Jak nie dopuścić do wyniesienia danych przez pracownika, czyli o procedurach i klauzulach poufności

W dobie cyfryzacji i rosnącej mobilności pracowników, problem ochrony wrażliwych danych firmowych staje się coraz bardziej palący. Statystyki są niepokojące – według badań przeprowadzonych przez Instytut Badań nad Cyberbezpieczeństwem, aż 60% byłych pracowników przyznaje się do zabrania danych ze sobą po zakończeniu współpracy z firmą. Co więcej, niemal połowa z nich wykorzystuje te informacje w swojej nowej pracy.

Wyniesienie poufnych informacji może prowadzić do wymiernych strat finansowych, utraty przewagi konkurencyjnej, a choćby do całkowitego załamania pozycji rynkowej przedsiębiorstwa. Szczególnie niebezpieczne jest to w branżach innowacyjnych, gdzie tajemnica przedsiębiorstwa często stanowi o być albo nie być na rynku. Jak zatem skutecznie chronić wrażliwe dane przed ich wyciekiem z organizacji?

W niniejszym artykule przedstawię praktyczne rozwiązania prawne i organizacyjne, które pozwolą zminimalizować ryzyko wyniesienia danych przez pracowników. Omówię zarówno klauzule poufności, jak i kompleksowe procedury ochrony informacji, które powinny funkcjonować w każdej świadomej zagrożeń organizacji.

Dlaczego pracownicy wynoszą dane z firmy?

Motywacje pracowników do wynoszenia danych są różnorodne. Najczęściej związane są z chęcią uzyskania przewagi w nowym miejscu pracy, wykorzystania sprawdzonych rozwiązań czy też zabezpieczenia się przed ewentualnymi problemami w przyszłości. Niektórzy pracownicy nie mają świadomości, iż dane firmowe podlegają ochronie – błędnie zakładają, iż informacje, z którymi pracowali, mogą zabrać ze sobą.

Według badań, największe ryzyko wyniesienia danych występuje w okresie dwóch tygodni przed i po rozwiązaniu stosunku pracy. Jest to czas, gdy pracownik ma przez cały czas dostęp do systemów, ale już wie o swoim odejściu z firmy. Procedury bezpieczeństwa powinny zatem szczególnie uwzględniać ten newralgiczny okres.

Co ciekawe, nie zawsze wyniesienie danych ma charakter złośliwy – czasem wynika z nieświadomości pracownika lub z braku jasno określonych zasad dotyczących poufności informacji w organizacji.

Czym są klauzule poufności i jak je skutecznie formułować?

Klauzule poufności to postanowienia umowne zobowiązujące pracownika do zachowania w tajemnicy określonych informacji, do których uzyskał dostęp w związku z wykonywaną pracą. Aby były skuteczne, muszą być precyzyjnie sformułowane i jasno określać zakres informacji podlegających ochronie.

Dobrze skonstruowana klauzula poufności powinna zawierać:

• Precyzyjną definicję informacji poufnych
• Okres obowiązywania zobowiązania do zachowania poufności
• Konsekwencje naruszenia obowiązku zachowania poufności
• Procedury postępowania z informacjami poufnymi

Warto pamiętać, iż zbyt ogólne lub nadmiernie szerokie klauzule mogą zostać uznane przez sąd za nieważne. Kluczem jest więc zachowanie równowagi między ochroną interesów pracodawcy a poszanowaniem praw pracownika.

Jaka jest różnica między klauzulą poufności a umową o zachowaniu poufności?

Klauzula poufności to pojedyncze postanowienie umowne, które najczęściej stanowi część umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej. Natomiast umowa o zachowaniu poufności (NDA – Non-Disclosure Agreement) to odrębny dokument w całości poświęcony kwestii ochrony informacji poufnych.

Umowa NDA daje większe możliwości szczegółowego uregulowania kwestii poufności, określenia procedur postępowania z danymi czy wskazania konkretnych sankcji za naruszenie zobowiązań. Jest szczególnie przydatna w przypadku dostępu do wyjątkowo wrażliwych danych lub przy współpracy z kontrahentami zewnętrznymi.

W praktyce, dla kluczowych pracowników, często stosuje się równolegle oba rozwiązania: klauzulę w umowie o pracę oraz dodatkową, bardziej szczegółową umowę o zachowaniu poufności.

Jakie informacje można objąć ochroną jako tajemnicę przedsiębiorstwa?

Tajemnica przedsiębiorstwa została zdefiniowana w ustawie o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z art. 11 ust. 2 tej ustawy, przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób.

