2 godzin temu
Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy z 11.3.2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; dalej: VATU), fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Przepis ten wywoływał od początku pewne kontrowersje uwzględniając, iż czym innym jest data wygenerowania faktury ustrukturyzowanej, czym innym data przesłania jej do KSeF, a jeszcze czym innym potencjalnie data wskazana w treści faktury jako data wystawienia.
Z tego względu jedną z najdalej idących modyfikacji KSeF 2.0 jest wprowadzenie trybu offline24 w swojej rozszerzonej formie. Działać ma to tak, iż data wystawienia faktury ustrukturyzowanej (w trybie „online”) wskazana przez podatnika w polu P 1 powinna z zasady być zgodna z datą przesłania faktury do KSeF. jeżeli daty te różnić się będą od siebie (w praktyce, data wystawienia jest wcześniejsza) to prymat nadany został właśnie dacie wskazanej w polu P 1. Problem w tym, iż ta dość daleko idąca (r)ewolucja została ustanowiona niejako mimochodem, przy okazji głębokich szlifów w tzw. trybie offline.
Tryb offline24 – istota
Zgodnie z projektowanym art. 106nda ust. 1 VATU, podatnicy będą mogli wystawiać nie tylko faktury ustrukturyzowane, ale także faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym przez MF. Niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia, trzeba będzie jednak przesłać taką fakturę do KSEF w celu przydzielenia numeru identyfikującego. To kwintesencja trybu offline. Ma on działać na stałe, dobrowolnie i bez konieczności zaistnienia jakichkolwiek okoliczności zewnętrznych. Datą wystawienia faktury offline24 będzie data wskazana na fakturze (a nie data przesłania do KSEF).
To ukłon w stronę sprzedawcy, aby mógł spełnić wymogi związane np. z terminowością wystawiania faktur w obliczu potencjalnych problemów technicznych. Nie zmienia to faktu, iż faktura taka jest otrzymywana przez nabywcę przy użyciu KSeF. A więc dopiero w momencie przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSEF (planowany art. 106nda ust. 11 VATU). Wyjątek to sytuacja, w której faktury są wystawiane na rzecz nabywców nieobjętych obowiązkowym KSeF zgodnie z art. 106gb ust. 4 VATU (przykładowo podmioty zagraniczne, nieposługujące się polskim NIP albo osoby fizyczne nieprowadzące działalności). Takie faktury udostępnia się im w sposób uzgodniony. Za datę otrzymania tej faktury uznaje się wówczas datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę. Ma to jednak niewielkie znaczenie praktyczne. Podmioty takie nie odliczają VAT, z kolei wystawca i tak musi te faktury przesłać do KSeF. Co więcej, oznaczone dwoma kodami QR (poza standardowym kodem, także kodem dodatkowym umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury).
„Sankcjonowana” faktura offline24
Ale to nie wszystko. interesujące rozwiązanie przewiduje nowy art. 106nda ust. 16 VATU, zgodnie z którym za fakturę offline24 uznaje się także fakturę wystawioną jako ustrukturyzowaną, o ile data jej przesłania do KSeF jest późniejsza niż data wystawienia faktury z art. 106e ust. 1 pkt 1 VATU. W takim przypadku datą wystawienia faktury jest data wskazana na fakturze (jak w fakturze offline24). Zmiana statusu na offline24 następuje jedynie „w systemie”.
Oznacza to, iż przykładowo faktura ustrukturyzowana dokumentująca sprzedaż towaru z 1.4.2026 r., wygenerowana np. 30.4.2026 r. z datą wystawienia 30.4.2026 r., ale przesłana do KSeF 7.5.2026 r. (po majówce) będzie uznana za wystawioną 30.4.2026 r. (a nie z datą przesłania do KSeF). Dzięki temu, data wystawienia faktury będzie zawsze zgodna z datą wskazaną w treści faktury. Nabywca otrzyma dokument jednak wyłącznie w systemie KSeF (chyba, iż nabywca nie musi się KSeF posługiwać, bo np. jest podmiotem zagranicznym).
Faktury korygujące
Zgodnie z planowanym art. 106nda ust. 12 VATU, fakturę korygującą fakturę offline24 wystawia się po przydzieleniu tej fakturze numeru identyfikującego w Krajowym Systemie e-Faktur. Nie można więc wystawić faktury korygującej do faktury wystawionej w trybie offline24 przed jej przesłaniem do KSeF w celu przydzielenia tej fakturze numeru identyfikującego w systemie. W praktyce więc, nie można takiej faktury skorygować tego samego dnia, w którym została ona wystawiona (chyba, iż zostanie wówczas przesłana do KSeF, co jednak ma niewielki sens praktyczny). Inna sprawa, iż faktura korygująca fakturę offline24 może być wystawiona w formie ustrukturyzowanej albo także w trybie offline24 (wówczas trzeba ją wysłać do KSeF dnia następnego).
Jak taką fakturę korygującą rozliczyć? Zasadą ogólną dla faktur wystawianych poza KSeF jest okres, w którym podatnik otrzymał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej. o ile jednak podatnik wystawił fakturę korygującą na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4 pkt 2–6 VATU i udostępnił ją poza KSeF, rozliczenia można dokonać za okres, w którym podatnik przesłał fakturę korygującą do KSeF. Udostępnienie takiej faktury przez KSeF oznacza jednak obowiązkowe rozliczenie faktury korygującej w tym właśnie okresie.
Zaginięcie faktury offline24
Teoretycznie możliwe jest, iż faktura offline24, którą udostępnia się poza KSeF (np. podmiotowi zagranicznemu) zaginie, a choćby ulegnie zniszczeniu zanim trafi do KSeF. Wówczas, trzeba ją wystawić ponownie zgodnie z danymi zawartymi na fakturze, przy czym może ona zawierać datę wystawienia i wyraz „DUPLIKAT”. Koniecznie trzeba ją też oznaczyć kodami QR.
Ustawodawca twierdzi, iż wprowadzenie na stałe możliwości dobrowolnego stosowania przez podatników trybu offline24 wzmocni pewność obrotu gospodarczego w sytuacji, gdy podatnik napotka trudności z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu lub generalnie specyfika jego działalności uzasadnia stosowanie tego trybu. Wniosek z tego taki, iż tryb offline24 może być stosowany także jako swego rodzaju standard i podstawowy sposób fakturowania. Oczywiście, faktura elektroniczna musi być zgodna ze schemą, ale nie musi być od razu przesyłana do KSeF. Największym bonusem takiego fakturowania może być, jak się wydaje, możliwość posługiwania się wizualizacją takiej faktury offline zanim trafi ona do KSeF. To ważne wszędzie tam, gdzie nabywca potrzebuje dokumentu potwierdzającego transakcję (np. do rozliczenia podróży służbowej). Inna sprawa, iż tryb offline24 niesie ze sobą szereg utrudnień formalnych (dwutorowość fakturowania, pozyskanie certyfikatów, konieczność posługiwania się dwoma kodami QR) oraz wymaga dyscypliny i uważności – brak wysłania faktury do KSeF w ciągu kolejnego dnia roboczego to potencjał na sankcje. Przepisy ustanawiające offline24 także do najbardziej czytelnych nie należą, czeka więc podatników mrówcza praca wdrożeniowa.
