W 2026 r. zacznie obowiązywać powszechny system wystawiania i odbierania faktur elektronicznych, czyli Krajowy System e-Faktur (KSeF). Choć zgodnie z treścią art. 170 ustawy prawo – oświatowe prowadzenie niepublicznego przedszkola i szkoły nie stanowi działalności gospodarczej, w praktyce funkcjonują one w obrocie gospodarczym, zawierają umowy z dostawcami usług, specjalistami, firmami cateringowymi czy operatorami mediów. Z tego powodu nowe obowiązki obejmą również organy prowadzące placówki oświatowe.
KSeF nie dotyczy wyłącznie wystawiania faktur. Dla wielu podmiotów oświatowych kluczowym obowiązkiem będzie przede wszystkim ich odbieranie.
Najważniejsze terminy wdrożenia KSeF
Proces wdrożenia został rozłożony na etapy uzależnione od skali działalności przedsiębiorców.
- Od 1 lutego 2026 r. największe przedsiębiorstwa, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, będą zobowiązane do wystawiania faktur wyłącznie w KSeF. Jednocześnie od tej daty wszystkie podmioty, niezależnie od wielkości, formy prawnej czy statusu VAT muszą być przygotowane na odbieranie faktur zakupowych za pośrednictwem systemu.
- Kolejny etap nastąpi 1 kwietnia 2026 r., kiedy obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych przedsiębiorców, w tym mikro, małe i średnie firmy oraz jednoosobowe działalności gospodarcze.
- Natomiast od 1 stycznia 2027 r. system stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników, także tych najmniejszych, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10000 zł.
W praktyce oznacza to, iż już od lutego 2026 r. część faktur kosztowych, np. za paliwo, energię czy usługi telekomunikacyjne będzie dostępna wyłącznie w KSeF, a od kwietnia większość dokumentów zakupowych trafi tylko do systemu.
Obowiązek odbioru faktur – najważniejsza zmiana dla organów prowadzących
Najczęstszym błędem jest przekonanie, iż skoro placówka nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF, to system jej nie dotyczy. Błąd! Obowiązek odbioru faktur kosztowych obejmuje wszystkie podmioty, w tym także te zwolnione z VAT.
Organy prowadzące niepubliczne jednostki systemu oświaty muszą więc od 1 lutego 2026 r. posiadać dostęp do KSeF i procedurę regularnego sprawdzania systemu. Faktura wystawiona przez dostawcę energii, usług telekomunikacyjnych czy innego przedsiębiorcę zostanie uznana za skutecznie doręczoną w momencie nadania jej numeru w systemie choćby jeżeli placówka faktycznie jej nie pobierze.
Zgodnie z art. 106na ustawy o VAT faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF, a za otrzymaną w dniu przydzielenia numeru identyfikującego w systemie.
Umowy cywilnoprawne – kiedy nie trzeba nic zmieniać?
Wiele wątpliwości organów prowadzących dotyczy umów z personelem i współpracownikami. Warto podkreślić jasno: w przypadku zleceniobiorców, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej, nie ma potrzeby zmiany umów.
Dotyczy to m.in. nauczycieli, terapeutów czy specjalistów współpracujących na podstawie umów zlecenia lub umów o dzieło jako osoby fizyczne. KSeF obejmuje wyłącznie faktury przedsiębiorców, dlatego te relacje pozostają bez zmian.
KSeF a kooperacja B2B z przedsiębiorcami
Inaczej wygląda sytuacja w przypadku umów zawieranych z przedsiębiorcami, czyli osobami prowadzącymi działalność gospodarczą. Dotyczy to np. specjalistów B2B, firm cateringowych, dostawców usług czy podmiotów serwisowych.
Choć przepisy nie nakładają obowiązku aneksowania umów, ponieważ kwestie wystawiania i doręczania faktur regulują bezpośrednio przepisy ustawy o VAT, praktyka pokazuje, iż warto doprecyzować zasady współpracy. W wielu przypadkach przedsiębiorcy już dziś wystawiają faktury w KSeF bez zmiany umów, przesyłając kontrahentom jedynie potwierdzenie ich wystawienia.
Dlaczego warto dostosować umowy mimo braku obowiązku??
Rekomendowane jest uporządkowanie zapisów umownych, aby uniknąć sporów dotyczących płatności i rozliczeń. W szczególności warto ustalić, czy podstawą zapłaty jest wyłącznie faktura ustrukturyzowana w KSeF, jaki zakres danych powinien znaleźć się na fakturze oraz kiedy rozpoczyna się bieg terminu płatności.
