3 miesięcy temu
Przesunięty termin wejścia w życie przepisów (prawdopodobnie do 2025 r.) to doskonały moment, aby zabezpieczyć inne obszary przedsiębiorstwa – szczególnie bezpieczeństwa danych i zarządzania dostępem do KSeF. Co zatem warto zrobić już teraz?
Autoryzacja spółki w KSeF
Obowiązkowym etapem w korzystaniu z KSeF jest autoryzacja danych przedsiębiorcy. Zanim spółka przystąpi do uwierzytelnienia, powinna rozważyć, który ze sposobów będzie dla niej bardziej dogodny:
- z wykorzystaniem pisemnego formularza ZAW-FA
czy - za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Osoby, które będą upoważnione do korzystania z systemu oraz narzędzia uwierzytelniania, powinny zostać wcześniej przygotowane i wyposażone w odpowiednie narzędzia.
Procedury korzystania z KSeF
Dostosowania do nowych regulacji będą wymagały także wewnętrzne procedury. Warto zabezpieczyć w nich takie elementy, jak na przykład:
- sam dostęp do KSeF – gradacja dostępów, zaangażowanie zewnętrznego biura księgowego
- proces i terminy akceptacji faktur kosztowych i sprzedażowych
- zabezpieczenie danych finansowych na wypadek np. zakończenia współpracy lub długotrwałej nieobecności użytkowników KSeF
Istotnym elementem jest także ustalenie zasad korzystania z tzw. tokenów, dzięki których można uwierzytelniać się w KSeF.
Zabezpieczenia wymagają także obszary związane z ochroną danych osobowych. Przyznawanie pracownikom indywidualnych dostępów do KSeF, udostępnianie ich danych, kooperacja z biurem księgowym wymaga działań na gruncie RODO.
Działania z kontrahentami
Wdrożenie KSeF to nie tylko wewnętrzne zmiany. Konieczne jest także zabezpieczenie relacji na zewnątrz, z kontrahentami – nie wszyscy będą korzystać z KSeF. Konieczna będzie weryfikacja ogólnych warunków i wzorów umów stosowanych przez przedsiębiorców pod kątem dostosowania ich do nowego sposobu generowania i przekazywania faktur, tak by tam gdzie się da uniknąć podwójnego obiegu dokumentów (w systemie i np. mailowo).
Jeżeli potrzebujecie Państwo wsparcia w zaplanowaniu skutecznych działań i wdrożeniu KSeF, zapraszamy do kontaktu.
