Spółka cywilna to jedna z popularniejszych form prowadzenia działalności. Jej księgowość może być prowadzona w uproszczonej formie (najczęściej księga przychodów i rozchodów) lub w postaci pełnych ksiąg rachunkowych. Zastanawiasz się, jaką księgowość dla spółek cywilnych wybrać? Przeczytaj i dowiedz się więcej na temat obu form: uproszczonej i pełnej księgowości!
Czym adekwatnie jest spółka cywilna?
Spółka cywilna jest rodzajem umowy zawartej między grupą podmiotów – wspólników spółki. Ten rodzaj prowadzenia działalności regulują przepisy Kodeksu cywilnego. W odróżnieniu od klasycznych spółek prawa handlowego, spółka cywilna ma dość prostą konstrukcję, nie wymaga wniesienia kapitału zakładowego, a do jej powołania potrzebna jest jedynie podpisana umowa spółki.
Co więcej, podmiotu nie rejestruje się w Krajowym Rejestrze Sądowym. Wspólnicy spółki cywilnej muszą jednak być wpisani do rejestru Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Warto wiedzieć, iż spółka cywilna nie ma osobowości ani podmiotowości prawnej oraz nie jest firmą czy odrębnym bytem prawnym, a jedynie rodzajem umowy. Ten podmiot nie może więc nabywać praw czy zaciągać zobowiązań.
Księgowość spółki cywilnej – na czym polega i jakie są jej rodzaje?
Tak samo, jak dość nieskomplikowana jest konstrukcja spółki cywilnej, tak i jej księgowość nie powinna stanowić problemu dla początkujących przedsiębiorców. Do wyboru masz tu bowiem m.in. klasyczną księgę przychodów i rozchodów oraz prowadzenie ksiąg rachunkowych. Jak w praktyce wygląda księgowość dla spółki cywilnej?
Księgowość uproszczona w spółce cywilnej
Księgowość uproszczona spółki cywilnej to doskonałe rozwiązanie dla mniejszych podmiotów, które nie potrzebują szczegółowych analiz swoich przychodów. Ten rodzaj księgowości świetnie sprawdza się więc w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, a także spółek osobowych, w tym omawianej w tekście spółki cywilnej.
Jakich informacji dostarcza uproszczona księgowość w spółkach cywilnych?
Księgowość dla spółki cywilnej prowadzona w formie uproszczonej, czyli np. księgi przychodów i rozchodów, dostarcza 3 podstawowych informacji o spółce. Będą to: suma osiąganych w ramach spółki cywilnej przychodów, koszty, które dotyczą podmiotu, a także należny podatek.
Warto wiedzieć
Ta forma rozliczeń jest prosta, tania, ale i… mało precyzyjna. Nie daje bowiem pełnego obrazu finansów przedsiębiorstwa, a jedynie kilka podstawowych danych. Do wykonania szerszych analiz sytuacji spółki i oceny jej kondycji finansowej należy używać w takim wypadku innych narzędzi, np. samodzielnie obliczając rentowność, płynność, obrotowość czy stan zadłużenia biznesu.
Kto może korzystać z księgowości uproszczonej w spółce cywilnej?
Księgowość spółek cywilnych w formie uproszczonej można stosować w przypadku mniejszych podmiotów, których wspólnikami są jedynie osoby fizyczne. Możliwość ta dotyczy spółek, które osiągnęły w poprzednim roku obrotowym przychody nie wyższe niż 2 mln euro. Kwotę wyraża się w polskich złotych i oblicza na podstawie kursu Narodowego Banku Polskiego z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego rok obrotowy.
Ważne
Pamiętaj jednak, iż nie skorzystasz z uproszczonej księgowości, jeżeli jeden ze wspólników s.c. jest osobą prawną lub tzw. ułomną osobą prawną (może to być np. spółka jawna lub komandytowa).
Księgowość pełna w spółce cywilnej
Pełna księgowość w spółce cywilnej to rozwiązanie, za pomocą którego jeszcze lepiej przyjrzysz się sytuacji finansowej swojego podmiotu. Kto jest zobligowany do prowadzenia rozliczeń biznesu w takiej formie?
Jakie są wymagania prawne dotyczące pełnej księgowości w spółce cywilnej?
Spółka cywilna nie jest zobligowana do prowadzenia pełnej księgowości. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy podmiot w poprzednim roku obrotowym przekroczył kwotę 2 mln euro przychodów lub jeden ze wspólników jest osobą prawną lub tzw. ułomną osobą prawną.
