Kontrola ZUS w firmie. Cz. 1. Upoważnienie, długość trwania kontroli i jej przebieg

W październikowym cyklu o kontrolach ZUS dziś odsłona druga – omówienie dalszych kwestii formalnych i opis przebiegu kontroli.

Upoważnienie i legitymacja

Datą rozpoczęcia kontroli jest dzień, w którym inspektor kontroli ZUS doręcza płatnikowi składek bądź wyznaczonej przez niego osobie upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Wtedy także, inspektor kontroli ZUS zobowiązany jest okazać legitymację służbową.

Mimo, iż upoważnienie wydaje się być jedynie formalnością, warto przyjrzeć się jego treści. Zgodnie z art. 89 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, powinno ono zawierać co najmniej:

1. wskazanie podstawy prawnej;
2. oznaczenie jednostki organizacyjnej Zakładu;
3. datę i miejsce wystawienia;
4. imię i nazwisko inspektora kontroli ZUS oraz numer jego legitymacji służbowej;
5. oznaczenie kontrolowanego płatnika składek;
6. wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli;
7. zakres przedmiotowy kontroli;
8. podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji;
9. pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.

W przypadku nieobecności płatnika składek, kontrola może być wszczęta po okazaniu upoważnienia i legitymacji, osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek. Z czynności tych sporządza się protokół, który powinien zostać doręczony płatnikowi składek niezwłocznie.

Terminy w kontroli mają znaczenie

Poza zakresem przedmiotowym kontroli, którego uważną lekturę zalecała Agata Mierzwa w poprzednim tygodniu (czytaj więcej tutaj), nie mniejszą uwagę należy przywiązać do pozostałych danych zawartych zarówno w zawiadomieniu, jak i w upoważnieniu, w tym do daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu jej zakończenia.

Inspektorzy kontroli ZUS powinni określać je z uwzględnieniem czasookresów przewidzianych dla kontroli przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym, zgodnie z art. 92a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych czytanym w związku z art. 55 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców. I tak – nie mogą one przekraczać w odniesieniu do:

1. mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
2. małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
3. średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
4. pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Status przedsiębiorcy ustala się zgodnie z definicjami przyjętymi w Prawie przedsiębiorców. Jednym z czynników determinujących ten status jest liczba zatrudnianych pracowników. Co ciekawe, inspektorzy kontroli ZUS określają tę liczbę w oparciu o liczbę ubezpieczonych, stosownie do przekazywanej co miesiąc przez płatnika składek deklaracją rozliczeniową ZUS DRA. Uważam tę praktykę za błędną, ponieważ z żadnego przepisy Prawa przedsiębiorców (stosowanym w tym zakresie wprost) nie da się wyczytać, iż ZUS ma prawo do zastosowania innej definicji pracownika, aniżeli tej określonej w art. 2 Kodeksu Pracy. Warto zwracać na to uwagę, bo niekiedy taka błędna praktyka nabiera istotnego znaczenia. Może się zdarzyć, iż przy spełnieniu innych kryteriów, dany przedsiębiorca zatrudniający 40 pracowników i 20 zleceniobiorców wedle ZUS może zostać skontrolowany w okresie 24 dni roboczych, podczas gdy Prawo przedsiębiorców wyraźnie ogranicza ten okres do 18 dni w danym roku kalendarzowym. Gdyby w wyniku skorzystania z deklaracji ZUS DRA organ rentowy nieprawidłowo ustalił długość trwania kontroli, płatnik składek powinien skorzystać ze swojego prawa do sprzeciwu.

Każdy przedsiębiorca powinien prowadzić książkę kontroli, która zawiera wpisy dotyczące m.in. daty podjęcia i zakończenia kontroli oraz zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli. Taką książkę kontroli należy przekazać kontrolującemu inspektorowi ZUS niezwłocznie po wszczęciu kontroli, albowiem – w oparciu o zapisy książki – inspektor jest w stanie zweryfikować, czy kontrolę rzeczywiście może przeprowadzić. Przedłużenie czasu trwania kontroli jest możliwe jedynie z przyczyn niezależnych od organu rentowego i wymaga uzasadnienia doręczonego płatnikowi składek na piśmie. Takie przedłużenie nie może jednak wykraczać poza łączny czas trwania kontroli w danym roku kalendarzowym.

