1 miesiąc temu
Partnerem technologicznym serii HR Detektywi jest Soneta Sp. z o.o. producent systemu ERP enova365
Terminy sporządzenia i wysłania deklaracji do urzędu skarbowego w 2025 roku
Za niespełna dwa miesiące specjaliści ds. kadr i płac będą wystawiać deklaracje PIT-11 za 2025 rok. Deklaracje w formie elektronicznej należy przekazać do urzędów skarbowych do 2 lutego 2026 roku (gdyż 31 stycznia przypada w sobotę). PIT-11 są wysyłane do urzędów skarbowych adekwatnych według miejsca zamieszkania podatnika. Natomiast do końca lutego deklaracje należy wręczyć samym podatnikom. Obowiązek ten można zrealizować w formie elektronicznej lub papierowej – wręczając PIT-11 do rąk własnych pracownikowi lub wysyłając go pracownikowi pocztą.
Płatnicy podatku dochodowego, którzy w ciągu roku pobierali i odprowadzali do urzędów skarbowych zaliczki na podatek dochodówy od osób fizycznych są zobowiązani do rozliczenia się ze swoich obowiązków za zakończony rok podatkowy.
Zakres informacji i aktualne formularze PIT-11
PIT-11 to informacja podatkowa, na podstawie której podatnik dokona ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego i rozliczenia z urzędem skarbowym za dany rok podatkowy. Deklaracja zawiera dane identyfikacyjne składającego, dane osobowe podatnika (imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania), osiągnięte przychody w danym zakładzie pracy, koszty uzyskania przychodu, dochody, kwoty pobranych zaliczek, składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
W PIT-11 wykazuje się również przychody zwolnione z opodatkowania takie jak:
- przychody podatnika do 26. roku życia – tzw. „ulga dla Młodych”;
- przychody podatnika, który zmienił rezydencję podatkową przenosząc miejsce zamieszkania na terytorium RP – tzw. „ulga dla powracających”;
- przychody podatnika, który w roku podatkowym sprawował władzę rodzicielską w stosunku do co najmniej czwórki dzieci – tzw. „ulga Rodzina 4+” ;
- przychody otrzymane przez podatnika po ukończeniu 60 roku życia (kobieta) i 65 roku życia (mężczyzna)- tzw. „ulga dla seniorów”.
Zatem fakt, iż płatnik w ciągu roku podatkowego nie odprowadził żadnej zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych za danego pracownika, gdyż ten korzystał przez cały rok z jednej z powyższych ulg, nie zwalnia płatnika z obowiązku sporządzenia deklaracji PIT-11.
Jaka jest aktualna wersja formularza PIT-11 za 2025 rok?
Aktualną wersją formularza PIT-11 jest wersja 29. Ze względu na brak istotnych zmian w ustawie o PIT w tym roku, wszystko wskazuje na to, iż ta wersja będzie stosowana również w 2025 roku.
Weź udział w bezpłatnym projekcie Ogólnopolska Akcja PIT! Zapisz się! Odbierz materiały, weź udział w trzech merytorycnzych spotkaniach, zobacz jak robią to praktycy! Już niedługo tylko dla zapisanych udostępniony zostanie arkusz aktualizacji danych osobowych wraz z szablonem komunikacji do pracowników! Poznaj moc Eduwersum®!
Najczęstsze błędy i wątpliwości w deklaracjach PIT-11
Zaliczka należna w danym roku czy zaliczka pobrana?
Płatnik w deklaracji PIT-11 wykazuje wyłącznie zaliczki na podatek pobrane w danym roku. Często pojawiają się wątpliwości, co z zaliczkami od wynagrodzeń za grudzień, które ze względu na termin wypłaty do 10. dnia kolejnego miesiąca zostały wypłacone dopiero styczniu kolejnego roku. Takie zaliczki należy wykazać w deklaracji podatkowej dopiero w kolejnym roku – czyli wtedy, kiedy wynagrodzenie zostało wypłacone, a zaliczka została pobrana.
PIT-11 wysłany do urzędu po terminie
Pracodawcy, którzy na czas nie przekazali do urzędu informacji PIT-11 narażają się na odpowiedzialność z kodeksu karnego skarbowego i mogą zostać ukarani grzywną finansową. W celu uniknięcia kary płatnik ma możliwość przesłanie deklaracji i odwołania się do instytucji czynnego żalu. Sam fakt, iż pracodawca złożył czynny żal, nie gwarantuje mu pełnej ochrony przed karą. Ponadto, zgodnie z art. 16 § 5 pkt 1 złożenie czynnego żalu po wezwaniu organu do wyjaśnień będzie nieskuteczne.
Art. 16 § 5 pkt 1 Kodeks karny skarbowy
§ 5. Zawiadomienie jest bezskuteczne, o ile zostało złożone:
1) w czasie, kiedy organ ścigania miał już wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego
Błędny adres zamieszkania lub nieprawidłowy urząd skarbowy
W przypadku, gdy deklaracja PIT-11 została wysłana do złego urzędu skarbowego, ale sam adres zamieszkania pracownika był poprawny, urząd powinien we własnym zakresie skierować informację do adekwatnego urzędu. o ile natomiast płatnik wskaże nieprawidłowy lub nieaktualny adres zamieszkania, pracownik powinien zwrócić się do pracodawcy, aby skorygował on deklarację. Do korekty deklaracji nie trzeba dołączać czynnego żalu.
