Kwalifikowana pieczęć elektroniczna dla przedsiębiorcy – czym jest i czy warto ją mieć?

W dobie powszechnej digitalizacji niemal każdy miał do czynienia z podpisem elektronicznym – zarówno podpisem zaufanym[1], jak i kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie wszyscy jednak słyszeli o możliwości pozyskania i wykorzystywania przez przedsiębiorców kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to e-odpowiednik firmowej pieczątki. Może być wykorzystana do uwierzytelnienia i poświadczenia sporządzanych przez przedsiębiorców dokumentów. Ze względu na to, iż zawiera numery identyfikujące podmiot, np. numer REGON, NIP, VAT lub KRS, często nazywana jest „firmowym podpisem”.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna pozwala odbiorcy potwierdzić autentyczność i integralność dokumentów nią opatrzonych, a wystawcę chroni przed ich przerobieniem.

Gdzie wykorzystać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna może być wykorzystywana zarówno w kontaktach z kontrahentami (na zewnątrz), np.

• przy potwierdzeniu autentyczności oferty przekazywanej kontrahentom,
• przy zatwierdzaniu faktur,
• jako forma uwierzytelnienia podmiotu w Krajowym Systemie e-Faktur,

a także przy sporządzaniu dokumentacji wewnętrznej, np. przy poświadczeniu dokumentów pracowniczych sporządzonych w formie pisemnej składanych do zdigitalizowanych akt pracowniczych czy przy archiwizacji dokumentów przedsiębiorstwa.

Jak uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?

Kluczową kwestią przy uzyskiwaniu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej jest wybór dostawcy usług zaufania[2]. Na polskim rynku działa wielu dostawców, co pozwala na porównanie cen, funkcjonalności poszczególnych oprogramowań oraz rodzajów samej pieczęci (standardowej z urządzeniem w formie pendrive czy w tzw. wersji chmurowej, dostępnej z wykorzystaniem aplikacji na telefon/tablet).

Proces uzyskiwania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej różni się w zależności od rozwiązań przyjętych przez poszczególnych dostawców. W przypadku spółek, wniosek o wydanie certyfikatu powinny podpisać osoby uprawnione do reprezentacji. Wniosek może być też złożony przez pełnomocnika (w tym zakresie szczegóły powinny zostać potwierdzone z konkretnym dostawcą).

Każdorazowo osoby ubiegające się o wydanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej są weryfikowane – tożsamość osób składających wniosek o wydanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, w zależności od dostawcy, może zostać potwierdzona na trzy sposoby:

• w punkcie sprzedaży dostawcy (niektórzy przedstawiciele oferują dojazd do klienta),
• przez potwierdzenie notarialne,
• zdalne potwierdzenie tożsamości poprzez video weryfikację.

Po potwierdzeniu tożsamości dostawca proceduje wniosek o wydanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. W kolejnym etapie, tj. po złożeniu kompletnego wniosku, wydawany jest kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej.

Czy kwalifikowana pieczęć elektroniczna może zastąpić kwalifikowane podpisy elektroniczne członków zarządu?

Nie, kwalifikowana pieczęć elektroniczna nie może zastąpić kwalifikowanych podpisów elektronicznych, które na co dzień członkowie zarządu/pełnomocnicy wykorzystują np. do zawierania umów w imieniu spółki.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest związany z jego właścicielem – zawiera imię i nazwisko osoby podpisującej. Jest wydawany po uprzedniej weryfikacji z wykorzystaniem dokumentów tożsamości. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna identyfikuje wyłącznie przedsiębiorcę na podstawie numerów rejestrowych.

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna znajdzie jednak zastosowanie w sytuacjach, w których nie jest wymagany osobisty podpis przedsiębiorcy/osób go reprezentujących, a sporządzonym dokumentom chcemy nadać oficjalny charakter lub, gdy chcemy uwierzytelnić dokumentację wewnętrzną.

W przypadku pytań dotyczących kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub procesu jej pozyskiwania, zachęcamy do kontaktu z autorami artykułu.

[1] Powszechnie znany jako: „podpis ePUAP”.

[2] Polskich dostawców można zweryfikować pod adresem: https://www.nccert.pl/uslugi.html