3 dni temu
W dniu 17 czerwca 2025 r. Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw w przedmiocie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Potwierdzono w nim przyjęty wcześniej harmonogram obowiązkowego wdrożenia systemu. KSeF będzie miał istotne znaczenie zarówno dla przedsiębiorców, jak i doradców podatkowych oraz dostawców oprogramowania. W artykule przedstawiam najważniejsze informacje o systemie, terminach jego wdrożenia i konsekwencjach dla podatników.
Obowiązkowy KSeF przesunięty – aktualne terminy
Po wcześniejszym przesunięciu terminu obowiązkowego KSeF z 1 lipca 2024 r. na bliżej nieokreśloną datę, Ministerstwo Finansów ogłosiło nowy, etapowy plan wdrażania obowiązkowego fakturowania w KSeF:
- 2025 r. – czas intensywnych testów, konsultacji i udostępniania nowych funkcjonalności produkcyjnych KSeF. W tym czasie korzystanie z systemu będzie przez cały czas dobrowolne, ale zalecane jako forma przygotowania.
- 1 luty 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla firm z obrotami powyżej 200 mln zł rocznie (tzw. duże przedsiębiorstwa).
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla pozostałych podatników VAT (czyli mikro, małych i średnich firm).
Takie odroczenie to efekt krytycznych uwag zgłaszanych przez przedsiębiorców, branżę IT, biura rachunkowe i organizacje biznesowe. Głównymi powodami opóźnienia są problemy z integracją systemów księgowych, trudności we wdrażaniu procedur wewnętrznych oraz potrzeba przetestowania KSeF w warunkach zbliżonych do produkcyjnych.
Dlaczego warto przygotować się już teraz?
Choć obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF został przesunięty, apelujemy, by nie odkładać przygotowań na ostatnią chwilę. Firmy, które wcześnie rozpoczną proces wdrożeniowy, będą miały więcej czasu na:
- przetestowanie integracji własnych systemów z KSeF,
- przeszkolenie pracowników z obsługi nowego systemu,
- zidentyfikowanie i eliminację potencjalnych błędów w procesie fakturowania,
- wprowadzenie zmian organizacyjnych i księgowych.
Warto także zauważyć, iż korzystanie z KSeF już teraz – w formule dobrowolnej – niesie za sobą konkretne korzyści podatkowe, takie jak szybszy zwrot VAT (40 dni zamiast standardowych 60 dni).
Kluczowe funkcjonalności KSeF w 2025 r.
W 2025 r. Ministerstwo Finansów planuje rozwijać i testować szereg funkcjonalności systemu, które mają wspierać przedsiębiorców. Wśród nich znajdą się m.in.:
- mechanizmy walidacji faktur – by eliminować błędy jeszcze przed wysłaniem dokumentu do kontrahenta,
- uproszczenia dla mikroprzedsiębiorców, np. dostęp do prostego interfejsu użytkownika bez konieczności korzystania z zewnętrznego oprogramowania,
- nowe API i dokumentacje dla integratorów systemów ERP i księgowości,
- kanały awaryjne w przypadku niedostępności KSeF.
Warto podkreślić, iż 30 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało dokumentację interfejsu programistycznego API systemu KSeF 2.0 oraz dokumentację nowej struktury logicznej FA(3) co umożliwia rozpoczęcie przygotowań przez przedsiębiorców do wdrożenia systemu w środowisku testowym.
Kogo obejmie obowiązek KSeF?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obejmie wszystkich podatników VAT wystawiających faktury – zarówno czynnych podatników VAT, jak i podmioty zwolnione podmiotowo lub przedmiotowo (np. lekarze, freelancerzy, firmy usługowe). Oznacza to, iż każda firma, bez względu na skalę działalności, będzie musiała korzystać z KSeF od 2026 r., chyba iż ustawodawca zdecyduje o wyjątkach.
Podstawy prawne i dokumentacja
Wszystkie informacje dotyczące KSeF – aktualne rozporządzenia i projekty ustaw, schematy e-faktur (FA_VAT), dokumentacje techniczne, API oraz harmonogramy – są dostępne na stronie Ministerstwa Finansów oraz w serwisie podatki.gov.pl. Przedsiębiorcy i biura rachunkowe mogą tam także znaleźć wersję testową systemu (środowisko demo) i skorzystać z pomocy technicznej.
Podsumowanie
Choć obowiązek korzystania z KSeF został przesunięty na 2026 r., nie warto zwlekać z przygotowaniami. Nowy system to nie tylko zmiana narzędzia do fakturowania, ale szeroko zakrojona reforma, która będzie miała wpływ na obieg dokumentów, procedury księgowe oraz relacje z kontrahentami.
Dla wielu firm najbliższe miesiące to ostatni dzwonek, by rozpocząć prace nad wdrożeniem. Warto potraktować ten czas jako szansę na cyfryzację i unowocześnienie procesów finansowo-księgowych.
Artykuł autorstwa: r. pr. Łukasz Musiał
W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:
