Groza paragonu, czyli kiedy zainstalować kasę fiskalną

Przywykliśmy, iż kupując towary lub usługi otrzymujemy paragon fiskalny. Jednak czasami nie są one wydawane. Powodem tego może być brak obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej. Ponieważ początkujący przedsiębiorca niejednokrotnie ma dylemat czy musi mieć kasę fiskalną, poniżej analizujemy, kiedy faktycznie tak będzie.

Kasa rejestrująca

W przepisach nazywana jest kasą rejestrującą, potocznie przyjęło się używać pojęcia „fiskalna”, co związane jest z takim właśnie jej charakterem. dzięki kasy ewidencjonujesz swoją sprzedaż dla celów fiskalnych, a także wydajesz dokument potwierdzający tę sprzedaż klientowi.

Po krótkim wprowadzeniu przejdźmy do najważniejszego zagadnienia – a mianowicie czy zawsze musisz posiadać kasę rejestrującą? Odpowiedź na to pytanie jest negatywna.

Transakcje B2B bez kasy fiskalnej

Kasy rejestrującej nie muszą posiadać przedsiębiorcy, którzy sprzedają swoje towary lub świadczą usługi na rzecz innych przedsiębiorców. Sprzedaż taka jest bowiem ewidencjonowana dzięki faktur VAT i nie podlega ewidencji na kasie rejestrującej.

Co więcej taka sprzedaż nie powinna być przeprowadzana przez kasę rejestrującą, gdyż może to grozić dodatkowymi stancjami dla sprzedawcy jak i nabywcy.

Jeżeli sprzedawca jest podatnikiem VAT czynnym i wystawi fakturę do paragonu, na którym nie umieścił NIP-u nabywcy, zapłaci dodatkowo kwotę podatku należnego, a nabywca zapłaci dodatkowe zobowiązanie podatkowe w tej samej wysokość. Ważne zatem aby pamiętać, iż wystawiając paragon klientowi, który będzie chciał otrzymać fakturę „na firmę” na paragonie musi być NIP kupującego.

Dodatkowo warto pamiętać, iż paragon fiskalny do kwoty 400 zł z NIP nabywcy jest również uważany za fakturę i wówczas nie musisz wystawiać osobnego dokumentu.

Zwolnienie podmiotowe z obowiązku ewidencjonowania dzięki kasy

Fiskalizacja sprzedaży (czyli ujęcie transakcji w kasie rejestrującej) na rzecz innego przedsiębiorcy występuje jednak rzadko. Największym problem jest to, czy należy fiskalizować każdą sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej.

Zasadniczo można przyjąć, iż taka sprzedaż zawsze powinna być ewidencjonowana na kasie rejestrującej. Jednak przepisy przewidują w tym zakresie zwolnienia.

Pierwsze dotyczy podatników, dla których sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej nie przekracza w danym roku 20 000 zł. o ile zatem świadczysz usługi lub sprzedajesz towary takim klientom okazjonalnie, nie musisz posiadać kasy rejestrującej.

Przykład

Pan Wacław prowadzi sprzedaż hurtową materiałów budowlanych. Zdarza się jednak, iż raz na jakiś czas pozostaną mu towary w ilościach detalicznych i sprzeda je klientowi nieprowadzącemu działalności gospodarczej. o ile obrót z tego tytułu nie przekracza w danym roku 20 000 zł, Pan Wacław nie musi ewidencjonować sprzedaży na kasie rejestrującej.

Pamiętaj jednak, iż w pierwszym roku prowadzenia sprzedaży na rzecz osób nieprowadzących działalności, limit ten jest proporcjonalny do czasu jaki pozostał do końca roku.

Pan Marcin rozpoczął działalność gospodarczą 1 października – otworzył sklep spożywczy. W pierwszym miesiącu sprzedał towary za kwotę 6 000 zł. Pan Marcin musi założyć kasę rejestrującą, gdyż limit w jego przypadku wynosi 5 041,09 zł (92dni / 365dni x 20 000 zł).

