Nierzadko można spotkać się z różnymi typami podpisów pod dokumentami. Wśród nich wymienia się własnoręczne podpisy, parafy, podpisy elektroniczne czy podpis zaufany. Przedmiotem rozważań są także kwestie techniczne tego, jak podpis powinien wyglądać, z czego się składać i w jaki sposób powinien być złożony. Ustawodawca rozróżnia rodzaje podpisów i wiąże z nimi skutki prawne, co powiązane jest z problematyką form czynności prawnych.
Kodeks cywilny wyodrębnia formę pisemną, dokumentową, elektroniczną oraz formy szczególne, wśród których można wyróżnić formę aktu notarialnego czy formę pisemną z datą pewną (urzędowo poświadczoną). Warto pamiętać, iż zasadą jest swoboda wyboru formy przez dokonującego czynności z wyjątkiem przypadków zastrzeżonych w ustawie[1]. Dla zachowania rygoru niezbędnego dla danej formy konieczne jest poznanie jej charakterystyki i wymagań ustawowych. Dla potrzeb rozważań nad rodzajem podpisu złożonego pod oświadczeniem woli wystarczająca będzie charakterystyka formy elektronicznej, dokumentowej i pisemnej, z uwagi na ich znaczącą przewagę w obrocie.
Forma dokumentowa zdaje się być tą najmniej rygorystyczną. Do złożenia oświadczenia woli w tej formie niezbędny będzie dokument (którego legalną definicję zawiera art. 773 Kodeksu cywilnego) i samo oświadczenie złożone w taki sposób, żeby możliwa była identyfikacja osoby je składającej, przy czym w orzecznictwie wskazuje się na coraz to nowe rozwiązania, których użycie prowadzi do identyfikacji, np. ustalenie adresu IP czy wypełnienie formularza na stronie internetowej[2]. Wydaje się, iż należy spodziewać się wzrostu popularności tej formy z uwagi na digitalizację dokumentów i zainteresowanie technologią blockchain czy smart contracts[3]. Co warte podkreślenia, w formie dokumentowej nie wymaga się złożenia żadnego typu podpisu.
Z formą elektroniczną związane jest zagadnienie podpisów składanych za pośrednictwem różnych narzędzi elektronicznych. Oświadczenie woli w formie elektronicznej musi zostać opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym, czyli podpisem złożonym dzięki kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego[4]. Wymogi techniczne jakie taki podpis powinien spełniać zostały określone w załącznikach do rozporządzenia eIDAS, gdzie znajduje się również charakterystyka tego typu podpisu. Wprowadzenie regulacji unijnych w tym przedmiocie znacznie ułatwia finalizację umów z obywatelami innych państw UE, do czego przyczynia się również uznanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego w jednym państwie członkowskim we wszystkich innych państwach członkowskich, o ile podpisy te zostały oparte na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym z państw członkowskich. W praktyce można spotkać się także z podpisem zaufanym, czyli narzędziem wykorzystywanym w relacjach z podmiotami publicznymi, takimi jak urzędy czy organy państwowe. Z całą mocą należy podkreślić, iż do podpisywania umów i dokumentów prywatnoprawnych (pełnomocnictw, ofert w przetargach) nie będzie przydatny podpis zaufany, którego działanie koncentruje się wyłącznie na wykorzystaniu go w podstawowych sprawach urzędowych. Kwalifikowany podpis elektroniczny ma szersze zastosowanie, ale używanie go wymaga specjalnego certyfikatu. W dobie cyfryzacji ten typ podpisu wykorzystywany jest bardzo często także z uwagi na fakt, iż forma elektroniczna czynności prawnej odpowiada w skutkach formie pisemnej, choćby o ile wymóg jej wprowadzenia wynika z czynności prawnej.