W takim przypadku wymagania prawne dotyczące pełnej księgowości obejmują 6 ważnych aspektów:
- Stworzenie Zakładowego Planu Kont
- Ewidencjonowanie dokumentów księgowych
- Prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
- Prowadzenie ewidencji podatku VAT
- Obliczanie i uiszczanie zobowiązań z tytułów podatków
- Sporządzenie sprawozdań do instytucji (GUS czy NBP)
Zamów rozmowę z księgowym
- 8 znaków lub więcej
- Małe i wielkie litery
- Przynajmniej jedną cyfrę
Kiedy spółka cywilna musi prowadzić pełną księgowość?
Jak wskazaliśmy w poprzednich akapitach, są dwa przypadki, gdy prowadzenie pełnych ksiąg jest obowiązkiem spółki cywilnej.
Pierwszy z nich dotyczy sytuacji, gdy jeden ze wspólników jest osobą prawną lub tzw. ułomną osobą prawną. Drugi przypadek wiąże się z przychodami netto za ubiegły rok obrotowy. jeżeli są równe lub przekroczą kwotę 2 mln euro, księgowość spółki cywilnej musi być prowadzona w formie ksiąg rachunkowych.
Przekroczenie progu przychodów 2 milionów euro
Kwota 2 mln euro to kluczowa stawka dla prowadzących spółkę cywilną. Po przekroczeniu tego progu przychodów podmiot jest zobowiązany do przejścia na pełną księgowość. Warto wiedzieć, iż ten limit podatkowy jest aktualizowany co roku i jego wartość nie jest stała. Wynika to ze sposobu obliczania kwoty. Ustawodawca zaznaczył bowiem, iż przeliczenia kwoty wskazanej dokonuje się po średnim kursie ogłoszonym przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy.
Przykład
W 2023 roku limit wynosił 9 654 400 zł, zaś w 2024 – 9 218 200 zł, a w 2025 spadnie do 8 569 200 zł. Spadek limitów wynika ze wzrostu kursu złotówki w relacji do euro.
Więcej o limitach podatkowych na 2025 rok, wraz z wytłumaczeniem przyczyny ich spadku kolejny rok z rzędu, przeczytasz w oddzielnym wpisie na Blogu.
Jakie są różnice między księgowością uproszczoną a pełną w spółce cywilnej?
Różnice między księgowością uproszczoną, a pełną w spółce cywilnej wynikają przede wszystkim ze złożoności obu procesów. Księgowość uproszczona nie jest tak dokładna w przypadku bardziej skomplikowanych operacji gospodarczych, jak księgowość pełna. Ponadto księgowość uproszczona służy w zasadzie do obliczania podatku i ewidencji najważniejszych zdarzeń gospodarczych. Księgowość pełna daje zdecydowanie więcej możliwości, a także pozwala w prosty sposób sprawdzić finanse danego przedsiębiorstwa.
Zakres ewidencji i dokumentacji
Uproszczona księgowość spółki cywilnej obejmuje rejestrację jedynie wybranych operacji finansowych. Ten element upraszcza zarządzanie finansami i nierzadko pozwala na samodzielne ewidencjonowanie pozycji. Mniejsza liczba dokumentów, które są potrzebne do jej prowadzenia sprawia, iż mniejsi przedsiębiorcy nie mają wielu problemów związanych z rozliczaniem.
Pełna księgowość spółki cywilnej jest znacznie bardziej rozbudowana pod względem ewidencji i dokumentacji. Przedsiębiorcy muszą prowadzić tu szczegółowe księgi rachunkowe, w których zawarte są wszystkie operacje. Wiąże się to z wymogiem dobrej znajomości przepisów prawnych, poświęceniem dużej ilości czasu w księgowanie, a bardzo często także zatrudnieniem podmiotu, który zajmie się rachunkami w firmie.
Stopień skomplikowania i wymagania formalne
Uproszczona i pełna księgowość dla spółek cywilnych różnią się od siebie pod wieloma względami. Pierwszym aspektem jest stopień skomplikowania. Prowadząc uproszczoną księgowość, np. w postaci księgi przychodów i rozchodów, możesz ewidencjonować zdarzenia księgowe w mniej szczegółowy sposób. W pełnych księgach rachunkowych wymagane jest bardzo dokładne sporządzanie obrazu finansowego Twojej firmy.