Aby informacja mogła być uznana za tajemnicę przedsiębiorstwa, musi spełniać łącznie trzy warunki:

1. Mieć wartość gospodarczą
2. Nie być powszechnie znana lub łatwo dostępna
3. Przedsiębiorca musi podjąć działania w celu zachowania jej poufności

Ten trzeci warunek jest szczególnie istotny – bez wdrożenia odpowiednich procedur ochrony informacji, trudno będzie później skutecznie dochodzić swoich praw w przypadku wycieku danych.

Jak stworzyć skuteczne procedury ochrony informacji w firmie?

Kompleksowa ochrona informacji wymaga wdrożenia odpowiednich procedur na wielu poziomach organizacji. Dobrze zaprojektowany system ochrony informacji powinien obejmować:

• Klasyfikację informacji według poziomu wrażliwości
• Jasne zasady dostępu do poszczególnych kategorii danych
• Procedury bezpieczeństwa informatycznego
• Szkolenia dla pracowników z zakresu ochrony informacji
• Procedury postępowania przy zakończeniu współpracy z pracownikiem

Skuteczne procedury bezpieczeństwa muszą być nie tylko dobrze zaprojektowane, ale także regularnie aktualizowane i konsekwentnie egzekwowane. najważniejsze jest budowanie świadomości wśród pracowników na temat wartości informacji firmowych i konsekwencji ich nieuprawnionego ujawnienia.

Czy monitoring pracowników jest legalnym sposobem ochrony danych?

Monitoring pracowników może być skutecznym narzędziem ochrony informacji, jednak jego stosowanie podlega ścisłym ograniczeniom prawnym. Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca może wprowadzić monitoring w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, jednak musi to zrobić z poszanowaniem dóbr osobistych pracowników i ich prawa do prywatności.

Pracodawca planujący wdrożenie monitoringu musi:

• Ustalić cel i zakres monitoringu
• Poinformować pracowników o jego wprowadzeniu
• Określić sposób i okres przechowywania nagrań
• Oznaczyć monitorowane obszary

Warto podkreślić, iż monitoring nie może obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni czy stołówek, chyba iż jest to niezbędne i nie narusza godności oraz innych dóbr osobistych pracownika. Każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie, ważąc potrzeby ochrony informacji i prawa pracowników.

Jakie są konsekwencje prawne wyniesienia danych przez pracownika?

Pracownik, który wynosi dane objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, może ponieść poważne konsekwencje prawne. Przede wszystkim narusza swoje zobowiązania wynikające z umowy o pracę oraz ewentualnych dodatkowych umów o zachowaniu poufności, co może skutkować odpowiedzialnością cywilną za wyrządzoną szkodę.

Ponadto, zgodnie z ustawą o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie tajemnicy przedsiębiorstwa stanowi czyn nieuczciwej konkurencji. W poważniejszych przypadkach, wyniesienie danych może choćby wyczerpywać znamiona przestępstwa.

Potencjalne konsekwencje dla pracownika obejmują:

• Odpowiedzialność odszkodowawczą
• Kary umowne (jeśli przewidziane w umowie)
• Odpowiedzialność karną (w przypadku przestępstwa)
• Utratę reputacji zawodowej

Jak zabezpieczyć firmę przed wyciekiem danych w okresie wypowiedzenia?

Okres wypowiedzenia to czas szczególnie ryzykowny z perspektywy bezpieczeństwa informacji. Pracownik wie już o zakończeniu współpracy, ale przez cały czas ma dostęp do systemów i danych firmowych. Aby zminimalizować ryzyko wycieku informacji w tym okresie, warto wdrożyć następujące rozwiązania:

Przede wszystkim należy niezwłocznie ograniczyć dostęp odchodzącego pracownika do wrażliwych danych i systemów, pozostawiając jedynie uprawnienia niezbędne do wykonywania bieżących zadań. Równie istotne jest monitorowanie aktywności pracownika w systemach informatycznych, w tym szczególnie zwracanie uwagi na nietypowe wzorce zachowań, jak masowe kopiowanie plików czy wysyłanie dużych pakietów danych na zewnętrzne adresy email.

W niektórych przypadkach, zwłaszcza gdy pracownik ma dostęp do szczególnie wrażliwych informacji, warto rozważyć zwolnienie go z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Takie rozwiązanie, choć kosztowne, może znacząco zmniejszyć ryzyko wycieku danych.

Czy zakaz konkurencji może chronić przed wynoszeniem danych?

