HR-owe Koło Ratunkowe: Praca zdalna a podwyższone KUP i ryczałt za użytkowanie prywatnego samochodu w celach służbowych

1 rok temu

Praca zdalna uzgodniona z pracodawcą

7 kwietnia 2023 r. wejdą w życie znowelizowane przepisy Kodeksu pracy, dotyczące pracy zdalnej. Zgodnie z nimi, pracą zdalną jest praca, która może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Wykonywanie pracy zdalnej zwykle wiąże się z przebywaniem w miejscu zamieszkania. Strony umowy mogą zdecydować o innym miejscu świadczenia pracy. Jednym z udogodnień pracy zdalnej jest brak konieczności przemieszczania się w celu wykonania pracy.

W związku z powyższym specjaliści rozliczający wynagrodzenia pracowników stawiają sobie pytanie: czy pracownik wykonujący pracę zdalnie może złożyć oświadczenie, z którego wynika, iż miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę?

Koszty uzależnione od miejsca

Wysokość kosztów zależy od miejsca zamieszkania i miejsca świadczenia pracy. Zasadę tę stosuje się odpowiednio w przypadku świadczenia pracy zdalnej, przy czym w przypadku takiej pracy zwykle przyjmuje się, iż pracownik świadczy pracę z domu.

Otrzymywanie dodatku za rozłąkę uniemożliwia potrącenie kosztów podwyższonych.

Koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy wynoszą 250 zł miesięcznie w przypadku, gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. W przypadku przychodu mniejszego od kwoty kosztów płatnik może potrącić koszty do kwoty przychodu, w zeznaniu rocznym można jednak odliczyć pełną kwotę kosztów.

Jeżeli pracownik mieszka i pracuje w tej samej miejscowości, przejście na pracę zdalną nie ma większego znaczenia – przez cały czas nalicza się koszty zwykłe.

Koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy wynoszą 300 zł miesięcznie w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. W przypadku przychodu mniejszego od kwoty kosztów, płatnik może potrącić koszty do kwoty przychodu, w zeznaniu rocznym można jednak odliczyć pełną kwotę kosztów.

Koszty podwyższone rozlicza się na wniosek podatnika. o ile pracodawca nie potrącał kosztów podwyższonych, a pracownik ma do nich prawo, może potrącić je samodzielnie w zeznaniu rocznym.

Dojazd do pracy przynajmniej raz w miesiącu

Przejście na pracę zdalną oznacza, iż pracownik przestaje dojeżdżać do pracy. Tym samym, za miesiąc, w którym pracownik wykonuje wyłącznie pracę zdalną, nie powinny być naliczane podwyższone koszty uzyskania przychodu. o ile jednak pracownik pojechałby chociaż jeden dzień do pracy, np. do siedziby firmy lub klienta, oznaczałoby to pracownik opuścił miejsce stałego lub czasowego zamieszkania, które jest jednocześnie jego miejscem pracy a położone jest poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. W takiej sytuacji wydaje się zasadnym naliczenie podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.

Stanowisko Ministerstwa Finansów

W 2021 roku wypowiedziało się na ten temat Ministerstwo Finansów uznając, iż w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, i gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, to niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy na polecenie pracodawcy, pracownikowi przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów.

Należy jednak wziąć pod uwagę, iż przepisy związane z wykonywaniem pracy zdalnej powstałe na czas pandemii posiadają charakter wyjątkowy i tymczasowy, tak więc nie można zakładać, iż Ministerstwo Finansów podtrzyma swoje stanowisko po ustaniu stanu zagrożenia epidemicznego czy też w związku z nowelizacją Kodeksu pracy (termin wdrożenia pracy zdalnej to 7 kwietnia 2023 r.).

Ryczałt z tytułu użytkowania samochodu prywatnego w celach służbowych

Zwrot kosztów używania przez pracownika jego prywatnego samochodu w celach służbowych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem. Pracodawca może również zawrzeć informację na jakich zasadach pracownicy mogą użytkować swoje prywatne samochody w regulaminie użytkowania samochodów służbowych do celów prywatnych. Użytkowanie przez pracownika jego prywatnego pojazdu odbywa się na warunkach określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Poniesione przez pracownika koszty używania prywatnego pojazdu zwracane są przez pracodawcę w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne wskazanego przepisami rozporządzenia.

Pracownik powinien złożyć do pracodawcy pisemne oświadczenie o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to zawiera dane dotyczące pojazdu, tj. pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny oraz liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Na mocy § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie używania prywatnych pojazdów do celów służbowych, kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

W związku z powyższym, zasadnym wydaje się zmniejszenie ryczałtu przysługującego pracownikowi za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych w przypadku wykonywania pracy zdalnej w miejscu jego zamieszkania. Pracodawca powinien wskazać zakres i zasady pomniejszania ryczałtu podczas pracy zdalnej za każdy dzień wykonywania pracy zdalnej w zawartej umowie o używanie samochodu do celów służbowych.