1 dzień temu
W jednym z ostatnich newsletterów informowaliśmy Państwa o planowanym w 2026 r. wprowadzeniu obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W dzisiejszym artykule przybliżymy wzmiankowane wówczas wyjątki od obowiązku stosowania tego systemu.
Wielu przedsiębiorców z sektora MŚP zadaje sobie bowiem pytanie, czy nowe regulacje obejmą również ich działalność. Choć docelowo KSeF ma stać się podstawowym sposobem dokumentowania sprzedaży, ustawodawca przewidział liczne wyjątki oraz okresy przejściowe, które w praktyce ograniczają zakres obowiązku jego stosowania.
Czym jest KSeF i kogo co do zasady obejmuje?
Przypomnijmy, KSeF to system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy podatników VAT, zarówno czynnych, jak i zwolnionych, przy czym jego wdrażanie zostało rozłożone w czasie, najwcześniej od 1 lutego 2026 r. dla największych podmiotów, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Jednocześnie nie każda faktura i nie każdy podatnik będzie zobowiązany do stosowania KSeF.
Podmioty zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF
Z obowiązku wystawiania faktur w KSeF wyłączeni są podatnicy, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce. Zwolnienie to obejmuje również sytuacje, w których zagraniczny podatnik posiada w Polsce stałe miejsce działalności, ale nie uczestniczy ono w danej transakcji.
Ponadto, KSeF nie obejmuje transakcji rozliczanych w ramach procedur szczególnych VAT, takich jak procedura nieunijna (Non-Union OSS) dla usługodawców z państw trzecich, świadczących na terytorium UE usługi telekomunikacyjne, nadawcze i elektroniczne (TBE), procedura OSS dla usług międzynarodowych przewozów okazjonalnych osób (VAP-1) umożliwiająca uproszczone rozliczenie podatku przez zagranicznych przewoźników czy procedura IOSS (Import One Stop Shop) – dla dostawców z państw trzecich dokonujących sprzedaży na odległość towarów importowanych.
Zwolnienia wynikające z charakteru transakcji
Istotnym wyjątkiem są faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C). W takich przypadkach przedsiębiorca nie ma obowiązku wystawiania faktury w KSeF, choćby po wejściu systemu w życie.
Poza KSeF pozostają również, w okresie przejściowym, faktury wystawiane przy użyciu kas rejestrujących oraz paragony fiskalne z numerem NIP do kwoty 450 zł. Zwolnienie to będzie obowiązywać do końca grudnia 2026 r.
Podatnicy zwolnieni z VAT a KSeF
Szczególne znaczenie dla MŚP ma sytuacja podatników korzystających ze zwolnienia z VAT. Podmioty zwolnione podmiotowo lub przedmiotowo co do zasady nie muszą korzystać z KSeF, o ile nie wystawiają faktur na rzecz innych przedsiębiorców.
Należy jednak pamiętać, iż wystawienie faktury na żądanie kontrahenta prowadzącego działalność gospodarczą może rodzić obowiązek skorzystania z KSeF, mimo zwolnienia z VAT.
Zwolnienia czasowe i limity w 2026 r.
Ustawodawca przewidział również czasowe wyłączenia obowiązku KSeF w 2026 r. W okresie od kwietnia do grudnia 2026 r. podatnicy, których miesięczna sprzedaż (brutto) nie przekroczy 10 000 zł, będą mogli wystawiać faktury poza KSeF. Przekroczenie tego limitu skutkuje obowiązkiem stosowania systemu od kolejnej faktury.
Dodatkowo rozporządzenia Ministra Finansów przewidują wyłączenia dla określonych kategorii transakcji, których nie da się w tej chwili prawidłowo odwzorować w strukturze e-faktury.
Wnioski dla przedsiębiorców
Choć KSeF stanie się standardem fakturowania w obrocie gospodarczym, nie każdy przedsiębiorca i nie każda transakcja będą nim objęte od razu. najważniejsze znaczenie ma:
- status podatkowy przedsiębiorcy,
- rodzaj kontrahenta (B2B czy B2C),
- wysokość obrotów,
- charakter dokumentowanej transakcji.
W praktyce oznacza to konieczność indywidualnej analizy sytuacji podatkowej firmy oraz odpowiedniego przygotowania procesów księgowych na nadchodzące zmiany.
Jeśli chcą Państwo otrzymywać bieżące informacje o zmianach w przepisach dot. KSeF, zachęcamy do śledzenia naszego newslettera.
Artykuł autorstwa: r. pr. Łukasz Musiał
W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:
