Kiedy odzież może być kosztem działalności gospodarczej?

Kwestie wliczania odzieży w koszty działalności gospodarczej budzą wiele pytań i wątpliwości. Sprawdzamy, w których przypadkach jest to dozwolone.

Koszty uzyskania przychodu a odzież

Aktem prawnym, na podstawie którego rozstrzygane są kwestie dotyczące przychodów i ich kosztów w odniesieniu do podatku dochodowego od osób fizycznych jest Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zasady kwalifikowania wydatków jako kosztów uzyskania przychodu przedstawiono w treści art. 22, gdzie ustęp 1 stanowi rodzaj definicji kosztów uzyskania przychodu: Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kwestia wliczania odzieży do kosztów uzyskania przychodu budzi wiele wątpliwości i jest częstym przedmiotem licznych interpelacji. Podstawowym kryterium, które pozwala traktować odzież lub obuwie jako koszt działalności gospodarczej jest pozbawienie tych przedmiotów osobistego charakteru, na przykład przez trwałe oznaczenie ich cechami charakterystycznymi. Oznacza to również, iż nabyte ubrania nie mogą być wykorzystywane do celów prywatnych, a wyłącznie służbowych.

Czy garnitur można odliczyć od podatku?

Osoby prowadzące działalność gospodarczą o charakterze biznesowym, zwykle potrzebują formalnego, reprezentacyjnego stroju. Skoro garnitur, koszula czy marynarka stanowią elementy funkcjonowania działalności, czy można zatem zaliczyć je do kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa?

Dotychczasowe interpelacje nie były korzystne dla przedsiębiorców i wskazały na to, iż odzież biznesowa – choćby jeżeli stosowana jest w celach służbowych – stanowi element osobistej garderoby, a tym samym nie może być kosztem działalności gospodarczej. Interpelacja podatkowa z kwietnia 2022 roku wskazuje, iż jest to możliwe, jednak pracodawca musi spełnić jeden zasadniczy warunek.

Podstawowym wymogiem wliczenia garnituru do kosztów dzałalności jest wykorzystywanie go wyłącznie do celów biznesowych i tym samym utracić charakter osobisty. By tak się stało, nie wystarczy jedynie deklaracja przedsiębiorcy. KIS wskazuje, iż służbowa odzież, która jest kosztem uzyskania przychodu musi posiadać trwałe i widoczne logo firmy.

“Jeżeli zatem (…) elementy ubioru Wnioskodawcy zostały w sposób trwały oznaczone w widocznym miejscu logo firmy, to oznacza to, iż ww. elementy ubioru utraciły charakter osobisty. Zatem, mając powyższe na względzie stwierdzić należy, iż (…) wydatki na ich zakup, opatrzony w sposób trwały i widoczny cechami charakterystycznymi dla firmy, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej (…)” – stanowi zapis interpelacji indywidualnej z dnia 15 kwietnia 2022 (0115-KDIT3.4011.219.2022.1.JS).

Zasady przewidują, iż na odzieży może być umieszczona nazwa firmy, jej logo, czy nazwy konkretnych produktów. Najważniejsze, by były nadrukowane w widocznym miejscu w sposób trwały.

Wydatki osobiste czy koszt firmy?

Co z pozostałymi kwestiami dbałości o wygląd przedsiębiorcy? W wielu branżach wymagana jest odpowiednia prezencja, profesjonalny strój, fryzura czy makijaż. Koszty poniesione na odzież formalną czy korzystanie z fryzjera są wiązane są jednak z funkcjonowaniem jednostki w życiu społecznym.

„Zakupy odpowiednich ubrań, tj. marynarki, kamizelki, spodni, koszuli, paska do spodni oraz butów, pod kątem wykonywania działalności gospodarczej należy oceniać na tle przepisów prawa pracy lub innych przepisów branżowych. Generalnie zakupy tego rodzaju stanowią wydatki związane z faktem funkcjonowania danej jednostki w życiu społecznym. Zatem, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, każda osoba musi nabywać i używać dostosowaną do własnych wymagań odzież i obuwie” – brzmi interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25.07.2022r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.483.2022.1.AA)

Wydatki typu elegancka odzież czy usługi fryzjerskie ponoszone są przez obywateli niezależnie od wykonywanego zawodu czy statusu społecznego i stanowią spełnienie ich osobistych potrzeb. Tym samym nie są one traktowane, jako elementy potrzebne do uzyskania przychodu. Zgodnie z opinią organów podatkowych, profesjonalny i elegancki wygląd nie nie ma wpływu na osiąganie przychodu. Wliczanie odzieży czy usług do kosztów działalności nie jest co prawda objęte bezwzględnym zakazem, jednak organy podatkowe traktują je jako wydatki o charakterze osobistym. Co więcej, odzież, obuwie czy kosmetyki mogą być wykorzystywane przez przedsiębiorcę również do celów prywatnych i nie da się wykazać, w jakiej mierze używane są do celów służbowych.

O odstępstwie od tej zasady możemy mówić w przypadku, gdy forma działalności gospodarczej wymaga od pracownika prawnego obowiązku posiadania konkretnej odzieży czy akcesoriów. Wówczas jednak rzeczy te tracą osobisty charakter, z uwagi na konieczność wykorzystywania ich przy wykonywaniu konkretnych zawodów.

Czy odzież reklamową można wliczyć w koszty?

Jeśli częścią strategii marketingowej jest promocja poprzez odzież (np. czapki, koszulki) z logo lub nazwą marki, koszt ich zakupu oraz personalizacji można potraktować jako część wydatków firmy. „Aby ubiór miał charakter reklamowy, musi niezaprzeczalnie wskazywać, iż pochodzi z danej firmy. Jak już wskazano powyżej, logo powinno być umieszczone na odzieży w sposób widoczny, aby mogło być dostrzeżone przez odbiorców, spełniając swoją reklamową funkcję” – brzmi fragment interpelacji w zakresie zakwalifikowania wydatku na zakup odzieży jako koszt w działalności spółki, sygn. 0111-KDIB2-3.4010.212.2018.4.PB, z 4 października 2018 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Pozostałe przypadki, kiedy odzież może być kosztem działalności:

Uniformy, przebrania: jeżeli pracownicy danego przedsiębiorstwa są zobowiązany do noszenia konkretnego typu odzieży w pracy (jak na przykład fartuchy, uniformy, kurtki z logo), koszty ich zakupu można uznać za koszty działalności gospodarczej.

Specjalistyczna odzież robocza: W niektórych branżach specjalistyczna odzież robocza jest niezbędna ze względów bezpieczeństwa (między innymi ochronne obuwie, kombinezony, rękawice). Koszty tego rodzaju odzieży mogą być potraktowane jako koszty działalności gospodarczej.

Odzież jako prezenty dla klientów: jeśli kupujesz odzież jako prezenty dla partnerów biznesowych lub klientów, w niektórych przypadkach możesz odliczyć te wydatki jako koszt marketingowy.

Ostatecznie warto jednak pamiętać, iż zasady dotyczące odliczania wydatków związanych z odzieżą mogą różnić się w zależności od specyfiki działalności gospodarczej. Dlatego zawsze warto skonsultować się z księgowym bądź doradcą podatkowym, aby upewnić się, czy określony wydatek może być uznany za koszt działalności gospodarczej i czy można odliczyć go od podatku. \