Limity wynagrodzeń i zwrotów kosztów mediatora

Opis projektowanych zmian

Podstawa prawna, zakres i struktura regulacji

Projekt rozporządzenia wydany jest na podstawie art. 98¹ § 4 KPC i kompleksowo określa:

Regulacja obejmuje również przepisy przejściowe, przepis uchylający rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 20.6.2016 r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym (Dz.U. z 2016 r. poz. 921) oraz termin wejścia w życie – 1.1.2026 r.

Wynagrodzenie mediatora w sprawach o prawa majątkowe

Zgodnie z § 2 ust. 1 projektowanego rozporządzenia, w sprawach o prawa majątkowe wynagrodzenie mediatora ustala się w wysokości 1% WPS, przy czym nie może ono być niższe niż 310 zł i wyższe niż 8000 zł, i to za całość postępowania mediacyjnego.

Rozwiązanie to zastępuje dotychczasowe granice 150–2000 zł obowiązujące od 2016 r., które – według uzasadnienia – nie odzwierciedlały rosnących kosztów działalności mediacyjnej oraz nie pozwalały na adekwatne wynagrodzenie pracy mediatora w sprawach o znacznej wartości i wysokiej złożoności. Uzasadnienie wskazuje, iż przyjęto metodykę waloryzacji odnoszącą się do dynamiki przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej: od 4047,21 zł w 2016 r. do 8181,72 zł w 2024 r., co odpowiada wzrostowi o 102,16% (wskaźnik 2,022). W efekcie minimalna stawka rośnie z 150 zł do 310 zł, a maksymalna – po waloryzacji – z 2000 zł do 4000 zł, przy jednoczesnym wprowadzeniu nowego, podwyższonego pułapu 8000 zł jako reakcji na złożoność spraw i rosnące wymagania wobec mediatorów.

W uzasadnieniu wyraźnie podkreślono, iż zwiększenie górnej granicy do 8000 zł wynika nie tylko z waloryzacji ekonomicznej, ale także z ewolucji roli mediacji w systemie postępowania cywilnego oraz charakteru sporów kierowanych do mediacji, w tym złożonych sporów gospodarczych i inwestycyjnych.

Wynagrodzenie w sprawach niemajątkowych i majątkowych bez możności ustalenia WPS

W myśl § 2 ust. 2 projektowanego rozporządzenia, w sprawach o prawa majątkowe, w których nie da się ustalić WPS, oraz w sprawach o prawa niemajątkowe, wynagrodzenie za prowadzenie mediacji określa się jako stawki jednostkowe: 310 zł za pierwsze posiedzenie i 210 zł za każde następne, przy łącznym limicie 900 zł.

W stosunku do rozwiązań z 2016 r. (150 zł za pierwsze i 100 zł za każde kolejne posiedzenie, łącznie do 450 zł) stawki te zostały podwojone – znów w oparciu o wskaźnik wzrostu przeciętnego wynagrodzenia, z uwagi na „osobowy” charakter świadczenia i rzeczywiste koszty pracy mediatora niezależne od WPS.

Wydatki mediatora – katalog i limity

Projekt utrzymuje zasadę, iż zwrotowi podlegają udokumentowane i niezbędne wydatki poniesione w związku z przeprowadzeniem mediacji, przy czym wskazuje trzy kategorie kosztów wraz z pułapami:

1. przejazdy – w wysokości i na warunkach określonych dla pracowników sfery budżetowej w przepisach o podróżach służbowych;
2. wynajem pomieszczenia niezbędnego do przeprowadzenia posiedzenia mediacyjnego – do 110 zł za posiedzenie;
3. korespondencja – do 50 zł.
   Kwoty dotyczące wynajmu i korespondencji zostały zwaloryzowane z 70 zł do 110 zł oraz z 30 zł do 50 zł odpowiednio, w oparciu o skumulowany wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych (dalej: CPI) w latach 2017–2023, z uwzględnieniem m.in. wzrostu cen usług komunalnych, energii, czynszów oraz materiałów i usług pocztowych.

