9 godzin temu
Najemca kawalerki przy ul. Okopowej zgłasza awarię pralki, właściciel apartamentu na Mokotowie zapomniał zapłacić za Internet, więc para, która od niego wynajmuje mieszkanie, wysłała już piątą wiadomość w przeciągu kwadransa, w której domagają się pilnego zadziałania — w końcu pracują zdalnie i muszą się połączyć na Zoomie ze swoimi zespołami. Tymczasem student, który deklarował, iż do końca ubiegłego miesiąca ureguluje zaległy czynsz za wynajmowany pokój na Świętokrzyskiej, jest od tygodnia poza zasięgiem. Kto z nas, zarządców najmu, tego nie zna. Każdego dnia, w zależności jak duże portfolio nieruchomości znajduje się pod naszą opieką, odbieramy mnóstwo podobnych wiadomości. A to u kogoś pojawiły się pluskwy, gdzie indziej sąsiedzi imprezują do bladego świtu, komuś złamała się rama łóżka. Codzienność.
Zarządcy najmem załatwiają dużą część opisanych wyżej sytuacji zdalnie. Mamy swoje ekipy techniczne, które powiadamiamy w razie usterki, a w przypadku osób zalegających z czynszem, kierujemy sprawy do zaprzyjaźnionych kancelarii. Czasem jednak musimy pojawić się osobiście, gdy naprzykład któryś z najemców, nagle, bez podania powodu postanowił się wynieść, albo zalał mieszkanie sąsiada i nie odpowiada na wezwania. Wówczas inne, choćby palące tematu muszą poczekać, bo nie jesteśmy w stanie się rozdwoić. Nie wyślemy też ekipy do wkręcenia żarówki, czy nie zaangażujemy kancelarii, jak najemca opóźnia się z płatnością kilka dni. Z drugiej strony, wystarczy kilku takich spóźnialskich, aby zaburzyć miesięczny cash-flow.
Nie zapominajmy, iż wszystkie pożary, które przychodzi nam gasić, nie unieważniają innych, codziennych zadań, takich jak regularne wystawianie rachunków, czy przesyłanie umów nowym najemcom. To wszystko musi dziać się symultanicznie, bo o ile właściciele nieruchomości nie będą zadowoleni z tempa rozwiązywania podobnych problemów, wykorzystają pierwszą możliwą okazję, żeby zmienić firmę zarządzającą. Co można zrobić, aby temu zapobiec?
Jak powiększyć zespół, by nie zbankrutować?
Jednym z dostępnych rozwiązań jest zatrudnienie wystarczającej liczby pracowników, którzy będą w stanie gwałtownie i skutecznie sprostać sytuacji. Pomogą rozwiązać problem, zareagować na nagłe zdarzenie, bez zaniedbywania pozostałych obowiązków wynikających z umowy z klientami. Takie rozwiązanie jest jednak dość drogie, ale też bywa mało skuteczne. O ile zarządca nieruchomości, który ma pod swoimi skrzydłami choćby liczące kilkaset mieszkań osiedle, prowadzi wszystkie działania pod jednym adresem, to w przypadku zarządcy najmem, poszczególne mieszkania, a często przecież i pojedyncze pokoje, czyli jednostki najmu, rozsiane są po całym mieście. Zatrudnienie dodatkowych osób musiałoby wpłynąć na znaczny wzrost ceny usługi dla właścicieli mieszkań, ale też często nie byłoby skuteczne, bo liczba interwencji i problemów, jakie mogą wystąpić, bywa ciężka do oszacowania.
Sam, zarządzając ponad 50 mieszkaniami w ramach firmy Housemates, niejednokrotnie zastanawiałem się nad zatrudnieniem dodatkowych pracowników, wiedząc jednocześnie, iż potrzebowałbym ich do wykonywania małoambitnych, a często frustrujących zadań. Sądzę, iż również u Was zdarzają się sytuacje, kiedy w po jednym weekendzie spływa kilkadziesiąt maili, z czego zdecydowana większość dotyczy spraw dość oczywistych, takich jak pytanie o termin płatności (jest na fakturze), jak zerwać umowę (jest w umowie), co zrobić jak żarówka się wykręciła? Tworzymy regulaminy, udostępniamy dokumenty najemcom i właścicielom, mając nadzieję, iż w ten sposób ułatwimy wszystkim życie, a sobie oszczędzimy trochę czasu, ale to nie zawsze działa. I tak ostatecznie trzeba tłumaczyć po kilka razy.
