Księgowość spółki jawnej: Kompendium, koszty, obsługa księgowa, rozliczenia i obowiązki

W każdej działalności gospodarczej należy odpowiednio zadbać o kwestie księgowości. Choć spółka jawna na ogół nie należy do rozbudowanych podmiotów, to w temacie firmowych rozliczeń przyda się pomoc ekspertów. Prowadzisz spółkę jawną i chcesz dowiedzieć się, jakie są Twoje obowiązki księgowe i podatkowe – zapoznaj się z naszym kompendium!

Co rozumiemy jako spółka jawna?

Spółka jawna jest spółką osobową prawa handlowego, której działanie reguluje Kodeks Spółek Handlowych. Nie posiada ona osobowości prawnej, ale ma zdolność prawną, co oznacza, iż może we własnym imieniu nabywać prawa i zaciągać zobowiązania. Spółka jawna prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą (nazwą).

Jakie są zalety spółki jawnej?

Wśród zalet prowadzenia spółki jawnej warto zwrócić uwagę na 4 najważniejsze aspekty.

1. Prostota funkcjonowania i niskie koszty administracyjne – Z reguły w spółce jawnej można prowadzić księgowość uproszczoną. W rezultacie rozliczenia spółki nie generują wysokich kosztów administracyjnych.

2. Podmiotowość prawna – To, iż spółka jawna ma podmiotowość prawną oznacza, iż może ona zaciągać zobowiązania, zawierać umowy i posiada majątek odrębny od majątku wspólników.

3. Brak podwójnego opodatkowania – W spółce jawnej podatek odprowadza każdy wspólnik oddzielnie: wspólnicy będący osobami fizycznymi – PIT (zgodnie z wybraną przez siebie formą opodatkowania), osobami prawnymi i ułomnymi osobami prawnymi – CIT. Nie odprowadza się dodatkowego podatku od dochodu całej spółki.

4. Łatwość i szybkość założenia – Do założenia spółki jawnej nie musisz posiadać kapitału. Rejestracja podmiotu jest szybka i prosta, a wszystkie niezbędne formalności (zawarcie umowy spółki, wniosek o wpis do KRS) możesz załatwić online.

Kto może zostać wspólnikiem w spółce jawnej?

Spółkę jawną zakładają wspólnicy, którymi mogą być:

• osoby fizyczne
• osoby prawne
• jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (tzw. ułomne osoby prawne)

Wspólników powinno być co najmniej dwóch. Wspólnikiem spółki jawnej nie może zostać spółka cywilna.

Wszystkiego o tym, jak założyć spółkę jawną dowiesz się z osobnego artykułu Zakładanie spółki jawnej: krok po kroku, rejestracja, koszty, wymagania.

Jakie formy księgowości są dostępne dla spółki jawnej?

Spółka jawna może prowadzić:

• księgowość uproszczoną – w formie Księgi Przychodów i Rozchodów lub Ewidencji przychodów

albo

• pełną księgowość – obligatoryjnie, po spełnieniu konkretnych przesłanek lub dobrowolnie

Księga Przychodów i Rozchodów jako jedna z form księgowości spółki jawnej – czym jest?

Księga Przychodów i Rozchodów (w skrócie: KPiR) jest najpowszechniejszą formą prowadzenia księgowości w spółkach jawnych.

Przeznaczona jest dla spółek, w których wspólnicy rozliczają się z fiskusem w formie:

• skali podatkowej (stawki 12% i 32%)
• podatku liniowego (stawka 19%)

KPiR możesz prowadzić w dwóch formach:

• tradycyjnej, papierowej z ręcznymi zapisami
• online – przy pomocy odpowiedniego programu komputerowego

KPiR online dostępne jest także w prostym i szybkim programie do księgowości inFaktu. Wypróbuj za darmo naszą aplikację i kontaktuj się z księgowymi bez żadnych limitów.

Pełna księgowość (księgi rachunkowe) w ramach prowadzenia spółki jawnej

W spółce jawnej prowadzisz pełną księgowość, o ile wymagają tego przepisy lub na takie rozwiązanie dobrowolnie zdecydują się wspólnicy.

Pełna księgowość polega na uzupełnianiu ksiąg rachunkowych, które szczegółowo opisują każdą złotówkę, która przepłynęła przez przedsiębiorstwo. Księgi rachunkowe składają się z 5 działów (dziennika, księgi głównej, ksiąg pomocniczych, zestawień obrotów i sald kont księgi głównej, inwentarza). Otwiera się je na dzień rozpoczęcia działalności, z każdym początkiem nowego roku obrotowego, a także w innych wskazanych przepisami przypadkach.