Ponadto oba rodzaje księgowości różnią się wymogami formalnymi. W księgowości uproszczonej spółka cywilna nie musi prowadzić pełnych ksiąg rachunkowych, dzienników czy zestawień obrotów i sald. Jedyne dokumenty, które są tu tworzone, to podstawowe ewidencje i raporty.
W pełnej księgowości spółka podlega zasadom rachunkowości oraz wymogom podatkowym i jest zobowiązana rejestrować i analizować wszystkie operacje finansowe. Przedsiębiorca musi prowadzić więc dokładną dokumentację, tworzyć zestawienia kont, wykonywać inwentaryzację, tworzyć sprawozdania finansowe i przestrzegać zgodności z przepisami prawa rachunkowego.
Koszty prowadzenia obu form księgowości
Uproszczona księgowość dla spółek cywilnych jest rozwiązaniem nie tylko prostszym pod względem formalnym, ale także tańszym niż pełna księgowość. Skomplikowany charakter prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych sprawia, iż taka usługa wiąże się z wyższymi kosztami.
Jakie są korzyści z ewidencjonowania wydatków i dochodów w spółce cywilnej?
Ewidencjonowanie wydatków i dochodów w spółce cywilnej daje przedsiębiorcy dwie podstawowe korzyści. Z jednej strony spółka cywilna może na tej podstawie mieć kontrolę nad swoimi operacjami finansowymi, czyli wydatkami i wpływami. Po drugie, tworząc takie zestawienia, można także dowolnie porównywać różne okresy działalności i wyciągać wnioski, które mogą przydać się m.in. do rozwijania biznesu.
Jakie są koszty prowadzenia księgowości w spółce cywilnej?
Koszty księgowości w spółce cywilnej mogą zaczynać się od kilkuset złotych, jednak zależą od tego, na jaki rodzaj rozliczeń zdecydują się wspólnicy. Tańszą formą jest oczywiście księgowość uproszczona, zaś prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych może okazać się o wiele bardziej kosztowne. Cena będzie zależeć od wielu czynników, wśród których można wskazać te 4 kluczowe: skala przedsięwzięcia, poziom skomplikowania księgowości, branża czy liczba dokumentów.
Czy warto samodzielnie prowadzić księgowość spółki cywilnej?
Samodzielne prowadzenie księgowości spółki cywilnej (szczególnie w formie uproszczonej) może okazać się kuszące pod wieloma względami. Nie trzeba bowiem wysyłać dokumentów do biura rachunkowego, a także podpisywać nierzadko kosztownej umowy na comiesięczne usługi. Niestety, w takim wypadku należy samodzielnie obliczać zaliczkę na podatek dochodowy, składać deklaracje VAT, samodzielnie obliczać ZUS, wybrać odpowiedni program do księgowości, a także archiwizować dokumenty.
Biorąc pod uwagę stopień skomplikowania rodzimych przepisów, dla wielu przedsiębiorców wsparcie księgowego, np. w ramach korzystania z autorskiej aplikacji do prowadzenia księgowości wraz z obsługą księgową inFakt, może okazać się nie tylko bardzo pomocne i odciążające w codziennych obowiązkach, ale i bezpieczniejsze.
Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe lub księgowego?
Dobre biuro rachunkowe czy profesjonalny księgowy powinni charakteryzować się 6 najważniejszymi cechami. To przede wszystkim wieloletnie doświadczenie, wysoka dbałość o bezpieczeństwo klientów, ich danych i dokumentacji, pełna reprezentacja przed urzędami, doskonała komunikacja, łatwość przesyłania dokumentów (najlepiej online), a także konkurencyjne ceny usług. To wszystko mamy w inFakcie.
Zamów indywidualną ofertę cenową dla Twojej spółki.
Jak przepisy prawne wpływają na księgowość spółki cywilnej?
Przepisy prawne mają niebagatelny wpływ na księgowość spółki cywilnej. Sprawdź, które ustawy regulują księgowość w spółce cywilnej i dowiedz się więcej o ustawie o rachunkowości!
Jakie ustawy regulują prowadzenie księgowości w spółce cywilnej?
Prowadzenie księgowości w spółce cywilnej reguluje przede wszystkim ustawa o rachunkowości. Znajdziesz w niej zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i przepisy związane z ewidencją i rozliczeniami. Spółki cywilne podlegają też przepisom ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT). Mówi ona m.in. o obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych przez spółki, które osiągnęły stosowny próg przychodów w poprzednim roku podatkowym. Kolejne ważne dla spółek cywilnych przepisy wynikają m.in. z ustawy o VAT.