Próbowałem różnych sposobów na usprawnienie pracy, poczynając od arkuszy kalkulacyjnych Google, przez bardziej zaawansowane i dedykowane branży najmu systemy CRM. To, czego mi brakowało, to elastyczności.
Oczywiście, mają one sporo możliwości, ale żeby się ich nauczyć i opanować w satysfakcjonującym stopniu, konieczne jest przejście szkolenia. Jest to szczególnie uciążliwe przy zatrudnianiu pracowników, bo płacimy za system, szkolenie, czas pracy pracownika, który w danym momencie nie jest w stanie wykonywać swoich obowiązków. To, iż nauka systemów CRM bywa żmudna, nie byłoby tak dużym problemem, gdyby nie fakt, iż automatyzacja procesów jest w nich tylko częściowa i raczej tylko pomaga ułożyć pracę, którą ostatecznie i tak musimy wykonać samodzielnie. Wciąż konieczne jest manualne uzupełnianie danych, ciągłe czuwanie nad ich aktualnością i wysyłanie wiadomości do najemców..
Hej Siri, kim jest Zoe?
Na początku października minie 14 lat odkąd Apple zapowiedziało Siri, zintegrowaną z iPhonem wirtualną asystentkę. Nieraz zastanawiałem się nad tym, dlaczego nie ma podobnego rozwiązania dedykowanego branży nieruchomości, a iż jak mówią, potrzeba matką wynalazku, wraz z zespołem RentEasy.AI stworzyliśmy Zoe, wirtualną asystentkę zarządcy nieruchomości.
Postanowiliśmy wyjść poza schemat wyznaczony przez dostępne na rynku systemy CRM, dając Zoe możliwości, których oczekiwalibyśmy od skutecznego pracownika. Przede wszystkim chcieliśmy, aby można z nią było rozmawiać i zlecać jej samodzielne wykonywanie zadań, dokładnie w taki sposób, w jaki zlecilibyśmy to naszemu pracownikowi.
Jeżeli zadzwoni do nas właściciel mieszkania z informacją, iż zmienił się lokator i konieczny jest aneks do umowy, wystarczy, iż poprosimy Zoe, aby zmieniła dane na te przesłane przez właściciela. Nasza asystentka zadba o to, aby nowy adres został zapisany w bazie i służył w przyszłości do kontaktu.
Co więcej, okazuje się, iż Zoe nie ma problemu z tłumaczeniem najemcy (po raz nasty), jak poradzić sobie z zatkanym odpływem, niedokręconą żarówką, czy wytłumaczyć zapis umowy. Nie mówiąc już o przedstawieniu naszej oferty, czy też samodzielnym wynajęciu jednostki najmu.
Pracownik biurowy, księgowy, asystent i analityk w jednym
To do obowiązku Zoe należy czuwanie nad tym, aby klient otrzymał na czas fakturę, a o ile nie zapłaci — odpowiednie upomnienie, wezwanie do zapłaty, czy w skrajnych przypadkach uruchomienie procesu windykacji, oraz wejście w interakcję z systemem e-sądów.
Zoe będzie też pierwszą „osobą”, która dowie się o sytuacji awaryjnej, jak zalanie sąsiada. Po pierwszym sygnale od zarządcy nieruchomości, sama skontaktuje się z najemcami i przekaże instrukcje do działania, nie czekając na reakcję właściciela mieszkania, a więc przyspieszając cały proces.