W celu złożenia korekty PIT-11 sporządza się ponownie deklaracje, wskazując przy tym w PIT- 11 cel złożenia deklaracji jako „korekta”. Korektę PIT-11 należy przesłać zarówno do pracownika, jak i urzędu skarbowego.
Zaniżone KUP lub zaliczka pobrana w złej wysokości. Jak wykazać to na deklaracji PIT-11?
W deklaracji PIT-11 należy wykazać faktycznie rozliczone wartości przy poborze zaliczek na podatek, m.in.:
- faktycznie zastosowaną wartość kosztów uzyskania przychodów,
- kwotę faktycznie potrąconych składek na ubezpieczenia społeczne,
- faktycznie pobraną wartość zaliczek na podatek dochodowy.
Przykładowo, o ile w wyniku błędu przy poborze zaliczki zastosowano niższe koszty uzyskania przychodu niż te, które powinny przysługiwać podatnikowi, płatnik w deklaracji PIT-11 powinien wykazać wartość kosztów faktycznie zastosowanych – czyli te zaniżone. Pracownik będzie miał prawo do wykazania adekwatnych KUP w swojej deklaracji rocznej.
Pismo Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0112-KDIL2-1.4011.278.2020.1.DJ z dnia 24 marca 2020 r.
(..) Podkreślenia również wymaga, iż informacje i deklaracje podatkowe, w tym PIT-11, służą do odwzorowania zaistniałego w trakcie roku podatkowego stanu faktycznego, a nie do jego kreowania. Zatem w informacji PIT-11 składanej za dany rok podatkowy płatnik winien wykazać między innymi takie kwoty potrąconych w roku podatkowym ze środków podatnika składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, zaliczek na podatek, które odzwierciedlają jego działania jako płatnika, tzn. kwoty faktyczne pobrane w tym roku podatkowym.
W konsekwencji, gdy z jakiegoś powodu (w tym w wyniku błędu płatnika np. z przyczyn technicznych – co ma miejsce w analizowanej sprawie) przy poborze zaliczek na podatek zostały uwzględnione koszty uzyskania przychodów niższe niż te, które pracownikowi przysługują, w PIT-11 należy wykazać jedynie te zaniżone koszty uzyskania przychodów. Należy jednak zaznaczyć, iż płatnik powinien poinformować pracownika o wszelkich nieprawidłowościach w tym zakresie i wskazać, jakie koszty uzyskania przychodów pracownik może wykazać w deklaracji rocznej (…).
Kiedy nie wystawiamy PIT-11?
Są pewne przypadki, gdzie deklaracji PIT-11 nie wystawia się. Po pierwsze, „zerowej” deklaracji PIT-11 nie trzeba sporządzać, o ile podatnik cały rok przebywał na urlopie wychowawczym lub urlopie bezpłatnym i w związku z tym nie otrzymał żadnego przychodu, który podlegał opodatkowaniu (lub przychodu zwolnionego, gdyż korzystał z ulgi).
Podobnie, o ile płatnik podatku nie jest płatnikiem zasiłków, a pracownik przebywał na długotrwałym zwolnieniu lekarskim, urlopie macierzyńskim, urlopie rodzicielskim lub urlopie rehabilitacyjnym, za które pobierał wyłącznie świadczenia z ZUS (nie uzyskał żadnego innego przychodu od pracodawcy). W takim wypadku pracownik otrzymuje tylko PIT-11A od ZUS i na tej podstawie rozlicza własne zeznanie roczne.
Deklaracji PIT-11 nie trzeba też sporządzać, o ile podatnik, który nie jest jednocześnie pracownikiem płatnika, otrzymywał wyłącznie wynagrodzenie z tytułu umów zlecenia lub umów o dzieło do kwoty 200 zł brutto. Od takich umów pobiera się zryczałtowany podatek dochodowy, który należy wykazać w deklaracji PIT-8AR, a nie w deklaracji PIT-11.
Warto również zwrócić uwagę, iż podatnik powinien otrzymać od danego płatnika tylko jedną deklarację PIT-11, jeżeli w tym samym roku podatkowym osiągnął wynagrodzenie z dwóch różnych źródeł. Przykładowo, o ile podatnik pracował zarówno na podstawie umowy o pracę i umowy zlecenie w danym zakładzie pracy, powinien otrzymać jedną deklarację, na której będą wykazane wszystkie osiągnięte przez niego przychody z obydwu tytułów.