Pisemna forma czynności prawnych to ta najczęściej zastrzegana i to właśnie własnoręczny podpis jest przedmiotem większości rozważań związanych z tą problematyką. Oświadczenie woli złożone w formie pisemnej wymaga własnoręcznego podpisu pod oświadczeniem, które samo w sobie nie musi posiadać przymiotu własnoręczności (może być to na przykład wydrukowany tekst). Nie znajdziemy legalnej definicji „własnoręcznego podpisu”, dlatego w tym przedmiocie należy pochylić się nad rozważaniami doktryny i orzeczeniami sądowymi. Najistotniejszym przymiotem podpisu z art. 78 Kodeksu cywilnego jest jego własnoręczność, przy czym pojęcie to nie może być mylone z odręcznością rozumianą dosłownie, ponieważ ustawodawca przewidział sytuację, w której podpis ma być złożony przez osobę niepotrafiącą bądź niemogącą pisać. Własnoręcznie odnosi się do możliwości identyfikacji autora podpisu, tj. ustalenia jego tożsamości na podstawie cech powtarzalnych, takich jak określonych charakter pisma, swoisty styl poszczególnych liter[5].
W dalszej kolejności zasadne wydaje się rozważenie jakie elementy powinien zawierać podpis. Tutaj z odpowiedzią przychodzi SN, który w wyroku z dnia 4 grudnia 2019 r., I CSK 495/18, stawia tezę o dopuszczalności uznania za podpis tylko nazwiska, bez imienia, o ile możliwa jest identyfikacja składającego[6]. W tym samym wyroku sąd uznał za skuteczne także podpisy, w których zostały pominięte niektóre litery nazwiska przy zachowaniu wymogu możliwej identyfikacji składającego podpis. W piśmiennictwie podnosi się, iż umieszczenie inicjałów w charakterze podpisu nie jest wystarczające[7].
Tak samo liberalnie orzecznictwo opowiada się za dopuszczeniem podpisu nieczytelnego[8], co może być motywowane także tym, jakie narzędzia ma sąd przy badaniu tożsamości podpisującego. Poza formalną procedurą dopuszczenia dowodu w procesie z opinii biegłego grafologa, sąd może samodzielnie porównać charakter pisma z pismem danej osoby na innych dokumentach[9], które to rozwiązanie należy uznać za trafne w przypadkach oczywistych dla nieprofesjonalistów w dziedzinie grafologii.
W praktyce często można się spotkać z umieszczeniem parafy (skróconego podpisu, składającego się z przynajmniej jednego znaku graficznego) na każdej ze stron dokumentu, np. umowy. Choć nie ma prawnego obowiązku takiego oznaczenia[10], w obrocie takie rozwiązanie funkcjonuje po to, ażeby rozwiać wszelkie wątpliwości co do akceptacji każdego postanowienia umieszczonego w dokumencie.
Dynamiczny rozwój nowych technologii niedługo postawi nas przed pytaniami o inne rodzaje podpisów, takie jak podpisy biometryczne czy rozwiązania podobne do długopisów elektronicznych. Podążając za rozwojem branży IT, prawo krajowe i unijne stanie przed problemem wprowadzenia nowych regulacji dostosowujących obowiązujące przepisy do rychłych zmian.
[1] Wyrok SN z 10.06.2016 r., IV CSK 609/15, LEX nr 2109480.
[2] Wyrok Sądu Okręgowego w Warszawie – XXVII Wydział Cywilny Odwoławczy z dnia 28 listopada 2018 r. sygn. akt XXVII Ca 1735/18
[3] M. Załucki (red.), Kodeks cywilny. Komentarz. Wyd. 3, Warszawa 2023
[4] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE
[5] Kodeks cywilny. Komentarz red. serii prof. dr hab. Konrad Osajda, red. tomu dr Witold Borysiak
[6] LEX nr 2959121.
[7] Z. Radwański, w: System PrPryw, t. 2, 2008, Nb 51, s. 130)
[8] Wyrok SN z 27.04.2016 r., II CSK 518/15, LEX nr 2051476.
[9] Wyrok SA w Warszawie z 6.11.2019 r., V ACa 67/19, LEX nr 2760482.
[10] Wyrok SA we Wrocławiu z 13.06.2018 r., II AKa 71/18, LEX nr 2522789.
![WSA: Data powstania niepełnosprawności. Błąd w orzeczeniu. Jak to sprostować? [Przykład]](https://g.infor.pl/p/_files/37880000/shutterstock-723679543-1-37880330.jpg)
