11 godzin temu
Zgodnie z art. 108g ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1263; dalej: VATU), nabywca towaru lub usługi zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny za pośrednictwem polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego, umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, jest obowiązany do podania numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur lub identyfikatora zbiorczego nadanego przez Krajowy System e-Faktur. Obowiązek ten dotyczy również podatnika innego niż nabywca towaru lub usługi, dokonującego płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.
Omawiany przepis ustanawia obowiązek dotyczący realizacji płatności. Nie jest to w istocie obowiązek natury podatkowej. Dotyczy bowiem rozwiązań związanych z oznaczaniem płatności za faktury, tj. obowiązków natury gospodarczej, które nie są objęte przedmiotem rozwiązań regulujących rozliczenie podatku VAT. Rozwiązanie to, przynajmniej w założeniu Ministerstwa Finansów, przyczyni się jednak do zwiększenia poprawności dokonywania płatności pomiędzy podmiotami w systemach księgowych, a tym samym wpłynie też pośrednio na ograniczenie konieczności wzywania przedsiębiorców (w przypadku rachunków prowadzonych do działalności gospodarczej) do przedstawienia dodatkowych informacji o rozliczeniach. Dane te, w oparciu o raportowanie w systemie STIR, będą dostępne w systemach teleinformatycznych Szefa KAS.
Obowiązek wskazywania numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej już od początku funkcjonowania KSeF obligatoryjnego miał być odroczony do 1.1.2027 r. Ministerstwo Finansów nie przewiduje w tym wypadku kolejnego odroczenia (pomimo pojawiających się postulatów). Wątpliwości podatników dotyczą gotowości systemów ERP i bankowych. Tym bardziej, iż w praktyce gospodarczej często podatnicy dokonują płatności za kilka faktur naraz (jednym przelewem). Oczywiście, na rzecz jednego kontrahenta, posługującego się jednym numerem rachunku bankowego. Obowiązek wskazywania numeru KSeF wielu faktur w takim zbiorczym przelewie byłby niezwykle uciążliwy, a w zasadzie niemożliwy do wdrożenia. Z tego powodu przepisy przewidują instytucję identyfikatora zbiorczego.
Identyfikator zbiorczy – czym jest i jak działa?
Do tej pory przepisy VATU niespecjalnie rozwijały kwestię identyfikatora zbiorczego. Nabrała ona znaczenia po opublikowaniu projektu rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12.12.2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2025 r. poz. 1815). Definiuje ono identyfikator zbiorczy jako narzędzie służące do oznaczania polecenia zapłaty lub polecenia przelewu przy płatności za więcej niż jedną fakturę ustrukturyzowaną.
Identyfikator zbiorczy trzeba wygenerować. Uprawnienie do obsługi identyfikatorów może posiadać każdy podmiot, według możliwie najszerszego katalogu. Uprawnienie posiadać więc będą podmioty uprawnione do wystawiania lub dostępu do faktur (nie potrzeba tu nowego odrębnego uprawnienia). W praktyce, posłużyć ono może do wytwarzania identyfikatorów zbiorczych, dekodowania identyfikatorów zbiorczych, wyszukiwania identyfikatorów zbiorczych według numeru identyfikującego fakturę w KSeF, wreszcie do przeglądania identyfikatorów zbiorczych.
Identyfikator zbiorczy będzie można wygenerować dla faktur, którym został przydzielony numer identyfikujący fakturę w KSeF, pod warunkiem, iż na wszystkich fakturach jest ten sam sprzedawca (Podmiot1). Utworzenie identyfikatora będzie wymagało wskazania listy numerów KSeF faktur, które mają zostać nim objęte. Nic nie stoi przy tym na przeszkodzie, aby jedna faktura została przypisana do więcej niż jednego identyfikatora zbiorczego. Może to mieć znaczenie m.in. w przypadku płatności częściowych. Jeden identyfikator będzie mógł obejmować od dwóch do maksymalnie 10 000 faktur.
Sam identyfikator zbiorczy będzie składał się z 35 znaków. Jego struktura obejmie kilka elementów: identyfikator podmiotu generującego (NIP), oznaczenie „IZ”, rok i miesiąc wygenerowania identyfikatora, unikalny dwunastoznakowy ciąg generowany automatycznie przez system oraz dwie cyfry kontrolne.
Zgodnie z art. 108a ust. 3c VATU, identyfikator zbiorczy będzie wykorzystywany również przy zbiorczych płatnościach realizowanych z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP).
Komentarz
No dobrze, ale jak ten identyfikator zbiorczy będzie działać w praktyce? Spróbujmy to sobie wyobrazić. Na start, sprzedawca wystawia dwie faktury ustrukturyzowane w KSeF, które zostały przyjęte w systemie i zostały im nadane numery KSeF. Nabywca otrzymuje te faktury ustrukturyzowane w KSeF. Po ich zidentyfikowaniu, nabywca przesyła do KSeF zapytanie w celu wygenerowania dla dwóch otrzymanych faktur ustrukturyzowanych (dla ich numerów KSeF) zbiorczego identyfikatora. KSeF zwróci nabywcy identyfikator zbiorczy obejmujący dwa numery KSeF. Wówczas nabywca może dokonać zapłaty należności wynikającej z otrzymanych faktur, przy użyciu swojego rachunku bankowego. Nabywca realizując płatność podaje w poleceniu przelewu zbiorczy identyfikator wygenerowany dla dwóch e-Faktur. Sprzedawca w konsekwencji otrzyma płatność na swój rachunek bankowy wraz z informacją numerze zbiorczym. Będzie mógł zidentyfikować faktury, za które otrzymał płatność przesyła do KSeF poprzez zapytanie o dany identyfikator zbiorczy. Tak się nam przynajmniej wydaje.
Instytucja identyfikatora zbiorczego w praktyce jeszcze nie działa. A przynajmniej w aplikacji podatnika KSeF próżno jej szukać (choć prawdopodobnie i przez API nie jest to w większości przypadków możliwe). Oczywiście, w dużej mierze dlatego, iż stosowne przepisy jeszcze nie obowiązują. Pytanie – kiedy będzie to możliwe i czy przed 1.1.2027 r. podatnicy będą mogli instytucję identyfikatora zbiorczego przetestować. Już dziś pojawiają się wątpliwości praktyczne, to przecież rozwiązanie na styku podatków i bankowości, mocno wpływające na architekturę systemów ERP. Trudno sobie wyobrazić, by w dużych zwłaszcza organizacjach posługiwanie się identyfikatorem zbiorczym odbywało się manualnie.