Jak się przygotować do „Akcji PIT 2025”? Praktyczne wskazówki
Styczeń to niewątpliwie jeden z najbardziej stresujących okresów w roku dla specjalistów kadr, płac i HR. Zaraz po Nowym Roku dla wielu rozpoczyna się prawdziwa walka z czasem. Aby wystawić poprawne deklaracje PIT-11 (często dla setek pracowników), trzeba najpierw rozliczyć podatki od wynagrodzeń za grudzień i składki na ubezpieczenia społeczne. Po drodze dochodzi przygotowanie list płac, a początek roku to zwykle czas podwyżek i aktualizacji składników wynagrodzeń, więc wymaga to szczególnej uważności. Dodatkowo już w połowie miesiąca część pracowników zaczyna dopytywać: „a gdzie mój PIT?”, co dodatkowo zwiększa presję na i tak obciążone zespoły HR.
Jak zatem przygotować się do „akcji PIT-11” z wyprzedzeniem, by zminimalizować stres, ograniczyć ryzyko błędów i sprawnie wejść w ten gorący okres? Oto lista kilku wskazówek prosto od praktyków!
- Zweryfikuj dane pracowników z aktami osobowymi. Upewnij się, iż w systemie kadrowym prawidłowo widnieją adresy, numery PESEL oraz aktualne formy zatrudnienia. Sprawdź, czy urząd skarbowy jest adekwatny dla adresu zamieszkania podatnika. Zwróć również uwagę na osoby, które zmieniły nazwisko w ciągu roku!
- Przypomnij pracownikom o aktualizacji adresów zamieszkania. To drobna rzecz, ale potrafi przysporzyć sporo problemów. Pracownicy często zapominają zgłosić zmianę adresu po przeprowadzce albo robią to dopiero wtedy, gdy… otrzymają PIT-11 ze wskazanym złym adresem. Warto już teraz wysłać krótką informację np. mailem lub na czacie firmowym, przypominając o aktualizacji danych.
- Na bieżąco aktualizuj program kadrowo-płacowy. Na przełomie roku systemy wymagają szczególnej uwagi. Wprowadzane są nowe wskaźniki (np. współczynnik ekwiwalentowy), zmienia się minimalne wynagrodzenie, a wersje deklaracji mogą ulec zmianie. Brak aktualizacji programu może skutkować błędami w listach płac lub wystawieniem deklaracji na nieaktualnych wzorach. A to generuje korekty i niepotrzebny stres.
- Przypomnij pracownikom o możliwościach składania oświadczeń podatkowych. Warto uprzedzić pracowników, iż jeżeli osiągają przychody z kilku źródeł (np. dodatkowa umowa zlecenie, drugi etat), mogą przekroczyć próg podatkowy szybciej, niż zakładają. Pracodawca nie ma wiedzy o innych dochodach pracownika, dlatego zaliczki na podatek nalicza zgodnie z danymi, którymi dysponuje. Brak wniosku o naliczanie 32-procentowej stawki nierzadko kończy się wysoką dopłatą podatku w zeznaniu rocznym. To z kolei potrafi wywołać napięcia i niepotrzebne pretensje kierowane do działu płac.
- Ustal sposób doręczenia deklaracji pracownikom. Wybierz opcję, która będzie najwygodniejsza. o ile zdecydujesz się na wysyłkę deklaracji pocztą elektroniczną, poproś pracowników o podanie aktualnych adresów e-mail w tym celu.
- Zaplanuj zasoby i terminy. Jeżeli organizacja zatrudnia dużą liczbę pracowników, warto z wyprzedzeniem zaplanować działania i podział obowiązków na styczeń. Rozważ opracowanie harmonogramu prac.
- Przygotuj gotowe odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania pracowników. To odciąży zespół od powtarzalnej komunikacji. Uprzedź pracowników jak wygląda proces wystawiania deklaracji i poinformuj, kiedy wstępnie mogą spodziewać się swoich PIT-11.
Czy proces wystawiania informacji PIT-11 i dystrybucji do pracowników można uprościć? Komentarz eksperta enova365
Joanna Walentek, Kierownik projektu Kadry Płace enova365, Soneta
W tym roku ustawodawca zaskoczył nas tym, iż zmian w deklaracjach PIT jest naprawdę niewiele. Nowości dotyczą głównie deklaracji IFT-1 oraz IFT-1R, a także drobnych modyfikacji w formularzach PIT-8C i PIT-8CZ.
Brak większych zmian oznacza, iż działy kadrowo-płacowe nie muszą modyfikować konfiguracji systemów HR — wystarczy wgrać aktualizację modułu udostępnioną przez producenta.
Z technologicznego punktu widzenia to doskonały moment, by skupić się nie na samych przepisach, ale na usprawnieniu procesu udostępniania PIT-ów pracownikom.
W systemie enova365 Kadry Płace, we współpracy z modułem Pulpit Pracownika, można w pełni elektronicznie udostępniać deklaracje PIT-11.
Dział kadr jednym kliknięciem udostępnia pracownikom deklaracje w Pulpicie, a pracownicy pobierają dokument i potwierdzają jego odbiór online. Dział kadr natychmiast widzi status — bez drukowania, wysyłania maili czy oczekiwania na podpisy.
To szybkie, bezpieczne i wygodne rozwiązanie, które realnie odciąża działy kadrowe w gorącym okresie rozliczeniowym.
