Jednym z kluczowych elementów związanych z ochroną danych osobowych i innych istotnych informacji w przedsiębiorstwie jest zobowiązanie zatrudnionych do zachowania poufności. W praktyce umieszcza się je albo w treściach umów (np. o pracę czy zlecenia) albo przy okazji podpisania przez zatrudnionego upoważnienia do ochrony danych osobowych. Warto sprawdzić, czy przedsiębiorstwo stosuje takie klauzule, a jeżeli tak, to czy zawierają one zalecane elementy.
Wg mnie klauzula zobowiązująca zatrudnionego do zachowania poufności powinna spełniać następujące warunki:
- Przede wszystkim zobowiązanie do zachowania poufności powinno być czytelne i konkretnie wskazywać, które kategorie informacji przedsiębiorca zamierza chronić. W przeciwnym wypadku pozostanie tylko kolejną formalnością, której stosowanie trudno będzie wyegzekwować w praktyce. Warto pamiętać w szczególności o danych klientów, treściach umów i ofert, o cenach czy o danych kadrowych.
- Zobowiązanie do zachowania poufności powinno obejmować nie tylko udostępnione zatrudnionemu dane osobowe i informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa, ale również sposoby ich zabezpieczenia, w tym hasła a także treści wewnętrznych polityk, procedur i instrukcji obowiązujących w przedsiębiorstwie.
- Należy również zaznaczyć, iż zatrudniony nie może wykorzystywać udostępnionych mu informacji w celach prywatnych.
- Istotnym elementem jest również wskazanie zatrudnionemu, iż obowiązek zachowania poufności trwa także po ustaniu zatrudnienia. W przeciwnym przypadku ochrona informacji jest tylko czasowa, a więc niepełna.
Prawidłowo skonstruowane zobowiązanie do zachowania poufności w umowach z zatrudnionymi może być jednym z elementów umożliwiających stworzenie efektywnego systemu nadawania zatrudnionym upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Pozwoli to zrezygnować z dodatkowych formularzy i procedur z tym związanych, ograniczając biurokrację i koszty działalności.
