2 godzin temu
Zgodnie z art. 106gb ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU), faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur dzięki systemu interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego. W przypadku szeregu transakcji, takich jak np. eksport usług, WDT, eksport towarów, transakcji na rzecz podatników nieposiadających siedziby ani stałego miejsca w Polsce, podatników zwolnionych z VAT na mocy art. 113a VATU, a wreszcie na rzecz podmiotów bez NIP oraz konsumentów, nabywcy mogą nie mieć możliwości odebrania faktury w KSeF (dotyczy to zwłaszcza tych zagranicznych). Jakkolwiek wówczas podatnik musi wystawić fakturę do KSEF, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Przepisy nie podpowiadają nic o formie uzgodnienia. Można to zrobić ad hoc, a może choćby w sposób dorozumiany. Najbezpieczniej ustalić jednak ów sposób z góry (np. w umowie, zamówieniu, itp). Nie mówią też nic o sposobie udostępnienia (może być dowolny, choćby przez KSeF na upartego). Powstaje jednak inne pytanie: w jakiej formie należy udostępnić samą fakturę?
Przepis wprowadza wątpliwości
Wspomniany wyżej art. 106gb ust. 4 VATU określa wprost, iż w sposób uzgodniony z nabywcą udostępniana jest faktura ustrukturyzowana. A więc zgodnie z art. 2 pkt. 32a VATU, faktura wystawiona jest przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Z kolei zgodnie z art. 106gb ust. 1 VATU, faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje więc format xml, zgodny ze strukturą logiczną opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Idąc tym tropem, można dojść do wniosku, iż dokonując przykładowego WDT na rzecz kontrahenta z Portugalii, podatnik powinien oczywiście wystawić fakturę ustrukturyzowaną do KSeF a następnie w uzgodniony uprzednio sposób przekazać temu portugalskiemu kontrahentowi fakturę w formie ustrukturyzowanej, czyli… jako xml, w dodatku wraz z numerem KSeF przydzielonym tej fakturze.
Takie podejście byłoby jednak pozbawione sensu. Zgodnie z art. 106gb ust. 5 VATU, w przypadku udostępnienia faktury w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub generalnie w przypadku użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur, podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze. Z uzasadnienia do tego przepisu wynika, iż podatnik będzie zobowiązany każdą fakturę, w momencie jej wizualizacji, oznaczać kodem weryfikującym QR. KSeF zapewni funkcjonalność umożliwiającą, poprzez ten kod, weryfikację, czy dana faktura została wystawiona w KSeF, oraz czy dane w niej zawarte są poprawne. Podatnik oznaczać będzie każdą zwizualizowaną fakturę, np. w formacie pdf lub w postaci papierowej, kodem weryfikującym. Podobny mechanizm dotyczy faktur offline (art. 106nda ust. 1 VATU). Są one wystawiane w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem, mogą być również przekazywane w sposób uzgodniony. jeżeli nie będzie to udostępnienie przez KSeF, faktura taka musi zawierać dwa kody QR.
Wniosek z tego taki, iż przekazując naszemu portugalskiemu kontrahentowi fakturę zwizualizowaną, ale opatrzoną kodem QR, w praktyce przekazujemy mu właśnie fakturę ustrukturyzowaną. Kontrahent w czystej teorii może bowiem uzyskać dostęp do takiej faktury przez KSeF. Jest to praktyczne rozwiązanie ale i czyniące zadość przepisom, choćby jeżeli będziemy je czytać – tak jak autor niniejszego opracowania – w sposób wyjątkowo łapiący za słówka.
Jedyną słuszną interpretacją ww. przepisów wydaje się ta, zgodnie z którą w przypadku transakcji np. z podmiotami zagranicznymi co prawda uzgodnić trzeba sposób przekazywania faktury ustrukturyzowanej, ale sposób ten może zakładać (i) zwizualizowanie takiej faktury oraz (ii) jej przesłanie (np. drogą email), koniecznie jednak (iii) z kodem QR. Takie rozumienie jest zdroworozsądkowe. Na szczęście wyłania się ono np. z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 9.4.2024 r., 0114-KDIP1-2.4012.16.2024.1.SST, Legalis. Tam Organ uznał, iż każda zwizualizowana faktura musi zostać oznaczona kodem QR, choćby o ile nie zakładamy, iż odbiorca będzie go skanował. Oznacza to, iż również w transakcjach międzynarodowych (WDT, eksport) kod musi pojawić się na dokumencie, który został zwizualizowany z pliku xml i przesłany do kontrahenta w postaci papierowej lub maila w postaci pdf. Podatnik będzie zobowiązany każdą e-fakturę, w momencie jej wizualizacji, oznaczać kodem weryfikującym (QR). Natomiast KSeF zapewni funkcjonalność, umożliwiającą poprzez ten kod weryfikację, czy dana faktura została wystawiona w KSeF, oraz czy dane w niej zawarte są poprawne. Podatnik oznaczać będzie każdą zwizualizowaną fakturę, np. w formacie pdf lub w postaci papierowej, kodem weryfikującym.
Innymi słowy, zwizualizowana forma faktury xml wysyłana w sposób uzgodniony powinna wypełniać dyspozycję przepisu art. 106gb ust. 4 VATU. Nie trzeba wysyłać np. portugalskiemu kontrahentowi także xml. Zwizualizowana faktura to przez cały czas faktura ustrukturyzowana, a jeżeli ma kod QR, to w sposób oczywisty można ją powiązać z dokumentem przesłanym do KSeF (w formie ustrukturyzowanej). Czy jednak wynika to wszystko wprost z przepisów? Mam co do tego wątpliwości. A szkoda, bo był czas na ich dopracowanie.