Co do zasady, nie powinno dochodzić do sytuacji, w których przedsiębiorca byłby w tym samym czasie kontrolowany przez dwie lub więcej instytucji. W wyjątkowych przypadkach, np. zgody samego przedsiębiorcy bądź wystąpienia przypadku, gdy kolejna kontrola jest uzasadniona bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska, jest to jednak możliwe. W pozostałych przypadkach, o ile płatnik składek jest w okresie kontroli przed inny organ, ZUS powinien odstąpić od podjęcia czynności kontrolnych; może także ustalić z przedsiębiorcą inny termin przeprowadzenia kontroli.

Przerwa w kontroli

Przerwa w kontroli wywołuje sporo kontrowersji. W zasadzie, jest dopuszczalna jedynie wyjątkowo. Tymczasem w praktyce bywa nagminnie wykorzystywana przez inspektorów kontroli ZUS, którzy sugerując ją płatnikom składek w związku z koniecznością zebrania na potrzeby kontroli zażądanych dokumentów (stosownie do art. 88 ust 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych), zyskują dni, a czasem i tygodnie, na analizę wcześniej już pozyskanego od płatnika składek materiału. W czasie przerwy, czas kontroli nie biegnie, co jednak nie oznacza, iż w tym czasie dokumenty już udostępnione nie są przez organ rentowy analizowane. Aby przeciwdziałać temu zjawisku, warto rozważyć, aby na czas przerwy w kontroli żądać od inspektorów kontroli ZUS zwrotu udostępnionych materiałów.

Przebieg kontroli

Płatnik składek bądź osoba przez niego wskazana ma prawo być obecny przy czynnościach kontrolnych. Dotyczy to także sytuacji, w której inspektor kontroli ZUS podejmie decyzję o przeprowadzeniu dowodu z zeznań świadków lub oględzin.

Kontrola odbywa się w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów. Inspektor kontroli ZUS może przeprowadzić kontrolę w innym miejscu, w którym płatnik składek przechowuje dokumentację pod warunkiem, iż płatnik składek się na to zgodzi. Kontrolę można, także za zgodą płatnika składek, przeprowadzić w placówce ZUS, o ile to usprawni kontrolę. Jest to możliwe nawet, o ile zapewniono odpowiednie warunki techniczne w siedzibie płatnika, czy tam gdzie prowadzi on działalność. Niemniej, na każde inne miejsce prowadzenia kontroli, aniżeli siedziba płatnika, tenże musi wyrazić zgodę. Podobnie rzecz się tyczy zdalnej wymiany dokumentacji za pośrednictwem e-maila.

Zgody płatnika składek na przeprowadzenie czynności kontrolnych w placówce ZUS nie wymagają jednak sytuacje szczególne, takie jak np. przesłuchanie byłego pracownika tego płatnika.

Obowiązki płatnika składek i uprawnienia inspektorów kontroli ZUS

Płatnicy składek są zobowiązani (według art. 88 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych):

1. udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów;
2. udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, o ile zalegają z opłatą należności z tytułu składek;
3. sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli ZUS;
4. zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych, oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik;
5. udzielać wyjaśnień kontrolującemu;
6. przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej i osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Z tym katalogiem obowiązków płatnika składek sprzężone są uprawnienia inspektora kontroli.

Ponadto, inspektorzy kontroli ZUS mają także prawo wzywać i przesłuchiwać świadków oraz wzywać i przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Inspektor kontroli ZUS ma także prawo do wykorzystania na cele kontroli informacji zawartych na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek.

Z powyższych praw i obowiązków nie wynika – często spotykane jednak w praktyce – oczekiwanie inspektorów kontroli ZUS, aby płatnik składek opracowywał zestawienia na bazie posiadanych dokumentów. Takie zestawienia, o ile inspektor kontroli ZUS uznaje za przydatne, powinien wykonywać na własną rękę. W związku z tym, o ile takie jest oczekiwanie inspektorów kontroli ZUS, warto wypytać o podstawę prawną ich działania, aby nie narazić się na zarzut utrudniania przeprowadzenia kontroli.