Jak ustawa o rachunkowości wpływa na obowiązki księgowe spółki cywilnej?
Ustawa o rachunkowości reguluje zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości finansowej w różnych podmiotach gospodarczych. jeżeli spółka cywilna zaczyna podlegać pod jej zapisy, to w ustawie znajdziesz m.in. podstawowe zasady rachunkowości, metody ewidencji operacji gospodarczych, zasady dotyczące wyceny aktywów i pasywów, a także sporządzania sprawozdań finansowych.
Co więcej, u.o.r. definiuje także obowiązki spółki związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, w tym m.in. przechowywaniem dokumentów.
Jakie są konsekwencje nieprzestrzegania przepisów księgowych w spółkach cywilnych?
Jeśli spółka cywilna jest objęta przepisami regulującymi prowadzenie ksiąg rachunkowych i nie przestrzega ich (np. nie prowadzi ksiąg, przechowuje je w złym miejscu etc.), może zostać objęta karami. Podlegają one albo pod przestępstwo skarbowe, albo wykroczenie skarbowe, co może grozić karą grzywny czy choćby karą pozbawienia wolności do lat 2.
Rozliczenia podatkowe w spółce cywilnej – jakie są formy jej opodatkowania?
Spółka cywilna jako podmiot nie jest podatnikiem podatku dochodowego, a jedynie VAT (jeśli jest dla niej obowiązujący). W przypadku zawiązania s.c. obowiązki związane z rozliczeniami danin z tytułu podatku dochodowego spoczywają na wspólnikach. Mają oni tu do wyboru 4 opcje: opodatkowanie na zasadach ogólnych, podatek liniowy, kartę podatkową, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Podsumowanie
Księgowość spółki cywilnej jest stosunkowo prosta i dostosowana do potrzeb mniejszych przedsiębiorców. Mogą oni wybrać między chętnie stosowaną uproszczoną księgą przychodów i rozchodów a pełnymi księgami rachunkowymi. Uproszczona księgowość dostępna jest dla podmiotów z przychodami poniżej 2 mln euro, natomiast pełna księgowość jest obowiązkowa, jeżeli spółka przekroczy ten próg lub jeżeli jednym z jej wspólników jest osoba prawna. Warto pamiętać, iż każda spółka cywilna, która chce lepiej zarządzać swoim majątkiem, ma możliwość dobrowolnego przejścia na pełną księgowość.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania o księgowość spółki cywilnej
Księgowość spółki cywilnej to zagadnienie, które warto jest dobrze zrozumieć, aby nie popełniać tu najczęstszych błędów. Sprawdź, co należy wiedzieć o księgowości dla spółek cywilnych!
Jakie są obowiązki księgowe spółki cywilnej?
Spółka cywilna ma 3 najważniejsze obowiązki księgowe: musi rozliczać się albo na podstawie księgowości uproszczonej (np. księga przychodów i rozchodów), albo księgowości pełnej, prowadzić ewidencję VAT (jeśli jest płatnikiem tego podatku) i prowadzić ewidencję środków trwałych i wyposażenia.
Czy spółka cywilna może prowadzić księgowość uproszczoną?
Tak, spółka cywilna może prowadzić księgowość uproszczoną, jeżeli nie przekroczy ustawowego limitu rocznych przychodów (2 mln euro), a także gdy wspólnikami są tylko osoby fizyczne.
Czy każdy wspólnik spółki cywilnej musi prowadzić własną księgowość?
Większość spółek cywilnych stosuje uproszczoną formę księgowości (przynajmniej na początku działalności) i jest ona jedna i wspólna dla wszystkich wspólników. W KPiR umieszcza się przychody wspólników, które są osiągane w ramach danej spółki. Rozliczenia funkcjonują tak samo, jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. W księgach dzieli się jednak zysk i straty według umowy spółki, np. jeden wspólnik ma 40% udziałów, inny 60%.
Czy spółka cywilna prowadzi księgi rachunkowe?
Księgi rachunkowe to tzw. pełna księgowość, którą spółka cywilna może, ale nie musi prowadzić, jeżeli spełnia odpowiednie warunki. Spółka nie musi wdrażać pełnej księgowości, jeżeli jej przychody są niższe niż 2 mln euro, a wśród wspólników nie ma osób prawnych.