Jako iż księgi rachunkowe należą do skomplikowanych zbiorów zapisów księgowych, przy ich uzupełnianiu warto skorzystać z pomocy księgowej lub biura rachunkowego.

Ewidencja przychodów (ryczałt) w kontekście księgowości spółki jawnej

Wyjątkową formą prowadzenia księgowości spółki jawnej jest Ewidencja przychodów, którą możesz uzupełniać, o ile wszyscy wspólnicy – osoby fizyczne rozliczają się z fiskusem w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

To prosty sposób na podliczenie wszystkich wpływów firmy, ponieważ w Ewidencji zapisuje się jedynie podstawowe dane, takie jak: data uzyskania przychodu, jego wysokość, stawkę ryczałtu oraz numer dokumentu odnoszącego się do danego przychodu.

Ewidencję przychodów możesz prowadzić papierowo lub elektronicznie.

Księgowość uproszczona w spółce jawnej – kiedy spółka jawna może ją prowadzić?

Księgowość uproszczona (Księga Przychodów i Rozchodów lub Ewidencja przychodów) jest domyślną formą księgowości w spółkach jawnych. Księgowość uproszczoną możesz prowadzić zawsze, o ile nie spełniasz którejś z dwóch przesłanek nakładającej obowiązek prowadzenia pełnej księgowości.

Jeżeli jednak:

• spółka osiągnęła roczny przychód powyżej 2 000 000 Euro

lub

• wspólnikiem jest osoba prawna (np. spółka z o.o.) lub ułomna osoba prawna (np. inna spółka jawna) – niezależnie od wysokości osiąganych przychodów

to spółka jawna prowadzi księgowość pełną.

Czym jest KPiR i jak ją prowadzić w spółce jawnej?

KPiR to skrót od Księgi Przychodów i Rozchodów. KPiR zakłada się pierwszego dnia prowadzenia działalności, a każdą kolejną – 1. dnia nowego roku obrotowego.

Zapisy w Księdze aktualizujesz codziennie, nie później niż przed rozpoczęciem działalności następnego dnia. Wyjątkowo możesz dokonywać zapisów w porządku chronologicznym w terminie do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, o ile prowadzenie księgi zlecasz biuru rachunkowemu.

W KPiR zapisujesz:

• Faktury VAT
• Inne dokumenty stwierdzające fakt dokonania określonej operacji finansowej (np. raporty z kas fiskalnych)

Wszystkie te faktury i dokumenty muszą zawierać dane pozwalające na ich identyfikację, jak m.in. nazwy i adresy stron, daty wystawienia i dokonania operacji, podpis osoby uprawnionej.

Spółka jawna, która do ewidencji stosuje KPiR musi prowadzić także:

• ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych
• ewidencję sprzedaży
• jeżeli posiada pojazdy, które wykorzystuje do prowadzenia działalności – ewidencję przebiegu pojazdów
• jeżeli prowadzi działalność kantorową – ewidencję kupna i sprzedaży wartości dewizowych

Więcej o prowadzeniu KPiR przeczytasz w naszym artykule na ten temat.

W prowadzeniu Księgi Przychodów i Rozchodów pomoże Ci program KPiR w inFakcie przygotowany tak, by jak najlepiej sprostać potrzebom Twoim i innych przedsiębiorców. Przetestuj go tutaj.

Jakie są wady i zalety księgowości uproszczonej w spółce jawnej?

Są 3 podstawowe zalety prowadzenia księgowości uproszczonej.

1. Księgowość uproszczona to prosta forma prowadzenia księgowości, z którą choćby bez posiadania specjalistycznej wiedzy powinien poradzić sobie każdy przedsiębiorca

2. To opcja kilkukrotnie tańsza od księgowości pełnej, choćby o ile rozliczenia zlecamy zewnętrznemu podmiotowi np. biuru rachunkowemu

3. Jeżeli zdecydujesz się prowadzenie księgowości uproszczonej online (np. dzięki programu KPiR w inFakcie) – oszczędzasz czas i pieniądze, wpisane do programu dane będą bezpieczne, a Ty będziesz mieć pewność, iż w rozliczeniach nie ma błędów, co zdarza się w księgach papierowych

Wśród wad księgowości uproszczonej w spółce jawnej warto zwrócić uwagę na 2 kwestie.

