Jak i czy można zasilić konto firmowe z konta prywatnego?

Przy prowadzeniu własnego biznesu może się zdarzyć, iż w którymś momencie na koncie firmowym będzie zbyt mało środków, aby opłacić np. faktury do kontrahentów, czy też zaliczkę na podatek dochodowy. Sprawdź, czy w takim przypadku możliwe jest zasilenie konta firmowego z prywatnego, a jeżeli tak, to jak należy to zrobić.

Problem z zarządzaniem kontem firmowym mają głównie osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Umowa takiego rachunku przewiduje bowiem, iż powinno się je wykorzystywać wyłącznie do rozliczeń związanych z prowadzonym biznesem. I właśnie dlatego pojawiają się tu wątpliwości, czy można takie środki z rachunku na firmę wykorzystywać na osobiste potrzeby, albo zasilać konto firmowe z prywatnego rachunku.

Kiedy zasilenie konta firmowego z prywatnego jest możliwe?

Może się wydawać, iż zasilenie konta firmowego z prywatnego nie powinno być żadnym problemem. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy właścicielem obu rachunków jest ta sama osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). W świetle przepisów ma ona bowiem pełne prawo do środków zgromadzonych na obu kontach.

Faktycznie, jeśli przedsiębiorca zrobi przelew ze swojego konta osobistego na firmowe, to nie musi się obawiać żadnych konsekwencji ze strony banku, czy urzędu skarbowego. Takie działanie nie narusza bowiem żadnych przepisów. Co więcej, osoba prowadząca działalność gospodarczą może w ten sposób zasilać swoje konto firmowe bez konieczności księgowania takiego zdarzenia.

Problem pojawia się, gdy z konta osobistego wpłyną pieniądze na konto firmowe należące do spółki z oddzielną osobowością prawną i prowadzącą pełną księgowość. Chodzi więc tutaj głównie o spółkę akcyjną lub spółkę z o.o., czyli z ograniczoną odpowiedzialnością. W takim przypadku przelew na jej rachunek z konta prywatnego np. wspólnika, czy członka zarządu, musi być skrupulatnie zaksięgowany. Aby to było możliwe, taki transfer środków musi więc wynikać z jakiegoś zdarzenia gospodarczego, czyli np. z tytułu rozliczeń jakiejś faktury albo umowy.

Pułapki zasilania konta firmowego z osobistego przedsiębiorcy

Jeśli jesteś przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą, możesz bez przeszkód zasilać konto firmowe z prywatnego. Musisz jednak sobie zdawać sprawę, iż choć jest to legalne i zgodne z obowiązującymi przepisami, to może rodzić pewne problemy.

Taki problem może się pojawić na przykład wtedy, jeżeli urząd skarbowy postanowi przeprowadzić w Twojej firmie kontrolę. Wówczas na pewno prześwietli rachunek firmowy i takie przelewy z konta osobistego mogą wzbudzić wątpliwości.

Urzędników może zainteresować przede wszystkim to, skąd wziąłeś pieniądze na zasilenie konta firmowego, skoro utrzymujesz się z prowadzenia działalności gospodarczej. Zachodzi więc tutaj podejrzenie, iż być może masz inne źródło dochodów, którego nie zgłaszasz do opodatkowania. W celu wyjaśnienia źródła takich pieniędzy fiskus może więc też skontrolować Twoje konto osobiste. Wydłuży to całą procedurę i będzie kosztowało Cię o wiele więcej nerwów.

To nie wszystko, ponieważ jeżeli będziesz regularnie robił transfery między rachunkiem firmowym i prywatnym, możesz utracić kontrolę nad swoimi finansami. W końcu nie będziesz bowiem wiedział, ile tak naprawdę zarabiasz, ile wynoszą faktyczne koszty prowadzenia biznesu, a także ile wydajesz na własne, a ile na firmowe potrzeby.

Jak zasilić konto firmowe z osobistego?

Konto firmowe możesz zasilić środkami z konta osobistego przelewem lub gotówką. W tym drugim przypadku musisz ją najpierw wypłacić z rachunku prywatnego np. w bankomacie, a potem wpłacić na rachunek firmy w kasie banku lub we wpłatomacie.

