Kary na celowniku fiskusa

Nie dotrzymasz umowy, czeka cię kara. Taka klauzula to standard w firmowych kontraktach. I przez wiele lat standardem było, iż kara umowna nie jest opodatkowana VAT. Co się zmieniło?

– W przepisach nic, ewoluuje jednak stanowisko fiskusa. Kiedyś dość automatycznie zgadzał się, iż kary nie podlegają VAT, teraz szczegółowo analizuje umowy oraz intencje stron i zmienia interpretacje – mówi Aleksandra Plichta, doradca podatkowy, partner w Crido.

Żeby się o tym przekonać, wystarczy, zajrzeć do urzędowej bazy Eureka. 30 września zostały w niej opublikowane cztery zmiany starych interpretacji. Spójrzmy na dotyczącą spółki zarabiającej na wynajmie nieruchomości. W umowach wpisuje, iż jeżeli z winy kontrahenta dojdzie do ich rozwiązania bez zachowania okresu wypowiedzenia, to musi on zapłacić karę. Może tak być np. wtedy, gdy spóźnia się z czynszem. Rozwiązanie umowy skutkujące naliczeniem kary jest jednostronną czynnością spółki. Jej wysokość ustalona jest jako równowartość krotności miesięcznych czynszów.

Czy kara umowna powinna być opodatkowana VAT? Spółka twierdzi, iż nie, ponieważ stanowi świadczenie odszkodowawcze. Nie jest to wynagrodzenie za świadczenie usług, tylko wyrównanie poniesionej szkody i/lub utraconych korzyści. Na poparcie swoich racji powołała siedem interpretacji.

Rozwiązanie umowy najmu

Co na to fiskus? Pięć lat temu przyznał spółce rację. Teraz jednak zmienił zdanie. Podkreślił, iż należność odpowiadającą kwocie, jaką spółka otrzymałaby, gdyby nie rozwiązała umowy, powinno uznać się za wynagrodzenie za odpłatne świadczenie usług. Nie ma charakteru odszkodowawczego, nie zmienia tego nazwanie jej karą umowną. Spółka musi więc ją opodatkować (interpretacja zmieniająca nr DOP7.8101.10.2025.FMLM). Fiskus powołał się też na wyroki TSUE (m.in. w sprawie C-43/19 oraz C-622/23).

O tym, iż jeszcze niedawno skarbówka miała inne poglądy, świadczy choćby interpretacja z końcówki zeszłego roku (nr 0114-KDIP1-1.4012.516.2024.2.MM) dotycząca bardzo podobnej sprawy. Czytamy w niej: „kara umowna naliczona przez spółkę z tytułu wypowiedzenia umowy najmu ma charakter odszkodowawczy i nie stanowi ekwiwalentu za jakiekolwiek czynności (…) nie należy jej traktować jako wynagrodzenie za odpłatne świadczenie usług podlegające opodatkowaniu”.

Opłata za brak biletu

Skarbówka zmieniła też interpretacje w trzech sprawach dotyczących opłat za brak biletu parkingowego lub inne naruszenia regulaminu. Początkowo fiskus potwierdzał, iż nie są opodatkowane VAT. Teraz twierdzi zupełnie co innego. W interpretacjach zmieniających (nr DOP7.8101.58.2025.FMLM, DOP7.8101.89.2025.FMLM oraz DOP7.8101.95.2025.FMLM) uznał, iż choć w regulaminie parkingu opłaty nazwano karami umownymi, to są one częścią wynagrodzenia za usługę parkowania. Powinny więc być opodatkowane. Na poparcie swoich racji skarbówka powołała wyrok TSUE w sprawie C-90/20 (o tym, iż to orzeczenie zdopingowało fiskusa do zmian interpretacji o parkingowych rozliczeniach pisaliśmy już dwa lata temu).

Co po zmianie interpretacji?

Co mają zrobić podatnicy, którym kiedyś fiskus napisał, iż nie muszą płacić VAT, a teraz dowiedzieli się, iż jednak trzeba?

– Interpretacja chroni przed zapłatą podatku, ale tylko wtedy, gdy została doręczona przed wystąpieniem skutków podatkowych zdarzenia, o które pytamy. jeżeli więc firma dostała interpretację np. pod koniec 2020 r., a karę umowną otrzymała na początku 2021 r., nie musi korygować starych rozliczeń po zmianie stanowiska skarbówki. jeżeli pierwotną interpretację dostała kilka miesięcy po otrzymaniu kary umownej, po jej zmianie powinna skorygować rozliczenia, jednak bez naliczania odsetek, nie grozi jej też kara. Oczywiście nic nie musi robić z podatkiem już przedawnionym – tłumaczy Daniel Więckowski, doradca podatkowy, partner zarządzający w LTCA.

A co z bieżącymi rozliczeniami? – jeżeli przedsiębiorca dostanie zmienioną interpretację w sprawie VAT, gwarancje działają do końca następnego okresu rozliczeniowego. Potem powinien zmienić sposób kwalifikowania kar, inaczej musi liczyć się ze sporem z fiskusem – wyjaśnia Aleksandra Plichta.

Kara i wynagrodzenie

Jak powinny się zachować firmy, które nie występowały o interpretację, ale mają w umowach wpisane kary i widzą woltę poglądów fiskusa? – Muszą dokładnie sprawdzić umowy oraz przeanalizować, jaka jest faktyczna funkcja płatności. O jej podatkowej kwalifikacji nie decyduje bowiem nazwa. Opłata nazwana karą umowną może być wynagrodzeniem za jakieś czynności i wtedy będzie opodatkowana u sprzedawcy. Z drugiej strony płatność nazwana wynagrodzeniem może mieć charakter sankcyjny albo odszkodowawczy. I będzie poza VAT, nie dając nabywcy prawa do odliczenia – tłumaczy Aleksandra Plichta.

– Często mogą decydować drobne z pozoru niuanse – wskazuje Daniel Więckowski. – W razie wystąpienia faktycznej szkody majątkowej po stronie otrzymującego płatność, ryzyko uznania, iż kara umowna nie ma charakteru rekompensacyjnego jest raczej niskie, ale w pozostałych sytuacjach może być różnie – dodaje ekspert.

Trzeba wprowadzić do KSeF

Aleksandra Plichta zwraca uwagę na jeszcze jedną istotną rzecz. – Od 1 lutego 2026 r. wchodzi KSeF. Klasyczna kara umowna jest dokumentowana notą obciążeniową, której do niego nie wprowadzamy. jeżeli jednak zostanie uznana za wynagrodzenie za usługę, firma musi wystawić fakturę i umieścić ją w KSeF. Pomyłka może skutkować sankcjami – wyjaśnia ekspertka.