Istotne znaczenie ma również procedura korekt, ponieważ faktury w KSeF nie można anulować ani wycofać po nadaniu numeru możliwe są wyłącznie korekty. Warto także określić sposób udostępniania faktur kontrahentom, którzy nie korzystają aktywnie z systemu.
Czy wszystkie faktury placówki trafią do KSeF?
Nadal możliwe będzie wystawianie faktur elektronicznych lub papierowych dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Oznacza to, iż opłaty za czesne, wyżywienie czy korzystanie z wychowania przedszkolnego mogą być dokumentowane w dotychczasowy sposób.
Do końca 2026 r. ze zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur w KSeF mogą korzystać również mikroprzedsiębiorcy wystawiający faktury o wartości poniżej 10 000 zł miesięcznie, jednak przez cały czas będą oni zobowiązani do odbioru faktur w systemie.
Co w związku z wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF powinien zrobić organ prowadzący niepubliczną placówkę oświatową?
KSeF nie zmienia zasad funkcjonowania placówek oświatowych wobec rodziców ani współpracowników nieprowadzących działalności gospodarczej. Wprowadza jednak istotną zmianę organizacyjną w relacjach z przedsiębiorcami oraz w obiegu dokumentów kosztowych.
Najważniejszym krokiem jest przygotowanie się do regularnego odbierania faktur w systemie od lutego 2026 r. oraz przeanalizowanie współpracy B2B pod kątem zasad fakturowania. Wdrożenie odpowiednich procedur wcześniej pozwoli uniknąć problemów z płatnościami i rozliczeniami, gdy system stanie się powszechny dla wszystkich podatników w 2027 r.
Jeśli chcesz dostosować swoje umowy do nowych obowiązków związanych z KSeF i mieć pewność, iż zapisy dotyczące fakturowania, terminów płatności oraz korekt są prawidłowo uregulowane – skontaktuj się z nami.
Przeanalizujemy Twoją sytuację, sprawdzimy obowiązujące umowy i przygotujemy bezpieczne rozwiązania dopasowane do specyfiki niepublicznej placówki oświatowej.
Najczęstsze pytania dotyczące KSeF w niepublicznych przedszkolach i szkołach
Tak, w zakresie odbierania faktur. choćby jeżeli prowadzenie placówki nie stanowi działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów oświatowych, organ prowadzący funkcjonuje w obrocie gospodarczym i otrzymuje faktury od przedsiębiorców. Od 1 lutego 2026 r. musi być gotowy na ich odbiór w KSeF.
Najpóźniej od 1 lutego 2026 r., ponieważ od tego dnia część dostawców (najwięksi przedsiębiorcy) będzie wystawiać faktury wyłącznie w systemie, a faktura zostanie uznana za doręczoną w momencie nadania jej numeru w KSeF.
Faktura i tak będzie uznana za skutecznie doręczoną w dniu nadania jej numeru w KSeF. Brak jej pobrania nie wstrzymuje biegu terminu płatności.
Przepisy nie wymagają aneksowania umów, ale w praktyce warto doprecyzować zasady fakturowania w KSeF m.in. moment rozpoczęcia biegu terminu płatności czy sposób informowania o wystawieniu faktury.
Nie. Po nadaniu numeru w systemie faktura nie może zostać anulowana ani usunięta – możliwe jest wyłącznie wystawienie faktury korygującej.
Nie, jeżeli dotyczą osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W takich przypadkach przez cały czas można wystawiać faktury w dotychczasowej formie (papierowej lub elektronicznej poza KSeF).
Najczęściej będzie to organ prowadzący, księgowość lub biuro rachunkowe. Warto wcześniej ustalić uprawnienia w systemie i procedurę regularnego sprawdzania wpływających dokumentów.
Aby prawidłowo wdrożyć KSeF w niepublicznej placówce, organ prowadzący powinien:
1. uzyskać dostęp do systemu i nadać uprawnienia,
2. ustalić procedurę codziennego lub cyklicznego odbioru faktur,
3. przeanalizować umowy B2B,
4. przeszkolić osoby odpowiedzialne za księgowość i rozliczenia.
Nie. System dotyczy przede wszystkim obrotu gospodarczego między podmiotami prowadzącymi działalność i nie wpływa na sposób dokumentowania opłat od osób prywatnych.
Brak procedury odbioru faktur w systemie, co może skutkować opóźnieniami w płatnościach, naliczaniem odsetek lub zaburzeniem płynności finansowej.