Pamiętaj jednak, żeby jak najrzadziej decydować się na takie zasilenie konta firmowego z prywatnego. Rób to tylko wtedy, gdy jest to faktycznie konieczne. Dotyczy to również odwrotnych transferów, ponieważ przelewy z konta firmowego na prywatne również nie powinny być zbyt częste. Wystarczy, iż będziesz sobie przelewać np. raz w miesiącu określoną kwotę na własne potrzeby. Przez to historia rachunku firmy oraz jej finanse będą przejrzyste i łatwe do kontrolowania. Z tego samego względu wystrzegaj się robienia z konta firmowego prywatnych zakupów.

O ile jednak łatwiej zaplanować przelewy z konta firmowego na prywatne, o tyle w drugą stronę takie transfery zwykle okazują się niezbędne w niespodziewanych momentach. Najczęściej bowiem środki z konta osobistego trzeba przeznaczyć na potrzeby firmy wtedy, gdy na rachunku firmowym jest zbyt mało pieniędzy, aby pokryć nimi zobowiązania.

Jak uniknąć konieczności zasilania konta firmowego z prywatnego?

Problemy z gotówką na koncie firmowym zdarzają się najczęściej w początkowym okresie prowadzenia działalności. Wynikają one bowiem z małej liczby klientów oraz nieregularnych dochodów. Mogą się jednak zdarzyć także później np. z powodu zatorów płatniczych, czy też okresowego spadku zamówień. Pamiętaj, iż na wypadek takich sytuacji warto się zabezpieczyć. W tym celu możesz przede wszystkim:

• uruchomić kredyt odnawialny w koncie firmowym – dzięki temu w ramach rachunku będziesz mieć dostępne dodatkowe środki, które będziesz mógł wykorzystać w razie potrzeby;
• ograniczyć ryzyko zatorów płatniczych – na przykład poprzez skorzystanie z usługi faktoringu, dzięki której będziesz otrzymywał należności za faktury, zanim opłacą je Twoi kontrahenci;
• dbać o regularne dochody – poprzez nawiązywanie długofalowych relacji biznesowych, a także pozyskiwanie kolejnych klientów;
• unikać zaległości w regulowaniu zobowiązań – zadłużenie jest bowiem jedną z najważniejszych przyczyn utraty płynności finansowej;
• aktywnie zarządzać finansami firmy – powinieneś je na bieżąco kontrolować i pilnować, by zawsze mieć środki na koncie firmowym na pokrycie zobowiązań (zwłaszcza tych podatkowych i wobec ZUS).

Dlaczego warto mieć oddzielne konto firmowe i prywatne?

W wielu przypadkach przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą do rozliczeń takiej działalności wykorzystywać wyłącznie swoje konto osobiste. Dedykowany rachunek firmowy jest bowiem im potrzebny głównie wtedy, gdy muszą rozliczać podatek VAT dzięki mechanizmu podzielonej płatności.

Przeczytaj, czy trzeba mieć konto firmowe i do czego jest potrzebne.

Mimo to oddzielne konto firmowe warto założyć choćby wtedy, jeżeli nie jest to obowiązkowe. Dzięki temu bowiem możesz skuteczniej kontrolować zarówno finanse firmy, jak osobiste, a przez to także łatwiej uniknąć problemów z brakiem pieniędzy. Chodzi tutaj jednak nie tylko o wyraźne rozdzielenie środków firmy od tych domowych.

Posiadając dedykowany rachunek dla firmy, możesz bowiem w jego ramach skorzystać z wielu wspomnianych wyżej rozwiązań ułatwiających utrzymanie płynności finansowej. Wiele banków oferuje bowiem przedsiębiorcom konto firmowe z księgowością, usługami faktoringowymi, czy też całą gamą produktów kredytowych na finansowanie działalności.

Konto osobiste nie zapewnia takich usług. Możesz co najwyżej uruchomić w nim limit kredytowy lub debet, które w dodatku w wielu bankach będziesz mógł wykorzystać tylko na wydatki niezwiązane z prowadzoną działalnością.

Podsumowanie

Założenie konta firmowego jest dzisiaj bardzo proste, bo możesz to zrobić choćby online. jeżeli chcesz uniknąć kosztów z prowadzeniem takiego dodatkowego rachunku, po prostu wybierz darmowe konto firmowe, jakie banki coraz częściej proponują w ramach różnych promocji. Pamiętaj również, iż zawsze możesz zdecydować się na zasilenie konta firmowego z prywatnego, jeżeli zajdzie taka potrzeba. Jednak taki odrębny rachunek pomoże Ci zapanować nad finansami firmy i przez to transferowanie na niego pieniędzy osobistych po prostu nie będzie konieczne.