Najdroższy dokument w firmie to ten, którego nigdy nie sporządzono

Zdjęcie: Najdroższy dokument w firmie to ten, którego nigdy nie sporządzono

Najdroższy dokument w firmie to ten, którego nigdy nie sporządzono Przedsiębiorcy często pytają mnie, jaka jest najczęstsza przyczyna przegranych procesów gospodarczych. Wielu oczekuje odpowiedzi dotyczącej źle skonstruowanej umowy, niekorzystnego przepisu albo błędu popełnionego przez pełnomocnika. Tymczasem doświadczenie prowadzi mnie do zupełnie innego wniosku. Najdroższym dokumentem w przedsiębiorstwie bardzo często okazuje się ten, który nigdy nie powstał. Nie chodzi o brak wielostronicowej umowy czy skomplikowanej opinii prawnej. Chodzi o krótki e-mail potwierdzający ustalenia ze spotkania, protokół odbioru, notatkę z rozmowy z kontrahentem, potwierdzenie zmiany terminu realizacji czy akceptację dodatkowych prac. Dokumenty, których sporządzenie zajmuje kilka minut, a których brak po kilku latach może kosztować przedsiębiorcę setki tysięcy złotych. Paradoks polega na tym, iż najrzadziej brakuje ich wtedy, gdy kooperacja układa się źle. W sytuacjach konfliktowych przedsiębiorcy stają się ostrożni, zaczynają pisać pisma, potwierdzać ustalenia i konsultować się z prawnikami. Problem pojawia się wtedy, gdy relacje są dobre. „Przecież się znamy.”„Pracujemy razem od lat.”„Nie ma potrzeby wszystkiego formalizować.” To zdania, które w swojej praktyce słyszałem setki razy. Nie ma w nich nic niewłaściwego. Biznes rzeczywiście opiera się na zaufaniu. Trudno wyobrazić sobie prowadzenie przedsiębiorstwa, w którym każda rozmowa kończy się podpisaniem protokołu. Problem zaczyna się jednak wtedy, gdy zaufanie zastępuje organizację. Kontrahenci się zmieniają. Zarządy ulegają zmianom. Pracownicy odchodzą. Pamięć ludzka zawodzi. To, co dziś wydaje się oczywiste, za dwa lata staje się przedmiotem sporu. W sądzie bardzo często nie wygrywa ten, kto lepiej pamięta przebieg wydarzeń. Wygrywa ten, kto potrafi je wiarygodnie odtworzyć. Dlatego od lat powtarzam przedsiębiorcom jedną zasadę: nie dokumentuj dlatego, iż nie ufasz drugiej stronie. Dokumentuj dlatego, iż za kilka lat żadna ze stron nie będzie już pamiętała wszystkiego tak samo. To ogromna różnica. Wielu właścicieli firm utożsamia dokumentowanie z brakiem zaufania. Tymczasem dobrze prowadzona dokumentacja chroni obie strony współpracy. Eliminuje nieporozumienia, porządkuje ustalenia i zmniejsza ryzyko konfliktu. Z mojego doświadczenia wynika, iż krótki e-mail wysłany po spotkaniu częściej zapobiega procesowi, niż później pomaga go wygrać. To właśnie jest jego największa wartość. W praktyce gospodarczej dostrzegam pewną powtarzającą się prawidłowość. Im większy sukces odnosi przedsiębiorstwo, tym bardziej upraszcza wewnętrzne procedury. To naturalny mechanizm. Zespół zna się od lat, projekty realizowane są szybko, decyzje zapadają sprawnie. Nikt nie chce spowalniać biznesu dodatkowymi formalnościami.W pewnym momencie ta sprawność zaczyna jednak działać przeciwko organizacji.Zmiana zakresu prac zostaje uzgodniona telefonicznie.Termin realizacji przesunięto podczas spotkania.Klient zaakceptował dodatkowe koszty, ale nikt tego nie potwierdził.Kierownik projektu odszedł z firmy.Po dwóch latach okazuje się, iż przedsiębiorstwo nie utraciło swoich racji. Utraciło możliwość ich wykazania. Najczęściej nie jest to wynik czyjegoś zaniedbania. To efekt sposobu myślenia. Przedsiębiorcy koncentrują się na przyszłości. Rozwijają sprzedaż, inwestują, zdobywają nowych klientów. To właśnie powinno być ich rolą. Rzadziej zastanawiają się nad tym, czy organizacja pozostawia po sobie uporządkowany ślad własnych decyzji. A przecież każda firma każdego dnia pisze historię swojej działalności. Pytanie brzmi tylko, czy robi to świadomie. Dobrze zarządzane przedsiębiorstwo nie tworzy dokumentów dla prawnika ani dla sądu. Tworzy je dla siebie. Po to, aby za rok, trzy lub pięć lat móc bez wątpliwości odpowiedzieć na podstawowe pytania: co uzgodniono, kto podjął decyzję, dlaczego ją podjęto i jakie były jej konsekwencje. To nie jest biurokracja.To element odpowiedzialnego zarządzania. Coraz częściej spotykam przedsiębiorców, którzy inwestują znaczne środki w systemy informatyczne, automatyzację procesów czy rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji. To dobry kierunek. Warto jednak pamiętać, iż choćby najbardziej zaawansowane narzędzia nie zastąpią zdrowych nawyków organizacyjnych. o ile firma nie wypracowała kultury potwierdzania kluczowych ustaleń i porządkowania informacji, nowoczesna technologia jedynie szybciej utrwali istniejący chaos. To dlatego najdroższy dokument w przedsiębiorstwie tak często okazuje się tym, którego nigdy nie sporządzono. Nie dlatego, iż był skomplikowany. Nie dlatego, iż wymagał specjalistycznej wiedzy. Dlatego, iż nikomu nie przyszło do głowy, iż kiedyś może okazać się potrzebny. Po latach prowadzenia sporów gospodarczych doszedłem do jeszcze jednego wniosku. Przedsiębiorcy zbyt często postrzegają dokumentację jako koszt prowadzenia działalności. Tymczasem dobrze prowadzona dokumentacja jest inwestycją. Nie tylko zwiększa bezpieczeństwo prawne, ale również porządkuje organizację, ułatwia podejmowanie decyzji i ogranicza liczbę nieporozumień wewnątrz firmy.Najlepiej zarządzane przedsiębiorstwa nie dokumentują wszystkiego. Dokumentują to, co ma znaczenie. I robią to nie dlatego, iż obawiają się procesu.Robią to dlatego, iż wiedzą, iż profesjonalnie prowadzony biznes powinien pozostawiać po sobie jasny, spójny i wiarygodny obraz podejmowanych decyzji. To właśnie z takich, z pozoru drobnych nawyków, buduje się bezpieczeństwo przedsiębiorstwa. A bezpieczeństwo, podobnie jak zaufanie, nie powstaje w chwili kryzysu. Buduje się je każdego dnia – często jednym krótkim dokumentem, którego sporządzenie zajmuje kilka minut. Autor: Jarosław Chałas Partner Zarządzający, Radca Prawny Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy Dowiedz się więcej: prawo gospodarcze