Odgrywając rolę asystenta operacyjnego, Zoe przyspieszy nam również pracę administracyjną. o ile zdecydujemy się wynająć mieszkanie panu Kowalskiemu, wystarczy, iż poprosimy Zoe, aby przygotowała dla niego umowę, a ona będzie już wiedziała, co robić. Wypełni wszystkie dokumenty, wyśle do adekwatnej osoby, przypomni, o ile umowa nie zostanie podpisana we wskazanym czasie, a również przeprowadzi on-boarding po zasadach korzystania z mieszkania i przedstawi wszystkie istotne, z punktu widzenia najemcy, informacje.
Scoring najemców
Ponieważ RentEasy.AI powstało przy biurku zarządcy nieruchomości, a nie w korporacji, wdrożyliśmy rozwiązania, które mogą realnie ułatwić pracę osobom z naszej branży. Jedną z innowacji, z których jesteśmy szczególnie dumni, jest scoring najemców. Kto z nas nie spotkał osoby regularnie spóźniającej się z płatnościami czy też demolującej mieszkanie. Wiedza o tym, iż nasz potencjalny najemca ma złą przeszłość wynajmu byłaby na wagę złota.
Niestety narzędzia, które mogą być pomocne, takie jak system BIK nie wiele tu zdziałają. Brak dopłaty 5 zł do kredytu to inna para kaloszy niż półroczne zaleganie z czynszem, czy też problematyczne zachowanie najemcy, niekoniecznie związane z długami.
Tworząc RentEasy.AI dodaliśmy tę funkcjonalność, a więc im więcej użytkowników loguje się do systemu, tym więcej informacji o nierzetelnych najemcach trafi do bazy. Gdy osoba o złym scoringu, nadanym przez jednego z zarządców, skontaktuje się z Wami z chęcią wynajmu nieruchomości, system przekaże ostrzeżenie, informując, iż dany delikwent ma słabą przeszłość najmu i to od Was zależy, co dalej z tą informacją zrobicie. Oczywiście, aby ta funkcjonalność działała skutecznie, potrzeba czasu, który szacujemy na około rok, aby dać możliwość użytkownikom na podzielenie się informacjami o mniej atrakcyjnych najemcach.
Cztery pakiety dostosowane do potrzeb
RentEasy.AI umożliwia skorzystanie z czterech pakietów. Pierwszy, Pakiet Mini zawiera panele nieruchomości, właścicieli, najemców oraz moduł księgowy, a więc jest zbliżony funkcjonalnością do obecnych na rynku rozwiązań bazodanowych. Kolejny, Pakiet Basic pozwala już prowadzić m.in. windykację czy scoring najemców.
Więcej automatyzacji dostępnych jest w Pakiecie Manager, w którym pojawia się moduł płatności online wraz z generowaniem umów, czy też tworzeniem własnych ogłoszeń wynajmu nieruchomości z możliwością podpisania umowy online. W tym pakiecie pojawiają się też dodatki cenne z punktu widzenia zarządców nieruchomości wynajmowanych krótkoterminowo, w tym integracja ze Smart Lock, co w znacznym stopniu ułatwia udostępnianie mieszkań klientom czy technikom, bez konieczności przekazywania fizycznych kluczy.
Najwyższy, Pakiet Premium, zapewnia dostęp do asystentki Zoe, oraz pozwala na tworzenie zaawansowanych raportów i analiz, a więc daje Zoe uprawnienia CFO, który czuwa nad tym, czy Wasz biznes idzie finansowo w dobrym kierunku.
Specjalny rabat dla członków Mieszkanicznika
Dla członków Stowarzyszenia Mieszkanicznik przygotowaliśmy specjalną zniżkę, o której szczegółach poinformujemy już wkrótce. Tymczasem zapraszamy do odwiedzenia strony www.renteasy.ai oraz do zapisu na bezpłatny webinar przedpremierowy. Podczas spotkania zobaczycie aplikację na żywo, poznacie jej praktyczne zastosowania w codziennej pracy, a przede wszystkim otrzymacie natychmiastowy, darmowy dostęp do wszystkich funkcji systemu.
Partner Strategiczny - Renteasy.Ai
