KSeF – kiedy obowiązkowy i dlaczego to globalny trend

8 godzin temu
Zdjęcie: KSeF – kiedy obowiązkowy i dlaczego to globalny trend


Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana w sposobie wystawiania i odbierania faktur, jaka czeka polskie firmy w najbliższych latach. Nowy model ma nie tylko zwiększyć kontrolę nad rozliczeniami podatkowymi, ale też wprowadzić pełną cyfryzację obiegu dokumentów. Co istotne, Polska nie jest tu wyjątkiem – obowiązkowe e-fakturowanie staje się standardem w coraz większej liczbie państw na świecie.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to największa zmiana w sposobie wystawiania i odbierania faktur, jaka czeka polskie firmy w najbliższych latach. Nowy model ma nie tylko zwiększyć kontrolę nad rozliczeniami podatkowymi, ale też wprowadzić pełną cyfryzację obiegu dokumentów. Co istotne, Polska nie jest tu wyjątkiem – obowiązkowe e-fakturowanie staje się standardem w coraz większej liczbie państw na świecie.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur przez KSeF obejmie duże przedsiębiorstwa – czyli podmioty, które spełniają co najmniej dwa z trzech warunków: zatrudnienie powyżej 250 osób, przychody powyżej 50 mln euro lub suma bilansowa powyżej 43 mln euro.

Pozostałe firmy – średnie, małe i mikro – będą mogły jeszcze tylko przez dwa miesiące korzystać z dotychczasowych form wystawiania faktur, ale od dnia uruchomienia obowiązkowego KSeF wszystkie firmy będą zobowiązane do odbierania faktur wystawionych przez innych kontrahentów właśnie w KSeF. W praktyce oznacza to, iż każdy przedsiębiorca – niezależnie od wielkości – musi przygotować swoją organizację do odbierania dokumentów w nowym standardzie już od pierwszego dnia działania obowiązkowego KSeF.

W kolejnych etapach, najprawdopodobniej w drugiej połowie 2026 r., obowiązek wystawiania faktur w KSeF zostanie rozszerzony również na pozostałe firmy. Oznacza to, iż od 2027 roku cała gospodarka będzie już funkcjonować w pełni w modelu e-fakturowania.

E-fakturowanie – światowy kierunek

Polska nie jest osamotniona we wprowadzaniu obowiązkowego e-fakturowania. Podobne systemy funkcjonują już m.in. we Włoszech, Francji, Rumunii, Malezii czy w Arabii Saudyjskiej.

Trend ten jest wspierany również przez Komisję Europejską, która przygotowuje pakiet ViDA (VAT in the Digital Age) – zakładający, iż w perspektywie kilku lat e-fakturowanie stanie się obowiązkowe we wszystkich krajach Unii Europejskiej.

Dzięki temu administracje skarbowe otrzymują dane o transakcjach w czasie rzeczywistym, co ogranicza oszustwa podatkowe i skraca czas kontroli, a przedsiębiorcy zyskują szybszy i bardziej zautomatyzowany obieg dokumentów.

„Wprowadzenie obowiązkowego KSeF w Polsce to element szerszego, globalnego trendu cyfryzacji rozliczeń podatkowych. Nasze doświadczenia z wdrożeń e-fakturowania w krajach takich jak Włochy czy Arabia Saudyjska pokazują, iż firmy, które odpowiednio wcześnie przygotowały się do integracji z krajowymi platformami, zyskały przewagę operacyjną i finansową nad konkurencją. Warto myśleć o KSeF nie tylko jako o obowiązku, ale jako o szansie na pełną automatyzację procesów księgowych”
Adam Świerszcz, Business Developer Manager, Infinite IT Solutions

Co to oznacza dla firm

Dla firm oznacza to konieczność przygotowania się do nowego modelu nie tylko w zakresie wystawiania faktur, ale również ich odbierania, walidowania i archiwizowania w formacie zgodnym z KSeF. W praktyce warto rozpocząć prace przygotowawcze już teraz — dostosować systemy ERP, przeszkolić zespoły i przetestować integrację z KSeF.

Firmy działające międzynarodowo mogą przy tym wykorzystać doświadczenia z innych rynków, gdzie obowiązkowe e-fakturowanie funkcjonuje już od lat. Z perspektywy biznesowej to także dobry moment, by wprowadzić szerszą automatyzację procesów księgowych i wdrożyć elektroniczną wymianę danych (EDI), co znacznie ułatwia integrację z KSeF.

Infinite IT Solutions jest jednym z wiodących integratorów KSeF i platform e-fakturowania na świecie. Wspieramy firmy w przygotowaniu systemów ERP do pracy z KSeF oraz z zagranicznymi systemami, które funkcjonują już m.in. w Rumunii, Belgii, Malezji czy Arabii Saudyjskiej. Dzięki naszemu doświadczeniu przedsiębiorstwa mogą wdrożyć e-fakturowanie zgodnie z lokalnymi przepisami i jednocześnie zyskać przewagę operacyjną na wielu rynkach.

Zobacz, jak łatwo możesz zintegrować się z KSeF — wszystkie informacje znajdziesz tutaj.

Idź do oryginalnego materiału