawić zarówno fakturę zaliczkową jak i fakturę końcową.

Gdyby klient odebrał skuter w październiku firma Moto mogłaby wystawić jedynie fakturę końcową. Na tej fakturze firma Moto musiałaby jednak wskazać datę otrzymania zaliczki.