W takim przypadku jak Pan Marcin, masz dwa miesiące na instalację kasy rejestrującej.

Wyłączenie ze zwolnienia

Niestety nie zawsze będziesz mógł skorzystać z powyższego zwolnienia. Jak prawdopodobnie już wiesz ustawy podatkowe mają wyłączenia, wyjątki itp. Tak też jest w przypadku kas rejestrujących. Sprzedaż niektórych towarów czy świadczenie usług, pozbawia Cię możliwości skorzystania z tego zwolnienia. Do tych wyjątków należy między innymi:

• dostawa: gazu płynnego, silników i części do silników, nadwozi do pojazdów silnikowych, przyczep i naczep oraz ich części, kontenerów, części i akcesoriów do pojazdów silnikowych, komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych, sprzętu fotograficznego, zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych, wyrobów tytoniowych, napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2%, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, perfum i wód toaletowych,
• świadczenia usług: przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, taksówek, naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, wulkanizacja, w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów, w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów, prawniczych, doradztwa podatkowego, związanych z wyżywieniem (wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych – catering), fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych, w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne, mycia, czyszczenia samochodów.

Jak widać lista jest długa i do tego nie przytoczyłem jej w całości, ale warto sprawdzić ją dokładnie. Jednorazowa dostawa wyżej wymienionych towarów lub wykonanie choćby jednej z tych usług powoduje, iż obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej wystąpi z chwilą sprzedaży i już do końca prowadzenia działalności będziesz musiał tę kasę mieć.

Zwolnienie niektórych czynności

Przyjmijmy, iż posiadasz kasę rejestrującą – np. obrót na rzecz osób fizycznych przekroczył 20 000 zł.

Może Cię zaskoczę, ale nie oznacza to, iż każdą transakcje będziesz musiał ewidencjonować na kasie. Przewidziano bowiem, iż niektóre czynności, pomimo ogólnego obowiązku ewidencjonowani na kasie rejestrującej, mogą nie być tam ewidencjonowane.

I ponownie – lista jest długa, więc nie będę jej przytaczał w całości, ale wskażę najczęściej występujący przypadek, który dotyczy sprzedaży wysyłkowej lub świadczenia usług. Warunkiem nieewidencjonowania na kasie fiskalnej jest by płatność za usługę (lub dostawę towaru) otrzymać od klienta za pośrednictwem rachunku bankowego, a z dowodów wynika jakiej to czynności dotyczyło.

Dodatkowo w przypadku dostawy towarów muszą one być wysłane za pośrednictwem poczty lub kurierem (nie może to być sprzedaż w sklepie stacjonarnym). Zwolnienie to nie dotyczy towarów i usług wskazanych wcześniej.

Podsumowanie

Warto kontrolować, czy powstanie u Ciebie obowiązek posiadania kasy rejestrującej. W tym celu warto zwrócić uwagę na kilka spraw:

1. sprzedaż dla innego przedsiębiorcy nie powinna być ewidencjonowana na kasie rejestrującej. o ile tak robisz nie zapomnij o wpisaniu na paragonie numeru NIP nabywcy.
2. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności powinna być rejestrowana na kasie fiskalnej, jednak możesz być z tego obowiązku zwolniony, o ile wartość sprzedaży nie przekracza 20 000 zł w skali roku.
3. Niestety wstępuje kategoria towarów i usług, których sprzedaż automatycznie obliguje Cię do posiadania kasy – warto przed wykonaniem nowej czynności sprawdzić wykaz.
4. Jeżeli raz objął Cię obowiązek posiadania kasy, nie możesz się z niego zwolnić. Będzie Ci ona towarzyszyła do końca prowadzonej działalności.
5. Nawet posiadając kasę rejestrującą nie wszystkie transakcje musisz na niej ewidencjonować. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy płatność za usługę otrzymasz przelewem na rachunek bankowy, a w przypadku towarów dodatkowo wysyłasz je pocztą lub kurierem.