4 godzin temu
Dokumentacja firmowa nie może trafić do osób nieuprawnionych, musi też być odpowiednio zabezpieczona przed zniszczeniem. To obowiązek przedsiębiorcy, który wynika m.in. z RODO, ale również innych przepisów. Co zrobić, aby zabezpieczyć dokumenty i akta kadrowe przed zagrożeniami?
Archiwum – co zrobić, aby dane były bezpieczne?
Dokumentacja firmowa, w tym akta kadrowe, nie mogą znajdować się w pomieszczeniu, do którego dostęp mają klienci lub inne osoby nieuprawnione. Dane pracowników powinny podlegać szczególnej ochronie. Musisz wydzielić do tego odrębną, odpowiednio zabezpieczoną przestrzeń, wyposażoną w systemy przeciwpożarowy i przeciwwłamaniowy. Ważne, aby temperatura i wilgotność w pomieszczeniu były odpowiednie, czyli od 14 do 20 stopni Celsjusza i 45-60%.
Zabezpieczenie dokumentów kadrowych jest Twoim obowiązkiem, ale w celu jego realizacji możesz skorzystać z usług outsourcingu. Takie rozwiązanie zapewnia Rhenus Office Systems Poland, a dokładny opis działań znajdziesz na stronie firmy: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/dokumenty-kadrowe/. Dzięki współpracy ze specjalistami ograniczysz swoje obowiązki z zakresu archiwizacji do minimum i będziesz mieć pewność bezpieczeństwa dokumentów.
Archiwum Rhenus Office Systems Poland sposobem na bezpieczeństwo danych
Dzięki outsourcingowi nie tylko zaoszczędzisz, ale przede wszystkim zapewniasz firmie zabezpieczanie dokumentów kadrowych. Wszystkie obiekty Rhenus Office Systems Poland wyposażono w kontrolę osób i pojazdów. Dokumenty są od Ciebie odbierane i umieszczane w bezpiecznych pojemnikach przewożonych przez pojazdy wyposażone w GPS.
Archiwa znajdują się w chronionych parkach przemysłowych z pełnym monitoringiem wewnętrznym i zewnętrznym. Mają wydzielone strefy dostępu dla uprawnionych pracowników (każdy uprawniony posiada identyfikator). Obiekty wyposażone są w instalacje przeciwpożarowe i przeciwwłamaniowe wraz z automatycznym powiadomieniem straży pożarnej i ochrony.
Archiwizacja akt kadrowych z Rhenus Office Systems Poland – dlaczego warto?
Bezpieczeństwo dokumentów to niejedyny argument, który przemawia za taką współpracą. Przede wszystkim dane będą uporządkowane. Oferta Rhenus Office Systems Poland obejmuje segregację i kwalifikację akt, porządkowanie dokumentów, ich oznaczanie, ewidencję i spakowanie, a także brakowanie i niszczenie. Zakres możesz dostosować do potrzeb. Bez problemów uzyskasz dostęp do akt, a wszystko dzięki odpowiedniemu klasyfikowaniu i indeksowaniu, a także oznaczeniu pojemników z dokumentami. System zarządzania zasobem oparty na kodach kreskowych jest bardzo intuicyjny i sprawdzony, dowiesz się o tym więcej tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/akta-kadrowe/.
Zapewnienie bezpieczeństwa aktom kadrowym i innym dokumentom to wyzwanie. Dzięki współpracy z Rhenus Office Systems Poland masz pewność, iż nic im nie zagraża – możesz się skupić na innych obowiązkach.