1. Brak szerszego wglądu w sytuację finansową firmy – W KPiR oraz Ewidencji przychodów nie są widoczne żadne dodatkowe informacje poza wysokością płaconych przez spółkę podatków

2. Jeżeli decydujesz się na prowadzenie księgowości uproszczonej samodzielnie – istnieje większe ryzyko popełnienia błędów w dokumentach, więc osoba, która w imieniu spółki prowadzi ewidencję powinna wykazać się dużą skrupulatnością w tworzeniu zapisów i na bieżąco śledzić zmiany w przepisach podatkowych

Pełna księgowość w spółce jawnej – na czym polega i jakie są jej wymagania?

Pełna księgowość polega na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, które całościowo ukazują stan finansowy spółki.

Księgi rachunkowe powinny być przygotowywane starannie i skrupulatnie, dlatego najlepiej powierzyć ich uzupełnianie wyspecjalizowanemu podmiotowi, jak biuro rachunkowe. Taką opcję oferuje też inFakt.

Księgi rachunkowe składają się z 5 części:

• dziennik
• księga główna
• księgi pomocnicze
• zestawienia obrotów i sald
• inwentarz (czyli wykaz aktywów i pasywów)

Kiedy spółka jawna ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości?

Spółka jawna musi prowadzić pełną księgowość w dwóch przypadkach:

• Jeżeli osiągnęła roczny przychód powyżej 2 000 000 Euro
• Jeżeli jej wspólnikiem jest osoba prawna lub ułomna osoba prawna – niezależnie od wysokości osiąganych przychodów

Możesz też przejść na pełną księgowość dobrowolnie, bez spełniania któregoś z powyższych warunków.

Jakie są wady i zalety prowadzenia pełnej księgowości w spółce jawnej?

Prowadzenie pełnej księgowości, która jest bardziej szczegółowa i rozbudowana od księgowości uproszczonej pozwala na wgląd w realną sytuację finansową przedsiębiorstwa. Dzięki analizie zapisów w księgach rachunkowych można dostrzec pewne tendencje dotyczące wpływów i wypływów środków finansowych do i ze spółki. Wiedza, którą zapewnia pełna księgowość pozwala zaplanować przyszłe inwestycje oraz ekspansję bez obaw o płynność finansową.

Prowadzenie pełnej księgowości wiąże się jednak z większym wysiłkiem i kosztami oraz jest czasochłonne. Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych wymaga specjalistycznej wiedzy z zakresu rachunkowości.

Jakie czynniki wpływają na wybór formy księgowości w spółce jawnej?

Decydując, którą z form księgowości wybrać w spółce jawnej, warto przeanalizować 3 aspekty:

1. Wysokość przychodów
2. Strukturę wspólników
3. Etap rozwoju spółki

Wysokość przychodów spółki jawnej a księgowość

Jeżeli Twoja spółka jawna jest małym podmiotem i nie osiąga rocznie dużych przychodów, to dla takiego przedsiębiorstwa lepszym rozwiązaniem będzie księgowość uproszczona jako opcja tańsza i prostsza.

W mniejszej firmie finanse na ogół są bardziej transparentne i nie zachodzi potrzeba, by dokonywać bardzo szczegółowych analiz przepływów finansowych, jak w większych podmiotach, dlatego pełna księgowość może okazać się zbędnym wydatkiem.

Struktura wspólników spółki jawnej a księgowość

Jeżeli wszyscy wspólnicy w Twojej spółce jawnej są osobami fizycznymi, to możesz prowadzić księgowość uproszczoną. Kiedy rozliczenia dokonuje się w oparciu o skalę podatkową lub podatek liniowy – spółka prowadzi Księgę Przychodów i Rozchodów, a o ile wszyscy wspólnicy wybrali ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – prowadzisz Ewidencję przychodów.

Jednak w Twojej spółce którykolwiek ze wspólników jest osobą prawną lub ułomną osobą prawną (np. inną spółką osobową), to obowiązkiem będzie prowadzenie księgowości pełnej.

W przypadku, gdy wszyscy wspólnicy są osobami fizycznymi, jednak jest ich wielu, a przez to struktura podmiotu jest mocno rozproszona, zastanów się nad dobrowolnym przejściem na pełną księgowość z uwagi na szerszy wgląd w finanse firmy.

Etap rozwoju spółki a wybranie formy księgowości

Przepisy nie uzależniają obowiązku prowadzenia księgowości, w którejś z dostępnych form od etapu rozwoju spółki czy czasu istnienia przedsiębiorstwa na rynku.

Jednak o ile Twoja firma dokonuje szybkiej ekspansji, przychody z roku na rok rosną, a struktura wspólników poszerza o nowe osoby, to zastanów się nad wyborem pełnej księgowości zamiast domyślnej uproszczonej. Zapewni to większą kontrolę nad finansami podmiotu i będzie bardziej perspektywiczne w kontekście dalszego rozwoju.

