Kogo dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie 25 września 2024 r. Ma na celu zapewnienie ochrony osobom decydującym się na zgłoszenie naruszenia w miejscu pracy. Których podmiotów dotyczy ustawa i jakie obowiązki nakłada?

Kogo dotyczy?

Ustawa nakłada nowe obowiązki związane z ochroną sygnalistów na określone podmioty, przede wszystkim obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Obowiązek ten będzie ciążył na tych podmiotach, na rzecz których – według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku – wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób.

Jednak niezależnie od liczby zatrudnianych osób, obowiązek ten będzie ciążył także na każdym podmiocie wykonującym działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Chodzi m.in. o instytucje finansowe czy podmioty, które mają szczególne obowiązki związane z przepisami dotyczącymi prania pieniędzy, tzw. instytucje obowiązane.

Uwaga!

W przypadku podmiotów, które nie mają obowiązku wdrożenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń, naruszenia mogą przez cały czas być zgłaszane, ale od razu na zewnątrz lub w ramach ujawnienia publicznego.

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą – w trakcie i w związku z pracą, w tym m.in. pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, akcjonariusz lub wspólnik, członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, stażysta, wolontariusz, praktykant.

Co może sygnalista?

Sygnalista, po powzięciu informacji o naruszeniu prawa, może dokonać:

– zgłoszenia wewnętrznego – poinformować o naruszeniu podmiot, którego sygnalista jest pracownikiem lub pozostaje z nim w innych relacjach o charakterze zarobkowym;

– zgłoszenia zewnętrznego – skierować informację do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich;

– ujawnienia publicznego – podać informację do wiadomości publicznej, z pominięciem ww. kanałów zgłoszeń (powinno mieć to wyjątkowy charakter).

Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Co może być przedmiotem zgłoszenia?

Naruszeniem prawa, które może być przedmiotem zgłoszenia dokonanego przez sygnalistę, jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, a także konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela.

Na czym polega ochrona sygnalisty?

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Przez działania odwetowe rozumie się np. odmowę nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę, mobbing. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się ww. działań, będzie miał prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia.

Co istotne, sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem iż miał uzasadnione podstawy sądzić, iż informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i iż stanowi informację o naruszeniu prawa. Oznacza to, iż sygnalista musi działać w dobrej wierze i mieć uzasadnione przekonanie, iż rzeczywiście do tego naruszenia doszło.

Z kolei osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, będzie miała prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od tego sygnalisty.

Jak wdrożyć procedurę?

Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych powinna zostać skonsultowana z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Konsultacja powinna trwać od 5 do 10 dni. Po konsultacji pracodawca przyjmuje procedurę i podaje do wiadomości pracownikom i innym osobom uprawnionym do zgłaszania naruszeń. Po 7 dniach od podania do wiadomości procedura wchodzi w życie.

Procedura określa m.in. jednostkę lub osobę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych (może to być pracownik albo osoba z zewnątrz), a także sposoby przekazywania zgłoszeń (konieczne jest zbudowanie infrastruktury do obsługi zgłoszeń, np. poprzez stworzenie osobnego adresu e-mail i numeru telefonu do przyjmowania i obsługi zgłoszeń) oraz obowiązki podjęcia działań następczych oraz przekazywania informacji zwrotnej.

Niezbędne jest także prowadzenie rejestru zgłoszeń.

Co dalej?

W ramach działań następczych wszczynane jest postępowanie wyjaśniające pod warunkiem, iż zgłoszenie dotyczące rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń jest w ocenie osoby przyjmującej zgłoszenie wewnętrzne wiarygodne i zawiera informacje pozwalające na podjęcie dalszych czynności, które obejmują weryfikację zgłoszenia, dalszą komunikację z sygnalistą oraz przekazanie informacji zwrotnej.

Odpowiedzialność karna

Ustawodawca przewidział odpowiedzialność karną za nieprzestrzeganie przepisów ustawy. Czyn polegający na uniemożliwianiu lub istotnym utrudnianiu dokonania zgłoszenia naruszenia prawa będzie przestępstwem podlegającym grzywnie, karze ograniczenia wolności albo więzienia do roku. Przestępstwami zagrożonymi karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo więzienia będą także działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, ujawnienie tożsamości ww. osób, a także świadome dokonanie niezgodnego z prawdą zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Z kolei za nieustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych lub za ustanowienie jej z istotnym naruszeniem na podmiot odpowiedzialny może zostać nałożona kara grzywny.

Ustawa wchodzi w życie 25 września 2024 r., z wyjątkiem przepisów regulujących zewnętrzne zgłoszenia o naruszeniach prawa, które wejdą w życie po 6 miesiącach od dnia ogłoszenia, czyli w grudniu 2024 r.