Zakaz konkurencji to skuteczne narzędzie ochrony przed wykorzystaniem poufnych informacji przez byłego pracownika. W przeciwieństwie do klauzul poufności, które zakazują jedynie ujawniania informacji, zakaz konkurencji może uniemożliwić pracownikowi podjęcie pracy u konkurencji lub prowadzenia działalności konkurencyjnej.

Aby zakaz konkurencji był skuteczny, musi spełniać określone wymogi prawne. Przede wszystkim powinien być zawarty na piśmie i precyzyjnie określać zakres działalności objętej zakazem. W przypadku zakazu konkurencji po ustaniu stosunku pracy, konieczne jest również zapewnienie pracownikowi odpowiedniego odszkodowania, które zgodnie z Kodeksem pracy nie może być niższe niż 25% wynagrodzenia otrzymywanego przed ustaniem stosunku pracy.

Warto pamiętać, iż sądy często interpretują zakazy konkurencji wąsko, dbając o to, by nie ograniczały nadmiernie swobody pracownika do wykonywania pracy. Zakaz powinien być zatem proporcjonalny do rzeczywistych potrzeb ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.

Jak reagować w przypadku wykrycia wyniesienia danych?

W przypadku wykrycia, iż pracownik wyniósł poufne dane, kluczowa jest szybka i zdecydowana reakcja. Pierwszym krokiem powinno być zabezpieczenie dowodów naruszenia – logów systemowych, korespondencji elektronicznej czy nagrań z monitoringu. Następnie należy ocenić skalę wycieku i potencjalne zagrożenia dla przedsiębiorstwa.

W zależności od okoliczności, pracodawca może:

• Wezwać pracownika do wyjaśnień
• Rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika
• Wystąpić z roszczeniem o odszkodowanie
• Złożyć zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa

W sytuacjach wymagających specjalistycznej wiedzy prawnej, warto skorzystać z pomocy doświadczonych prawników. Kancelaria Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, zarówno na etapie prewencji, jak i w przypadku konieczności dochodzenia roszczeń związanych z wyciekiem danych.

Jakie techniczne środki ochrony danych warto wdrożyć w firmie?

Ochrona informacji wymaga nie tylko rozwiązań prawnych, ale także odpowiednich zabezpieczeń technicznych. Wśród najskuteczniejszych narzędzi wymienić można:

• Systemy DLP (Data Loss Prevention) monitorujące przepływ danych i blokujące potencjalne wycieki
• Szyfrowanie wrażliwych danych
• Kontrolę dostępu do systemów i dokumentów oparta o zasadę minimalnych uprawnień
• Logowanie i monitoring aktywności użytkowników w systemach
• Blokowanie portów USB i innych interfejsów umożliwiających kopiowanie danych

Istotne jest, aby procedury bezpieczeństwa były dostosowane do specyfiki organizacji i realnych zagrożeń. Nadmiernie restrykcyjne zabezpieczenia mogą utrudniać pracownikom wykonywanie codziennych obowiązków, co często prowadzi do świadomego omijania procedur bezpieczeństwa.

Podsumowanie: Kompleksowe podejście do ochrony informacji w firmie

Skuteczna ochrona przed wynoszeniem danych przez pracowników wymaga kompleksowego podejścia łączącego rozwiązania prawne, organizacyjne i techniczne. Podstawą jest adekwatne zidentyfikowanie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa i objęcie ich odpowiednią ochroną.

Kluczowe elementy skutecznej strategii ochrony danych to:

• Precyzyjnie sformułowane klauzule poufności i umowy o zachowaniu poufności
• Jasne procedury klasyfikacji i ochrony informacji
• Świadomość pracowników budowana poprzez regularne szkolenia
• Odpowiednie zabezpieczenia techniczne
• Efektywne procedury reagowania na incydenty

Warto pamiętać, iż ochrona informacji to proces ciągły, wymagający regularnego przeglądu i dostosowywania do zmieniających się warunków. Inwestycja w odpowiednie zabezpieczenia może wydawać się kosztowna, jednak jest niewspółmiernie niska w porównaniu z potencjalnymi stratami wynikającymi z wycieku wrażliwych danych.

Bibliografia:

• Ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. 1993 nr 47 poz. 211 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141 z późn. zm.)
• Sąd Najwyższy, wyrok z dnia 3 października 2013 r., sygn. akt II PK 13/13
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO)
• Barta J., Markiewicz R., „Prawo autorskie i prawa pokrewne. Komentarz”, Wolters Kluwer, Warszawa 2019

Autor: r. pr. Marta Kopeć, Partner Zarządzający

E-mail: [email protected]

tel.: +48 22 501 56 10

Zobacz profil na LinkedIn