Tak samo będzie w przypadku, gdy w momencie rejestracji spółki zakładasz, iż będzie ona osiągała bardzo wysokie przychody i planujesz jej dynamiczny rozwój – wtedy już na tym etapie warto zdecydować się na pełną księgowość.

Jakie są koszty prowadzenia księgowości w spółce jawnej?

Przed podjęciem decyzji, na którą księgowość decydujesz się w swojej spółce, dokonaj obliczenia, jakie koszty administracyjne będzie pochłaniać określona forma. Decyzja o wyborze danej formy stanowi bowiem strategiczną decyzję dla spółki.

Co wpływa na koszty księgowości spółki jawnej?

Jeżeli w rozliczeniach chcesz skorzystać ze wsparcia doświadczonego biura rachunkowego, jak inFakt, to koszt takiej usługi będzie uzależniony od charakteru oraz wielkości firmy.

Na całkowitą cenę usług księgowych wpływają m.in.:

• Liczba przetwarzanych przez biuro rachunkowe miesięcznie dokumentów
• Posiadanie przez spółkę statusu czynnego podatnika VAT (spółki jawne zawsze muszą być podatnikami VAT)
• Liczba zatrudnianych przez spółkę pracowników
• Wystawianie przez spółkę dokumentów w obcych walutach
• Forma prawna oraz sposób opodatkowania poszczególnych wspólników

Czy istnieją ukryte koszty księgowości spółki jawnej?

Nie, w spółce jawnej na ogół nie ma ukrytych kosztów księgowości, o ile uwzględnimy wszystkie wymienione wyżej czynniki wpływające na ostateczną cenę usług księgowych.

Samodzielne prowadzenie księgowości vs. sprawdzone biuro rachunkowe

Chcąc ograniczyć koszty, wielu przedsiębiorców samodzielnie zajmuje się księgowością. W przypadku księgowości uproszczonej na ogół jest to możliwe, choć czasochłonne. Z kolei w prowadzeniu księgowości pełnej niezbędna będzie już specjalistyczna wiedza i biegłość w rachunkowości.

Jakie są ryzyka związane z samodzielnym prowadzeniem księgowości w spółce jawnej?

Prowadzenie księgowości samodzielnie, przy braku wsparcia wyspecjalizowanego podmiotu rodzi ryzyko naniesienia błędów.

Jak pokazuje praktyka, przedsiębiorcy najczęściej popełniają błędy w ewidencjach papierowych. Powszechne jest np. wpisanie zbyt niskiej kwoty przychodu wpływającej na wysokość podatku do zapłaty czy niewłaściwe datowanie przychodów.

Przepisy wyraźnie mówią, iż KPiR należy prowadzić w sposób rzetelny i niewadliwy, a księgi rachunkowe rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Dlatego regularnie sprawdzaj zapisy w nich umieszczone, tak by sprawnie dokonywać korekt wykrytych błędów i uniknąć kary za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe.

Jakie są obowiązki sprawozdawcze i ważne terminy w ramach księgowości spółki jawnej?

Spółka jawna prowadząca księgowość pełną (księgi rachunkowe) – musi składać roczne sprawozdania finansowe. Sprawozdanie finansowe sporządza się na dzień kończący rok obrotowy. o ile rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień kończący rok obrotowy wypada 31 grudnia.

Sprawozdanie sporządzasz się w ciągu 3 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy (czyli do 31 marca). Następnie w ciągu 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy (czyli do 30 czerwca) zatwierdzają je wszyscy wspólnicy. Szczegółowe informacje, jak prawidłowo sporządzić sprawozdanie finansowe dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Finansów. Gotowy dokument składasz elektronicznie do KRS w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia przez wspólników.

Jeżeli W Twojej spółce jawnej prowadzisz księgowość uproszczoną, to corocznie składasz do KRS elektroniczne oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Dokonujesz tego w ciągu 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy (do 30 czerwca – o ile rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym).

Terminowe składanie deklaracji

Spółka jawna obowiązana jest do składania deklaracji podatkowych w czasie określonym w przepisach. Niezłożenie deklaracji w terminie traktowane jest jako wykroczenie skarbowe, za które grozi kara grzywny.

Raportowanie do urzędów skarbowych – jakie są obowiązki w zakresie raportowania?

Regułą w spółce jawnej jest, iż spółka nie odprowadza podatku samodzielnie. Robi to za siebie każdy wspólnik osobno.

