Ile wstecz można wystawić fakturę?

Wystawienie faktury z datą wsteczną jest procederem, który w obrocie gospodarczym się po prostu zdarza i to wcale nie tak rzadko, a niestety nie powinien. choćby jeżeli obie strony transakcji wyrażają zgodę na takie działanie, jest ono bowiem niezgodne z obowiązującym prawem. Tym samym na pytanie, ile wstecz można wystawić fakturę, odpowiedź jest tylko jedna, nie można w ogóle wystawiać faktur z datą wsteczną – prawo nie przewiduje bowiem takiej możliwości. O co w tym wszystkim chodzi? I jak rozwiązać problem w sytuacji, gdy nie wystawiliśmy faktury w terminie i chcemy ten błąd naprawić?

Wsteczna data wystawienia faktury

Wszystkie informacje, jakie znajdują się na dokumentach sprzedażowych, są istotne, a daty na fakturze szczególnie, ponieważ mają bardzo duże znaczenie zarówno dla nabywcy towaru czy usługi, jak i dla sprzedawcy. Wraz z jej wystawieniem nabywca zyskuje bowiem prawo do tego, aby odliczyć należny mu podatek VAT. Natomiast w momencie realizacji usługi czy sprzedaży towaru sprzedawca staje się zobligowany do zapłacenia podatku.

Przy czym prawie zawsze na fakturze znajdują się dwie daty, przy czym pierwsza to data wystawienia, a druga to data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub data otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

Tutaj pojawia się problem, bo czasami ma miejsce sytuacja, kiedy przedsiębiorcy z różnych powodów decydują się na wystawienie faktury z datą wsteczną.

Dzieje się tak zwykle wtedy, gdy sprzedawca zapomniał wystawić kontrahentowi fakturę i minął już ustawowy termin jej wystawienia, bo sama transakcja miała miejsce już jakiś czas temu. Takie działanie jest jednak niezgodne z prawem. Ustawa o podatku od towarów i usług nie przewiduje bowiem możliwości wstecznego wystawiania faktur. Data wystawienia faktury zawsze powinna być zgodna z prawdziwym terminem jej wystawienia. Inne rozwiązania są po prostu nielegalne.

Wystawienie faktury VAT terminy – co mówi prawo?

Ustawa o VAT wskazuje terminy wystawienia faktur dokumentującej sprzedaż produktu lub usługi i niestety, w prawie nie ma możliwości, aby wystawić fakturę wstecz. Ustawodawca w kwestii czasu w wystawienie faktury w art. 106i Ustawy o podatku VAT z dnia 11 marca 2004 roku wskazuje, iż w ogólnym ujęciu faktura VAT powinna być wystawiona maksymalnie nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po dokonaniu transakcji. Oczywiście w przypadku, gdy nabywca żąda wystawienia faktury od razu, można wystawić ją już w dniu dokonania sprzedaży czy usługi, a w niektórych przypadkach choćby wcześniej. Istnieją również wyjątki pozwalające na późniejsze wystawienie faktury, są one jednak dokładnie określone.

W żadnym jednak wypadku nie można wystawić faktury VAT z datą wsteczną. Co istotne, takiego faktu nie da się ukryć bez śladu w prowadzonej dokumentacji księgowej i niestety w razie kontroli skarbowej takie nieprawidłowości wyjdą i przedsiębiorca będzie miał wtedy problem z wyjaśnieniem takiej sytuacji.

Faktura z datą wsteczną a chronologia faktur

Ustawa VAT w kwestii tego, co powinno znajdować się na wystawionej fakturze, jasno wskazuje, iż musi być na niej kolejny numer faktury. Faktury VAT posiadają bowiem swój indywidualny numer ewidencyjny, który zachowuje ciągłość i chronologię. Z tego też powodu wszystkie wystawione faktury mają następujące po sobie kolejno numery wystawienia. W sytuacji, gdy po kilku miesiącach decydujemy się na wystawienie faktury z datą wsteczna, chronologia ta zostaje zaburzona.

Przykład:

W dniu 25.08.2023 roku Piotr wystawił fakturę z datą wsteczną na 04.05.2023 i numerem 4/05/2023, przy czym od tego czasu zostało wystawionych już kilkanaście faktur VAT. Faktura z datą wsteczną zaburzyła ciągłość numeracji, ponieważ jej numer nie jest zgodny z chronologią wszystkich wystawionych faktur i co ważne zdubluje się z fakturą, która została już wystawiona w maju i kolejno miała numer 4/05/2023 – po takim wystawieniu faktury z datą wsteczną pojawią się dwa dokumenty o takim samym numerze, co jest niedopuszczalne.

Wystawienie faktury z datą wsteczną – jaka alternatywa?

Wystawianie faktury VAT z datą wsteczną według przepisów podatkowych jest nielegalne, jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby po prostu wystawić fakturę po ustawowym terminie. Co prawda ustawa dokładnie określa ramy czasowe, kiedy należy to zrobić, jednak prawda jest taka, iż w sytuacji, kiedy z jakichś przyczyn faktura nie została wystawiona w terminie, fakturę można wystawić później. A choćby trzeba to zrobić, ponieważ obowiązek wystawienia faktury dotyczy każdej transakcji nie objętej zwolnieniem od takiej konieczności.

Dlatego też lepiej jest wystawić fakturę później niż nie zrobić tego wcale! Przy czym na takiej fakturze musi znaleźć się data transakcji, która mogła mieć miejsce rok po wykonaniu usługi czy sprzedaży towaru (a choćby kilka lat) oraz faktyczna data wystawienia faktury, która musi być aktualna, czyli prawdziwa – w ten sposób numer faktury będzie prawidłowy.

Trzeba mieć także świadomość tego, iż wystawienie faktury po terminie wiąże się z koniecznością zapłaty zaległego podatku VAT, wraz z odsetkami od zaległości podatkowych. Obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy powstaje bowiem w dniu skończenia świadczenia usługi lub sprzedaży towaru. Przy błędnym wystawieniu faktury z wcześniejszą datą zamiast datą faktyczną też jednak byłaby taka konieczność. Dlatego należy wystawić fakturę w prawidłowy sposób, z faktyczną datą wystawienia faktury i zachowaną chronologią numeracji, a nie próbować wystawiać fakturę z datą wsteczną, co jest po prostu działaniem niezgodnym z obowiązującymi przepisami. Co ważne, dla nabywcy otrzymanie faktury prawidłowo wystawionej po terminie daje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego od transakcji.

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą i chcesz, wystawiać faktury gwałtownie i w prosty sposób, wypróbuj kompleksowe narzędzie do fakturowania online i samodzielnego prowadzenia księgowości – Comarch ERP XT