Nieprzystąpienie stron do mediacji – zwrot poniesionych wydatków

W razie nieprzystąpienia stron do mediacji, zgodnie z § 4 projektowanego rozporządzenia, mediatorowi przysługuje zwrot poniesionych wydatków do 110 zł. Mechanizm ten odzwierciedla realne, choć ograniczone, koszty przygotowawcze i organizacyjne (np. wstępna analiza, przygotowanie dokumentów, kontakt ze stronami), które – jak wyjaśniono w uzasadnieniu – również poddano waloryzacji w oparciu o CPI (wcześniej limit 70 zł).

Podatek od towarów i usług

Na podstawie § 5 projektowanego rozporządzenia, o ile mediator jest podatnikiem zobowiązanym do rozliczenia podatku od towarów i usług, zarówno wynagrodzenie określone w § 2, jak i wydatki z § 3 podwyższa się o obowiązującą stawkę VAT przewidzianą dla danego rodzaju czynności. Rozwiązanie to porządkuje sposób kalkulacji należności w relacji brutto/netto i zapobiega wątpliwościom co do uwzględniania podatku w pułapach kwotowych.

Metodyka waloryzacji i tło systemowe

Uzasadnienie projektu szczegółowo wskazuje przesłanki ekonomiczne: wieloletni brak aktualizacji stawek od 2016 r., wzrost kosztów życia i prowadzenia działalności, inflację oraz wzrost przeciętnego wynagrodzenia. Przyjęto dwutorową metodykę waloryzacji:

Dodatkowo uzasadnienie odwołuje się do zwiększonej złożoności spraw trafiających do mediacji. Przytoczono strukturę wpływu do sądów okręgowych (I instancja) w 2024 r., wskazując znaczący udział spraw o WPS powyżej 75 tys. zł, w tym w przedziałach: powyżej 75 tys.–150 tys. zł (26 689 spraw), powyżej 150 tys.–200 tys. zł (18 964 spraw), 200 tys.–500 tys. zł (62 649 spraw), 500 tys.–1 mln zł (21 094 spraw). Charakter tych sporów (gospodarcze, inwestycyjne, kontrakty o wysokim stopniu złożoności, spory o roboty budowlane) uzasadnia – według projektodawcy – zarówno waloryzację pułapów, jak i wprowadzenie zwiększonego limitu maksymalnego 8000 zł w sprawach majątkowych.

W uzasadnieniu podkreślono też zachowanie dotychczasowej logiki konstrukcyjnej rozporządzenia z 2016 r. w części dotyczącej zwrotu udokumentowanych i niezbędnych wydatków oraz zasad rozliczeń w razie nieprzystąpienia stron – przy jednoczesnym podniesieniu kwot w granicach wynikających z waloryzacji. Projektodawca akcentuje, iż rozwiązania te realizują zasady przejrzystości, celowości i racjonalności wydatków publicznych (istotne przy finansowaniu mediacji ze środków Skarbu Państwa), a pośrednio – ochronę interesu obywatela ponoszącego koszty postępowania.

Wszystkie nowe wartości zostały zaokrąglone według jednolitej zasady: w górę do najbliższych dziesiątek lub w dół do pełnych setek – dla zapewnienia prostoty rozliczeń i klarowności regulacyjnej.

Skutki funkcjonalne i systemowe

W granicach uzasadnienia można wskazać trzy grupy przewidywanych efektów:

Etap legislacyjny i termin wejścia w życie

Projekt rozporządzenia w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym znajduje się na etapie prac rządowych – został udostępniony w Rządowym Centrum Legislacji i podlega w tej chwili opiniowaniu. Przepisy mają wejść w życie 1.1.2026 r., przy zastosowaniu regulacji przejściowej, zgodnie z którą nowe stawki obejmą również sprawy wszczęte przed tą datą, o ile skierowanie do mediacji nastąpi od 1.1.2026 r.