Spółka lub jej wspólnicy muszą na czas przedłożyć fiskusowi następujące formularze odnoszące się do wielkości uzyskanych dochodów:

Do 31 grudnia:

• CIT15J – składa spółka jawna, o ile jej wspólnikami nie są jedynie osoby fizyczne kiedy chce uniknąć statusu podatnika CIT

Do 31 marca:

• CIT-8 – składa wspólnik – osoba prawna lub ułomna osoba prawna w celu rozliczenia podatkowego

Do 30 kwietnia:

• PIT-36 – składa wspólnik – osoba fizyczna rozliczająca się na skali podatkowej
• PIT-36L – składa wspólnik – osoba fizyczna rozliczająca się w ramach podatku liniowego
• PIT-28 oraz PIT-28/B jako załącznik – składa wspólnik – osoba fizyczna, o ile wszyscy wspólnicy spółki jawnej rozliczają się w ramach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych

Jakie jeszcze obowiązki podatkowe spoczywają na spółce jawnej?

Na spółce jawnej ciążą jeszcze inne dodatkowe obowiązki:

• Zgłoszenie formy opodatkowania – Wszyscy wspólnicy spółki powinni na czas zadeklarować, jaką formą opodatkowania chcą być objęci w danym roku. To jaką formę wybiorą, warunkuje, czy spółka będzie uzupełniała wpisy w Ewidencji przychodów czy KPiR. Zgłoszenia wybranej formy opodatkowania dokonuje się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym firma uzyskała pierwszy w danym roku przychód (czyli do 20 lutego)

• Zgłoszenie do VAT i składanie deklaracji VAT – Na etapie rejestracji spółka jawna musi obowiązkowo uzyskać status czynnego podatnika VAT. Dokonujesz tego przez złożenie formularza VAT-R. Następnie cyklicznie składasz deklaracje z rozliczenia podatku VAT – miesięczne – do 25. dnia każdego kolejnego miesiąca lub kwartalne – do 25. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału

Podsumowanie

Wybór formy księgowości jest kluczową decyzją w spółce jawnej. Decydując się na formę uproszczoną lub pełną weź pod uwagę wielkość Twojej firmy, plany jej ekspansji oraz koszty powierzenia comiesięcznych rozliczeń specjalistom.

Z pewnością jednak przy obu dostępnych formach księgowości (uproszczonej i pełnej) – by uniknąć błędów w zapisach – warto skorzystać ze wsparcia księgowych inFaktu i powierzyć dokonywanie rozliczeń naszym ekspertom.

FAQ – najczęściej zadawane pytania o księgowość spółki jawnej

Proste pytania – krótkie odpowiedzi. Poniżej w uproszczeniu rozwiewamy najczęstsze wątpliwości dotyczące księgowości spółki jawnej.

Jaką księgowość prowadzi spółka jawna?

Spółki jawne prowadzą księgowość uproszczoną lub pełną.

Księgowość uproszczoną można stosować, jeżeli:

• spółka nie przekroczyła progu 2 000 000 Euro przychodów w poprzednim roku obrotowym

oraz

• jej wspólnicy są wyłącznie osobami fizycznymi

Jak rozlicza się spółka jawna?

Spółka jawna nie odprowadza podatków od swoich dochodów samodzielnie. Robią to osobno jej wspólnicy, składając roczne zeznanie PIT (z uwzględnieniem wybranej przez siebie formy opodatkowania) lub CIT. Zeznanie PIT składają wspólnicy będący osobami fizycznymi, a CIT – będący osobami prawnymi i ułomnymi osobami prawnymi.

Czy spółka jawna ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych?

Nie, spółka jawna nie ma odgórnie narzuconego obowiązku prowadzenia pełnej księgowości, a co za tym idzie – ksiąg rachunkowych.

Taka firma przechodzi na pełną księgowość i uzupełnia księgi rachunkowe, dopiero o ile przekroczy określony pułap rocznych przychodów (2 000 000 Euro) albo wśród jej wspólników jest chociaż jeden będący osobą prawną lub ułomną osobą prawną.

Ile kosztuje księgowość spółki jawnej?

Koszty zlecenia prowadzenia księgowości dla spółki jawnej zaczynają się od ok. 100 zł miesięcznie, a mogą sięgnąć choćby kilku tysięcy złotych miesięcznie.

Suma uzależniona jest od wielu czynników – m.in. czy jest to księgowość pełna czy uproszczona, czy w firmie prowadzi się Księgę Przychodów i Rozchodów czy Ewidencję przychodów, ile dokumentów miesięcznie analizuje biuro rachunkowe, czy spółka zatrudnia pracowników itd.